Viele Unternehmen im Facility Management und in der Immobilienverwaltung stehen vor einer großen Herausforderung: ihre digitalen Prozesse sind oft unvollständig oder nicht durchgängig vernetzt. Das führt unter anderem zu ineffizienten Abläufen, einem erhöhten Arbeitsaufwand und unnötigen Kosten. Wie finden Sie die richtige Digitalisierungsstrategie und welche Use Cases gibt es, die Sie beim Weg in Richtung digitale Transformation beachten sollten? In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen ORBIS ObjectManagement, unsere bewährte Lösung für eine intelligente Objektverwaltung, sowie weitere Lösungen auf Microsoft-Basis vor! Außerdem zeigen wir Ihnen Best Practice-Beispiele für das Immobilienmanagement, um für Klarheit bei bisher chaotischen und intransparenten Prozessen zu sorgen!
Typische Probleme bei der Digitalisierung des Facility Managements
Bevor wir darauf eingehen, wie nahtlose und digitale Prozesse mit smarten Tools gestaltet werden können, schauen wir uns zunächst an, welche typischen Herausforderungen gemeistert werden müssen. Denn vielen Unternehmen ist zwar klar, dass eine Digitalisierung der Schlüssel zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen ist. Aber gleichzeitig sehen sie sich mit lückenhaften Systemen, zu vielen manuellen Arbeitsschritten oder Medienbrüchen konfrontiert: das pure Chaos!
Fehlende Strukturen bei der Liegenschaftsverwaltung
Viele Unternehmen haben große Liegenschaften mit zahlreichen Gebäuden, Bauteilen und Geschossen. Durch das Fehlen eines strukturierten Systems geht dabei schnell die Übersicht verloren.
Unzureichender Überblick beim Flächenmanagement
Oft sind Flächeninformationen, Stammdaten und Vertragsdaten über verschiedene Systeme oder gar Excel-Listen verteilt. Dabei steigt die Fehleranfälligkeit bei der Übertragung, und man muss mit einem hohen manuellen Zeitaufwand durch Mitarbeiter rechnen.
Mangelnde Planung beim Instandhaltungsmanagement
Regelmäßige Wartungen und Inspektionen sind essenziell, um teure Schäden zu vermeiden. Dabei steht meist die Devise „Prävention statt Reparatur“ im Vordergrund. Das kann jedoch häufig nicht umgesetzt werden, da es an einer zielgerechten Planung mangelt.
Ineffizientes Stör- & Auftragsmanagement
Defekte oder beschädigte Anlagen sowie fehlende Abläufe bei Mieterauszug oder Umnutzung können ohne ein funktionierendes Störungsmanagement nur schlecht verwaltet werden.
Verlust der finanziellen Kontrolle
Erfolgt keine durchgängige Budget- und Kostenverfolgung können die Kosten für den Betrieb, die Wartung oder die Modernisierung von Gebäuden aus dem Ruder laufen. Auch wesentliche Budgetüberschreitungen bleiben ggf. längere Zeit unerkannt.
Uneinheitliches Reporting & Dokumentenablage
Ohne ein einheitliches Reporting bleibt das Gebäudemanagement intransparent. Fehlt die Integration in ein System oder sind alle relevanten Informationen über mehrere Orte verteilt bzw. müssen händisch zusammengetragen werden, ist das Chaos perfekt.
Bewährte Best Practices für eine smarte Objektverwaltung
Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie, die den Weg zur digitalen Transformation ebnet. Dafür muss man sich zunächst darüber im Klaren sein, welche Prozesse im Moment noch manuell, lückenhaft und/oder ineffizient laufen und durch eine durchgängige Plattform abgelöst werden sollen
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie sich eine geeignete Lösung auf die Geschäftsprozesse auswirkt und welche Vorteile eine Implementierung konkret bringt.
Strukturierte Clusterung von Liegenschaften
Gebäude, Bauteile, Geschosse oder einzelne Räume lassen sich klar definieren und hierarchisch abbilden. Das erleichtert zum einen die Verwaltung und schafft zum anderen wichtige Strukturen.
Zentrale Verwaltung von Flächen & Stammdaten
Alle relevanten Informationen wie Verträge, Wartungsprotokolle, Mietkonditionen oder Genehmigungen sind direkt verknüpft und abrufbar. Diese zentralisierte Verwaltung spart Zeit, reduziert die Fehleranfälligkeit und sorgt (z. B. mit einer automatischen Fristenkontrolle) für Transparenz.
Geordnetes Wartungs- & Instandhaltungsmanagement
Wartungsintervalle werden sinnvoll geplant, Aufgaben gezielt zugewiesen und deren Durchführung nachverfolgt. Dabei schlägt ein intelligentes System wie Predictive Maintenance automatisch Alarm, bevor überhaupt ein Wartungsbedarf entsteht. Für das integrierte Partner-Management macht ein Beteiligtenkonzept Sinn, damit klar definiert wird, wer die Partner sind und bei welchen Wartungsarbeiten diese wie und wo konkret eingebunden werden.
Integriertes Ticketing-System fürs Stör- & Auftragsmanagement
Störungen werden transparent im System erfasst und Tickets direkt an die Verantwortlichen (z. B. Techniker oder Klempner) weitergeleitet. Dank dieser smarten Verwaltung behalten alle Beteiligten in Echtzeit den aktuellen Status im Blick. Das sorgt für eine bessere Einsatzplanung von Handwerkern und so schlussendlich für eine schnellere Problemlösung.
Budget- & Kostenverfolgung
Die finanzielle Kontrolle wird fortwährend sichergestellt und alle Kosten im Blick behalten. Investitionen und laufende Kosten lassen sich jederzeit auswerten, um fundierte Entscheidungen bzgl. Budgets etc. zu treffen.
Dynamisches Reporting & zentrale Dokumentenablage
Unternehmen erstellen individuelle Berichte und analysieren relevante Daten. Alle Informationen sind an einem Ort verfügbar und werden jederzeit ohne eigenhändiges Suchen abgerufen. Durch die vernetzte Überwachung kann z. B. das Nachhaltigkeitsmanagement dank Echtzeit-Verbrauchsanalysen zum Energieverbrauch vereinfacht werden.
Einfache Verortung im 2D-Plan
Eine Unterstützung bei Aufmaß und Verortung in Bestandsgebäuden wird in 2D ermöglicht.
BIM- und 3D-Raumdatenverwaltung
Mit der BIM-Datenverwaltung (Building Information Modeling) und der 3D-Raumdatenverwaltung wird statt eines statischen Plans eine visuelle, digitale Darstellung aller Gebäude und Räume ermöglicht. Die untenstehende Grafik zeigt Ihnen, wie diese Darstellungsoption einen schnellen Überblick über alle Strukturen schafft. Und es gibt eine direkte Verknüpfung mit Wartungs- & Flächendaten sowie eine einfache Integration neuer Gebäude sowie Erweiterungen. Außerdem können Produkte und zusätzliche Leistungen (wie Feuerlöscher, Rauch- und Brandmelder) verortet werden.
Die Zukunft des Gebäudemanagements ist digital!
Die Umsetzung der digitalen Transformation im Facility Management löst viele bisherige Probleme wie Medienbrüche, fehlende Strukturen, mangelnde Überblicke über wichtige Informationen oder im Extremfall den Kontrollverlust über die Immobilienverwaltung. Dabei zeigt sich, dass durchgängige digitale Prozesse der Schlüssel zu einer effizienten und transparenten Gebäudeverwaltung sind!
Digitale Transformation im Immobilienmanagement mit ORBIS
Mit ORBIS ObjectManagement bieten wir Ihnen eine erprobte Lösung an, die alle genannten Best-Practice-Prozesse mit der modernen Power Platform von Microsoft verbindet. Vor allem der Einsatz von BIM- & 3D-Daten macht unser Tool besonders leistungsfähig. Mit dieser vielseitigen Lösung erreichen Sie eine erhebliche Kostensenkung und dank dem 360° Blick auf Objekte eine Steigerung der Transparenz über alle Prozesse hinweg.
Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen bereits unsere Lösung zur Gebäudeverwaltung erfolgreich ein. Dabei verfolgen wir einen ganzheitlichen Beratungsansatz: Wir analysieren Ihre bestehenden Verwaltungsprozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln maßgeschneiderte Lösungen für eine effiziente Objektverwaltung. Neben all den technischen Faktoren legen wir besonders Wert auf die Umsetzung einer geeigneten Change-Management-Strategie, um Ihr Team zu schulen und mögliche Widerstände und Ängste gegenüber der neuen Technologie abzubauen.
Sie möchten Ihre Prozesse aus dem Facility Management und in der Immobilienverwaltung optimieren? Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre digitale Zukunft gestalten und Ihr Chaos in Klarheit verwandeln!
