Projektmanagement ist oft herausfordernd, besonders wenn jedes Projektteam unterschiedliche Anforderungen hat. Organisation, Abstimmung und Dokumentenablage sind essenzielle Bestandteile eines erfolgreichen Projektmanagements. Viele Projektteams nutzen Microsoft Teams, um innerhalb eines Projekts zu kommunizieren und sich abzustimmen. Dabei entstehen häufig spezifische Anforderungen, wie z.B. spezielle Kanäle, Ablagestrukturen, administrative Konfigurationen oder die Integration wichtiger Apps. Es ist mühsam und komplex, diese Basis jedes Mal manuell zu erstellen.
Aber was, wenn Sie jedes Mal ein perfekt konfiguriertes Team haben könnten? In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie unser Produkt WorkspaceHub Ihnen dabei hilft, Microsoft Teams effizient und konsistent zu provisionieren, um das ideale Projektmanagement-Team zu schaffen.
Die Herausforderungen des Projektmanagements
Wie bereits erwähnt, bietet Ihnen Projektmanagement mit Microsoft Teams viele Vorteile, erfordert aber auch erheblichen Aufwand, um Ihr Team für ein Projekt vorzubereiten. Sie müssen Kanäle erstellen, die immer gleich aussehen sollen, es müssen Ordnerstrukturen geschaffen werden, die eine gleichbleibende Qualität in der Ablage sicherstellen und Teams müssen so konfiguriert werden, dass sie den Compliance-Richtlinien entsprechen.
Wird dies nicht richtig umgesetzt, führt es oft zu Chaos: Dokumente gehen verloren, Abstimmungen sind ineffizient oder Updates erreichen nicht die richtigen Personen. Eine gleichbleibende Struktur hingegen bietet Ihnen den Vorteil, dass Arbeitsabläufe sich etablieren und so die Effizienz enorm gesteigert wird. Diese Teams jedoch jedes Mal von Hand zu konfigurieren, sei es durch einen Projektleiter oder den Helpdesk, ist zeitaufwändig und oft zu komplex. Stellen Sie sich daher die Frage, ob man das automatisieren kann? Kurz: ja, das ist möglich!
Unser WorkspaceHub im Überblick – Verwaltung, Governance & Self-Service Ihrer Microsoft 365 Umgebung
Der WorkspaceHub bietet Ihnen eine umfassende Lösung für das Life Cycle Management und die Governance von Microsoft Teams-Arbeitsräumen. Eine der wichtigsten Funktionen ist die regelbasierte Provisionierung, die sicherstellt, dass Ihre Arbeitsräume gemäß festgelegten Namenskonventionen, Strukturen und Governance-Regeln erstellt werden.
Eine weitere besondere Funktion des WorkspaceHub ist die Automatisierung der Arbeitsraumerstellung durch vordefinierte Vorlagen. Das bedeutet, dass Teams schnell und effizient eingerichtet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe Ihrerseits erforderlich sind. Zusätzlich bietet Ihnen das Life Cycle Management die Möglichkeit, inaktive Teams automatisch zu archivieren, wodurch sich die Übersichtlichkeit und Organisation Ihrer Microsoft Teams Umgebung verbessert.
Zusätzlich unterstützt der WorkspaceHub Sales Prozesse schnellstmöglich erfolgreich abzuschließen. Dafür erstellt er auf Basis eines Templates bei Abschluss einer Opportunity aus Ihrer Microsoft Dynamics 365 Umgebung direkt alle Arbeitsräume, verknüpft diese miteinander und lädt automatisch alle relevanten Personen dazu ein.
So stellen Sie das ideale Projektmanagement-Team mit dem WorkspaceHub zusammen
Wie sieht unser ideales Projektmanagement-Team aus, das wir mithilfe einer Vorlage vom WorkspaceHub erstellen möchten? Das hängt individuell von den Kundenanforderungen ab. Wir geben Ihnen aber hier mal ein Beispiel:
Es gibt zwei Standardkanäle: „Allgemein“ und „Planung“. Im Kanal „Allgemein“ befindet sich ein Planner mit einer vordefinierten Struktur, ein OneNote sowie eine Ablagestruktur nach Prozessvorgabe. Im Kanal „Planung“ gibt es eine Kalenderintegration, eine Excel-Tabelle für Ressourcen- und Projektplanung sowie eine leere „List“ als App, die als Reiter eingebunden ist.
Das fertige Team soll also so aussehen:
Einstellungen innerhalb des Teams Kanals:
Innerhalb des Teams Kanals können Sie diverse Einstellungen in Bezug auf Mitglieder- und Gastberechtigungen vornehmen sowie auswählen, wer team-, kanal- und gruppenbasierte Erwähnungen vornehmen darf. So können also beispielsweise Ihre Teams-Einstellungen für Ihr Projektmanagement aussehen:
Diese Konfiguration erfordert normalerweise viele manuelle Schritte. Zudem müssten wir sicherstellen, dass die erforderlichen Rechte zur Erstellung und Konfiguration dem Ersteller zur Verfügung stehen, was wir möglichst wenigen Nutzern ermöglichen wollen.
Templates erstellen leicht gemacht mit dem WorkspaceHub
Schritt 1: Erstellung eines neuen Templates mit eindeutigen Namen
Als WorkspaceHub Administrator sind Sie in der Lage ein neues Template zu erstellen. Zuerst müssen Sie einen eindeutigen Namen vergeben. Wahlweise kann das Template für alle sichtbar, unsichtbar oder deaktiviert werden. Zudem kann auch hier bereits eine User Gruppen Beschränkung aktiviert werden.
Schritt 2: Auswahl der Abfragefelder
Diese werden bei der Nutzung des Templates abgefragt. In unserem Fall sind beide verpflichtend auszufüllen und werden ebenfalls in einem folgenden Schritt für die Namenskonvention verwendet.
Schritt 3: Auswahl der nötigen Module
Auf Basis unsere Anforderungen wissen wir, welche Inhalte wir abgebildet haben möchten. Diese Inhalte werden von sogenannten Modulen innerhalb des WorkspaceHub abgebildet.
Die Module können und müssen wir konfigurieren. Hierzu steht eine ausführliche Dokumentation bereit. Für unsere Anforderungen würde eine Konjugation folgendermaßen aussehen:
Modul 1 „Microsoft Teams“: Hier definieren wir Kanalstruktur und allgemeine Teams Settings wie in Abbildung 5 zu sehen. Diese Einstellungen halten sich an den Microsoft Standard.
Unsere Ordnerstruktur definieren wir im nächsten Schritt. Ebenfalls nutzen wir hier das JSON-Format.
Ähnlich sieht die Konfiguration auch für das Planner und OneNote Modul aus.
Im letzten Schritt der Template-Konfiguration definieren wir nun die Namenskonvention. Hierbei lässt sich zwischen dem Anzeigenamen des Arbeitsbereichs und dem internen Namen unterscheiden. Der technische Name wird unter anderem auch für die URL, der von Microsoft erstellten SharePoint Online Seite oder dem zum Team gehörigen Postfach, verwendet.
Die vorhin erwähnten Felder können nun genutzt werden, um daraus die Konvention zusammenzusetzen. Die bei der Erstellung eingetragenen Werte werden dann automatisch verwendet.
Das nun komplett erstellte Template kann anschließend direkt verwendet werden. Wählen Sie einfach das gewünschte Template aus und benennen Sie es ganz individuell nach Ihrem Projekt.
Durch die Konfiguration des WorkspaceHub erhalten Sie so nun jedes Mal ein Team nach exakten, gleichbleibenden Vorgaben.
Fazit: Mit nur wenigen Klicks zum idealen Projektmanagement-Team
Wir haben Ihnen in den vorangegangen Abschnitten die Möglichkeiten gezeigt, Ihr Projektmanagement-Team ideal mit dem WorkspaceHub zu konfigurieren. Wie Sie sehen können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Microsoft Teams Landschaft so gestalten, wie Sie es brauchen. Sparen Sie sich als Projektleiter manuellen Aufwand, entlasten Ihr Projektteam durch eine einheitliche Umgebung und steigern Sie die Produktivität und Effizienz enorm.
