In diesem Beitrag möchte ich Ihnen verraten, wie Sie Ihre in SAP Analytics Cloud (SAC) integrierte Finanzplanung (IFP) optimieren können. Hierunter gehört die Erklärung, weshalb beispielsweise Schnelligkeit und Integration Trumpf sind und, was genau es mit der erweiterten Planung & Analyse (xP&A) im Zusammenspiel mit der integrierten Finanzplanung auf sich hat.
Zudem lernen Sie sowohl das Konzept als auch die Funktionsweise der IFP kennen. On top erhalten Sie spannende Insights zur Planungsoberfläche und die wertvolle Information, wie Sie SAP IFP Content Business Content als Baukasten für Ihr Kundenprojekt verwenden können. Abschließend gebe ich Ihnen fünf Vorteile der IFP mit.
Schnelligkeit und Integration sind Trumpf
In Ihrer Rolle als Finanzmanager und Entscheider sind Sie mit dafür verantwortlich, die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv zu gestalten, planerische Vorgaben zu erarbeiten und die Erreichung der selbstgesteckten Ziele zu überwachen.
Die Grundlage für diese anspruchsvolle Aufgabe, sind in erster Linie die Kennzahlen, die sich aus Bilanz, GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) und Cashflow Rechnung ergeben. Diese Kennzahlen sind aber aus integrativer Sicht nur die „Spitze des Eisbergs“, quasi die planerische Quintessenz, die sich aus dem Zusammenwirken vieler Abteilungen und Teams beziehungsweise ihrer Teilpläne und Planungssysteme ergibt.
In einer sich gefühlt immer schneller drehenden Welt mit ihren politischen Spannungen, Kriegen und globalen Machtverschiebungen, kommt es permanent zu Änderungen in den Beschaffungs- und Absatzmärkten. Um den Kurs des Unternehmens anzupassen, müssen diese Änderungen ihren Widerhall in der Unternehmensplanung finden. Diese muss ganzheitlich unterjährig und kurzfristig überarbeitet werden.
Unternehmen, die nicht flexibel und zeitnah auf veränderte Situationen reagieren können, riskieren Zeit- und Geldverlust sowie einen Rückstand gegenüber ihren Wettbewerbern. Effektive Schnittstellen und ein durchgängiger, vernetzter Planungsprozess sind entscheidend, um zeitaufwändige manuelle Nacharbeiten zu vermeiden.
xP&A und integrierte Finanzplanung
Hier setzt das von Gartner geprägte Konzept von xP&A an. xP&A steht für „erweiterte Planung und Analyse“. Seine Umsetzung erfährt dieses Konzept in der SAP Analytics Cloud Plattform (SAC) im Verbund mit anderen SAP (und non-SAP Systemen) wie IBP, S/4HANA, SuccessFactors, etc.:
Im Rahmen dieses konzeptionellen Ansatzes fügt sich die integrierte Finanzplanung (IFP) als eines von mehreren Puzzleteilen ein. In diesem Ansatz geht es darum, das alte „Silodenken“ zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen und deren Systemen in Bezug auf Planung und Reporting aufzubrechen und einen ganzheitlichen fachbereichsübergreifenden Planungs- und Reportingprozess zu etablieren. In seiner finalen Ausgestaltung arbeiten darin die Planer der Fachabteilungen, Logistik (SCM), Personal, Vertrieb und Marketing mit den Kollegen aus den Bereichen Rechnungswesen und Controlling Hand in Hand um aktuelle, miteinander abgestimmte Teilpläne zu erstellen. Somit steht eine Finanzplanung mit ihrer kontenzentrierten Sicht auf Bilanz, GuV und Cashflow nicht mehr nur für sich allein. Vielmehr ist die Finanzabteilung in der Lage, mit IFP die inhaltlichen Abhängigkeiten zu vorgelagerten Teilplänen und den eigentlichen Plantreibern zu berücksichtigen und integriert abzubilden.
Der kontinuierliche Planungsprozess wird dabei durch systemgestützte Prognosen und Forecasts in Verbindung mit einer mächtigen Reporting- und KI-Engine unterstützt. Zur Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen kommen weitere plattformimmanente Funktionen zur Kommentierung, Diskussionsführung und zur Unterstützung des Planungsworkflows in der SAC zum Einsatz.
Konzept und Funktionsweise der integrierten Finanzplanung
Das Planungspaket IFP besteht aus 5 miteinander verknüpften Teilplänen:
1. OPEX Planung (Operational Expenditures (dt. Betriebskosten))
In diesem Kontext werden Primärkosten wie beispielsweise Personalkosten auf Kostenstellen und auf Projektebene geplant. Diese Kosten können dann zwischen den Kostenstellen per Umlage, Verteilung oder mittels Leistungsverrechnung verrechnet werden. Ziel ist es, die Kosten von den Hilfskostenstellen auf die Produktionskostenstellen zu verrechnen. Dort werden sie auf Wunsch nach fixen und variablen Bestandteilen getrennt, in Bezug zu den Planleistungsmengen der Fertigungskostenstellen gebracht und für die Plantarifermittlung herangezogen.
2. Produktkostenplanung
In diesem Planungsmodul können die Herstellkosten der verkaufsfähigen Produkte (neu) geplant werden. Die Grundlage dafür sind die Kalkulationsergebnisse bzw. Einzelnachweise der für die Herstellung des Produktes notwendigen Ressourcen (Materialien, Leistungen, Gemeinkosten) im S/4. Das Mengengerüst und die Preise der Ressourcen können nun in der SAC dynamisch angepasst werden. Somit kann beispielsweise die unternehmensweite Auswirkung der Verteuerung bestimmter Rohstoffkomponenten berücksichtigt werden. Es kann aber auch die Änderung der Fertigungs- oder Maschinenstundensätze in der Gemeinkostenplanung in einer adhoc Planungssimulation in Bezug auf die Herstellkosten (und im Endeffekt auch auf den Deckungsbeitrag) mitberücksichtigt werden.
3. Profitabilitätsrechnung
Auf dieser Planungsstufe geht es darum, Umsätze beziehungsweise die zu Grunde liegenden Absatzmengen und Verkaufspreise sowie Erlösminderungen zu planen. Von diesen Nettoumsätzen werden dann die Herstellkosten aus der Produktkostenplanung abgezogen um die Margen- bzw. Deckungsbeiträge auf Ebene einzelner Produkte, Kunden und/oder ganzer Organisationseinheiten zu planen. Die Vorschlagswerte der Umsätze und Absatzmengen kommen dabei aus dem IBP des Supply-Chain Teams.
4. CAPEX Planung
Im Bereich der CAPEX Planung (CAPEX = Capital Expenditures oder Capital Expenses) werden die Investitionen in Anlagegüter geplant und die darauf anzuwendenden automatischen Abschreibungen durchgeführt. Diese Abschreibungen können auf die entsprechenden Kostenstellen abgerechnet werden und finden somit Eingang in die oben beschriebene OPEX Planung.
5. Finanzplanung im engeren Sinne
In diesem fünften Planungsbereich kann man nun auf die Planergebnisse bzw. Treiber zurückgreifen, die in den anderen vier Planungsbereichen implizit festgelegt wurden. Speziell die in der Profitabilitätsplanung betrachteten Konten verkörpern einen Großteil des Inhaltes einer GuV Planung (Gewinn- und Verlustrechnung). Nun werden noch die fehlenden Bilanzkonten geplant und die Cashflow Planung kann abgeleitet werden.
Ein wesentlicher und neuer Aspekt der Umsetzung des IFP-Konzeptes ist es, dass bestimmte planerische Tätigkeiten wie die Kostenverrechnung zwischen Kostenstellen, die Plantarifermittlung, sowie die Bilanz- und GuV Planung von einem operativen ERP-System wie S/4HANA hin in die SAP Analytics Cloud (SAC) wandern. Dort werden sie durch ergänzende Planungen wie beispielsweise die Produktkostenplanung, die Margen- und Deckungsbeitragsplanung und die Investitionsplanung komplettiert. Alle Teilplanungsprozesse finden somit in einem System mit einheitlichem Look-and-Feel und flexibel anpassbaren Oberflächen und Funktionen statt.
Schnittstellen und automatisierte Ladeprozesse zwischen den Quellsystemen wie S/4HANA (ERP), IBP und der SAC stellen sicher, dass die für die Planung notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten nicht nur importieren, sondern bei Bedarf bestimmte Planergebnisse auch an diese Systeme zur dortigen Weiterverwendung zurückgespielt werden können.
Ein mustergültiger, ganzheitlicher IFP Planungsprozess (Schritte 1-14) ist in der folgenden Grafik abgebildet. Dort sind auch die integrativen Datenflüsse zwischen den einzelnen Teilplänen ersichtlich:
Genau dieser große Funktionsumfang und die oben bereits erwähnten integrierenden Mechanismen zwischen IFP und den vorgelagerten Teilplänen lassen es sinnvoll erscheinen sich vor dem eigentlichen Start des finanzzentrierten IFP-Projektes mit den Verantwortlichen der datenliefernden HR, Logistik, Vertrieb- und Marketingabteilungen auf ein gemeinsames Zielbild eines holistischen Planungsprozesses zu verständigen und sie beim Umsetzungsprozess mit an Bord zu nehmen.
Die Planungsoberfläche der integrierten Finanzplanung
Die Planungsoberfläche ist in der SAC in Form von sogenannten Planungsstories bzw. Planungsapplikationen umgesetzt. In den Oberflächen finden sich neben der Möglichkeit der Filterung der Datensätze und den eigentlichen Eingabelayouts auch Buttons zum Starten von interaktiven Berechnungsfunktionen. In der Planung werden größtenteils die gleichen Gestaltungselemente genutzt wie auch im Reporting.
Ausgehend von einer „Landing Page“ gelangt man auf alle in den einzelnen Planungsgebieten ausgelieferten Planungs- und Reportingoberflächen. Auch der Absprung in die Konfiguration der für die einzelnen Planungen relevanten Planungs- und Seedingparameter wie beispielsweise die Gewichtungsfaktoren für die Umlagen und Verteilungen oder die inverse (indirekte) Berechnung der Leistungsmengen der Servicekostenstellen aus der Leistungsmengenabgabe der Produktionskostenstellen werden zentral an dieser Stelle gebündelt.
Um den IFP-Gesamtprozess in seiner Gänze besser verständlich zu machen, hat die SAP eine sogenannte End-to-End Demo Story aufgebaut, aus der die folgenden beiden Planungsschritte bzw. -oberflächen entnommen sind. Zur Einordnung der beispielhaft in den Screenshots gezeigten Planungsschritten verweise ich auf die obige Abbildung (IFP Planungsprozess, Schritte 1-14). In meinem nächsten Blogbeitrag (2/2) werde ich auf den IFP Planungsprozess im Detail eingehen, indem ich ihn als umfassende Grafik darstellen und auf die einzelnen Planungsschritte detaillierter eingehen werde.
Die folgende Abbildung zeigt die Primärkostenplanung auf Kostenstellen und die sich daran anschließende Verteilung bzw. Umlage von Kosten der Hilfs- und Servicekostenstellen. In diese Story wurde zusätzlich die integrative Funktion zur Übernahme geplanter Abschreibungen aus der CAPEX Planung implementiert. Außerdem wurde eine Tabelle integriert, in der man die Gewichtungsfaktoren für die Verteilung bzw. Umlage festlegen kann.
In dem folgenden Screenshot sieht man die komplette Kontenstruktur des Finanzberichts mit den entsprechenden Bilanz- und GuV Konten(gruppen). Hier hat man die Möglichkeit die Planzahlen der GuV Konten anzupassen. Dabei können die Vorschlagswerte aus den Ist-Daten kommen oder sie können aus den Planzahlen der vorgelagerten Profitabilitätsrechnung abgeleitet werden.
SAP IFP Business Content als Baukasten für Ihr Kundenprojekt
Das Konzept von IFP ist in der SAC in Form von sogenanntem vorgedachtem Business Content von der SAP umgesetzt. Dieser ist, nachdem er aktiv geschaltet wurde, direkt (ohne weitere Kosten) nutzbar. Der Business Content enthält dabei sowohl die verschiedenen Planungsoberflächen und -funktionen als auch die diesen zu Grunde liegenden Datenmodelle mit allen Merkmalen und Kennzahlen.
Der Business Content und seine fünf Teilplanungsgebiete können dabei als eine Art Vorschlag, eine Blaupause, für die konkrete Umsetzung beim Kunden verstanden werden. Je nach Kundenanforderung reicht ein mögliches Implementierungsszenario dabei von einer direkten 1:1 Nutzung des kompletten Contents, über die Ausgestaltung lediglich einzelner Planungsgebiete bis hin zu einer kundenindividuellen from-scratch Lösung, bei der der Content lediglich als technische Inspirationsquelle dient.
Im Zuge der Implementierung wird der Content aktiviert und Datenstrukturen, Oberflächen und Funktionen werden punktuell an die Erfordernisse des Kunden angepasst. Danach müssen die in den Datenmodellen verwendeten Dimensionen noch mit den Stammdaten aus dem Quellsystem beladen werden. Beispielsweise würde man aus einem S/4HANA Quellsystem die Buchungskreis- und Konteninformationen mit allen notwendigen Attributen, Texten und Hierarchien laden.
Entsprechende Importschnittstellen werden vom Business Content bereitgestellt. Gleiches gilt für die Nutzung von Bewegungs- bzw. Ist-Daten als Referenzgrößen in der Planung. Hier würde man beispielsweise auf die Buchungsbelege (ACDOCA Tabellen), Saldeninformationen und Kalkulationsergebnisse des S/4 Systems zugreifen.
Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie die in SAP Analytics Cloud (SAC) integrierte Finanzplanung (IFP) optimieren können, verraten wir Ihnen abschließend noch unsere 5 Top Vorteile beim Einsatz der IFP.
Wieso nun der Einsatz von IFP in der SAC? Wir klären mit 5 Vorteilen auf!
Die integrierte Finanzplanung bietet eine umfassende Lösung mit der eine tiefe technische Integration aller relevanten, vorgelagerten Teilpläne einhergeht. In der IFP sind Versionierungen und Ad-hoc-Simulationen über Abteilungsgrenzen hinweg möglich. Die Effizienz der integrierten Finanzplanung wird durch die Vereinigung von Planung und Reporting in einem System gesteigert. Die Implementierungsdauer wird erheblich verkürzt, da vordefinierter Business Content verwendet wird. Zudem ermöglicht die einfache Anbindung an SAP- und non-SAP-Datenquellen eine vielseitige Integration für eine ganzheitliche Datengrundlage.
Und nun sind Sie an der Reihe: Starten Sie mit uns Ihre individuelle Reise zur Optimierung Ihres Finanzplanungsprozesses! Auch eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Let’s go! 😊
Lust auf noch mehr Integrated Financial Planning (IFP)?
Sie möchten noch mehr Insights zur integrierten Finanzplanung? Dann bleiben Sie dran! In meinem zweiten Blogbeitrag (2/2) dieser kurzen Serie, werde ich auf die einzelnen Planungsschritte des IFP Planungsprozess detaillierter eingehen.
