Mit der ORBIS Business Application Suite (OBAS) haben Sie eine Plattform zur Steuerung und Vereinfachung Ihrer Geschäftsprozesse. Mit verschiedenen Usecases werden Funktionslücken unterschiedlicher Bereiche geschlossen und ganzheitlich digitalisiert. Erfahren Sie in unserem dritten Artikel der OBAS-Blogreihe mehr über den Usecase Digital Record (digitale Akte).
In vielen Unternehmen besteht die Notwendigkeit, während eines gesamten Lebenszyklus des Projektes, die dazugehörigen Informationen und Daten zu sammeln, um zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit darauf zurückgreifen zu können – egal ob es sich um einen Service-Fall oder die Änderung eines Produkts handelt. Aus dem Grund müssen diese Daten jederzeit auffindbar und zugänglich sein.
Bevor die Digitalisierung flächendecken zum Einsatz kam, war es üblich für jedes Projekt physische Aktenordner anzulegen. Handelte es sich um ein kleines Projekt, reichten wenige Ordner aus, doch für größere Projekte kamen schnell mehrere dutzend Aktenordner zusammen. Der Vorteil dieser Methode – die Informationen waren übersichtlich geordnet und kategorisiert, jedoch gestaltete sich die Suche nach Dokumenten, zeitaufwendig und war wenig platzsparend.
Durch die zunehmende Einführung von Computern, wurden immer weniger Unterlagen ausgedruckt und in Aktenordnern gelagert. Was früher ein mit Daten gefüllter Aktenschrank war, befindet sich heute in digitaler Form auf PCs oder einem Server. Im Idealfall liegen die Daten heutzutage schon digital vor. Vieles wird aber leider immer noch ausgedruckt – die digitale Akte ist eine Chance, das zu ändern.
Aber auch im digitalen Zeitalter ist es immer noch schwierig, Daten zentral an einer Stelle zusammenzuführen und in geordneter Form abrufbereit zu halten, denn eine weit verstreute Datenhaltung an unterschiedlichen Stellen, sollte möglichst vermieden werden.
Wie Sie mit OBAS und dem Use Case Digitale Akte eine effizientere Datenhaltung erreichen
Finden Sie in unserem folgenden Blogbeitrag heraus, wie Sie es schaffen mit dem ORBIS Business Application Suite Usecase Digital Record (digitale Alte) Ihre Daten und Akten zentral und jederzeit zugänglich abzulegen.
Aufbau der digitalen Akte
Die digitale Akte by ORBIS baut ebenso wie die Usecases „Master Data Management“ und „Change Management“ auf dem SAP Standard Case Management sowie auf dem SAP Standard SAP Folders Management auf und kann durch ORBIS um kundenspezifische Erweiterungen ergänzt werden. Die zentrale Ordnerstruktur (auch Aktenmodell genannt) kann individuell angepasst werden und ermöglicht die Ablage von verschiedenen Daten wie beispielsweise Textdokumenten, PDFs, Excel-Tabellen, Zeichnungen, Skizzen, 3D-Modellen, Links und weitere Dateitypen. Neben diesen Dateien ist es auch möglich SAP-Objekte, wie Dokumenteninformationssätze, Materialstämme oder Geschäftspartner zu verknüpfen. Im Screenshot finden Sie eine beispielhafte Ordnerstruktur wieder. Hier sind Verknüpfungen zu Materialien, Angebote, Projekte und Anträge zu sehen. Es können auch Dateien direkt abgelegt werden, z.B. PDF, Excel, Word etc.
Vielseitige Anwendungsmöglichkeiten der digitalen Akte – nicht nur in Projekten
Neben der klassischen Projektakte gibt es weitere Beispiele für digitale Akten, die umsetzbar sind und angepasst werden können:
- Personalakten
- Anfrage- und Angebotsakten
- Kundenauftragsakten
- Lieferantenakten
Im Rahmen dieser verschiedenen Akten werden die Informationen und Daten im Kontext zu den diversen SAP-Objekten, gesammelt und zur Suche bereitgestellt, um diese Informationen und Daten unkompliziert auffindbar zu machen.
Zwar gibt es im SAP Folders Management unterschiedliche SAP-Objekte wie Anfragen, Angebote, Kundenaufträge, Projekte, Materialstämme, Geschäftspartner, aber meist fehlt dort die tiefe Integration zwischen diesen Objekten und den dazugehörigen Daten. Genau diese Verbindung zwischen Daten und Objekten stellt der Usecase her.
Flexibilität und Anpassbarkeit in der Datenstrukturierung
Je nach Kunde kann die Verwaltung durch einen oder mehrere Administratoren erfolgen. Somit wird eine unkontrollierte und unübersichtliche Datenvermehrung vermieden. Wenn eine Erweiterung der Ordnerstruktur nötig ist, kann dies mit dem Usecase Digitale Akte schnell und unkompliziert vorgenommen werden – entweder für ein bestimmtes Projekt oder allgemein für das Aktenmodell.
Somit bietet die digitale Akte eine hohe Flexibilität und Anpassbarkeit in der Dokumentenstrukturierung.
Fazit: Die digitale Akte bringt Struktur und Kontrolle über Ihre Datenhaltung
Eine zentrale und strukturierte Verwaltung von Daten ist in dem digitalen Zeitalter aktuell unverzichtbar. Unser ORBIS Business Application Suite Usecase Digitale Akte, bietet dafür eine effiziente Lösung und erleichtert die Verwaltung Ihrer Daten und Informationen Ihrer Projekte. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, was gerade in der heutigen Zeit von Vorteil ist, sondern erhöht auch die Flexibilität und Anpassbarkeit an individuelle Anforderungen.
Sie möchten noch mehr über die digitale Akte erfahren?
In unserer Webinar-Aufzeichnung zeigt Ihnen unser Autor Andreas Müller einen tieferen Einblick in unsere System-Demo und geht mit Ihnen auf weitere spannende Highlights der digitalen Akte ein.
Welche anderen Usecases es in der ORBIS Business Application Suite gibt, erfahren Sie in den anderen Artikeln der Blogreihe:
- Teil 1/5 der OBAS Serie: Usecase Änderungsprozesse mit Masterdata Management
- Teil 2/5 der OBAS Serie: Usecase Change Management
- Teil 4/5 der OBAS Serie: Usecase Nachhaltiges Lieferantenmanagement
