Egal welche Medien man studiert, überall stößt man auf mehr schlechte Meldungen als Aufbauende. Die wirtschaftliche Situation in Deutschland ist für viele, wenn nicht für die meisten Unternehmen sehr herausfordernd, besonders in der Fertigindustrie.
Zum einem kämpfen die Unternehmen mit stark schwächelnder Nachfrage, gestiegene Energie- und Lohnkosten, wie auch mit der Herausforderung das jeweilige Unternehmen fit für die Zukunft aufzustellen. Wie lassen sich nun in diesen Krisenzeiten Kosten durch entsprechende Maßnahmen reduzieren und Unternehmen für die Zukunft rentabel gestalten?
In diesem Artikel möchte ich Ihnen anhand von 3 Punkten aufzeigen, wie Sie diese Herausforderungen bewältigen können.
1. Kostensenkung durch Cloud-basierte Infrastruktur
Der Einsatz beziehungsweise der Umstieg auf eine Cloud-native Plattform bietet für Unternehmen die Möglichkeit, Kosten zu sparen. Durch die entfallenen Kosten für die eigenen Server und Rechenzentren, können sich signifikante Einsparungen ergeben.
Indem man selbst nicht mehr für die Wartung der Hardware, Installation von Updates und gegebenenfalls von Sicherheitspatches verantwortlich ist, reduziert sich der Bedarf an internem IT-Personal, was zur Senkung von laufenden Betriebskosten beiträgt. Dies lässt sich am Beispiel von Dynamics 365 CE veranschaulichen. Bei einer Umstellung von Microsoft Dynamics On-Premise in die Cloud entfallen die Anschaffungs-, Wartungs- und Betriebskostenkosten, welche mit den monatlichen Lizenzkosten abgedeckt sind. Dadurch lässt sich die Umgebung gut skalieren und passt sich dem Bedarf dynamisch an. Unternehmen brauchen keine Sorgen zu haben, ob die gemachte Investition ausreichen wird, beziehungsweise wie viel noch nachinvestiert werden muss.
Dank der Skalierbarkeit und die entsprechende Flexibilität, kann auf die jeweilige Situation Rücksicht genommen werden. Abhängig vom Geschäftsvolumen können Nutzerlizenzen und Funktionen flexibel angepasst werden, ohne dass Hardware zusätzlich erworben werden muss, oder diese nicht entsprechend ausgelastet wird. Nicht notwendige oder nicht mehr benötigte Lizenzen können entsprechend angepasst werden. Dies kann zu einer Reduzierung der Kosten beitragen. Ebenso bietet die nutzungsbasierte Abrechnung Möglichkeiten, nur für die jeweils benötigten Dienste und Funktionen zu bezahlen. Somit erhält man eine bessere Kostenkontrolle unter Vermeidung von unnötigen Ausgaben.
Hier können wir unser vorangegangenes Beispiel in Bezug auf die Lizenzen erweitern. Bei herkömmlichen Kauflizenzen ist eine hohe Investition notwendig. Die Anzahl der benötigten Dynamics 365 CE Lizenzen können jederzeit erweitert, oder nach der Lizenzlaufzeit gekündigt werden. Ebenso ist es möglich erweiterte Funktionen, bzw. Module für den jeweiligen User freizuschalten, durch den Erwerb einer sogenannten Attach-Lizenz. So kann eine Dynamics 365 Sales-Lizenz um zum Beispiel Dynamics 365 Service erweitert werden.
Einer der wesentlichsten Vorteile sind die Implementierungszeiten. Durch den Wegfall von Beschaffungszeiten, Sizing-Runden und der Entfall von Beschaffungsprozessen im Vergleich zu On-Premise-Lösungen, lassen sich Kostenvorteile erzielen, die sich durch Time-to-Market, Time-to-Value und die Reduzierung von Implementierungskosten widerspiegeln.
2. Kosteneffizienz durch Automatisierung von Routineaufgaben
Wo immer möglich, sollte eine Workflow-Automatisierung eingesetzt werden, welche die Geschäftsprozesse so weit wie möglich unterstützt, beziehungsweise automatisiert. Routineaufgaben im Vertrieb, wie zum Beispiel Lead-Management, Angebots- und Kundennachverfolgung, bieten hier ein hohes Maß an Automatisierung. Dadurch lässt sich Zeit bei den jeweiligen Mitarbeitern einsparen, damit diese sich auf werthaltige und strategische Aufgaben konzentrieren können.
Des Weiteren bietet der Einsatz von künstlicher Intelligenz, da wo verfügbar und sinnvoll, Möglichkeiten Kosten durch Zeiteinsparung zu reduzieren. Hier sind als Beispiel die Priorisierung von Leads, die Vorhersage der höchsten Wahrscheinlichkeit von Verkaufschancen und die personalisierte Kundenansprache zu nennen. Dies bietet mögliche Effekte im Vertrieb und Marketing.
Durch die Kombination dieser Möglichkeiten lassen sich weitere Effekte durch automatisierte Kommunikation wie E-Mail-Kampagnen, Erinnerungen und Benachrichtigungen erzielen. So lässt sich die Kundenbindung verbessern, ohne zu viele manuelle Eingriffe durchzuführen. Den Vertriebsmitarbeitern können von Dynamics 365 Customer Insights E-Mail-Vorschläge generiert werden, Erinnerungen angezeigt werden, welche Aktivität als nächstes durchgeführt werden sollte und mit welchem Kunden als nächstes interagiert werden muss, um einen Geschäftserfolg sicherzustellen.
Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Vermeidung von individuellen Fehlern durch den Einsatz der bereits genannten Technologien. Durch die Automatisierung der Prozesse werden menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert, was zu einer höheren Qualität, und somit zu einer Reduzierung kostspieliger Korrekturen, führt.
3. Kosteneffizienz durch verbesserte Zusammenarbeit
Oft stehen Unternehmen vor der Herausforderung in gewachsenen Strukturen arbeiten zu müssen. Durch diese Strukturen existieren vielfältigste Ablageorte für Informationen. Dies kann Mitarbeiter vor die Herausforderung stellen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden. Um hier Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern, sollten unterschiedliche Ablageorte wie Filesysteme, SharePoint Systeme und diverse andere Kollaborationsplattformen und Dateiablagesysteme harmonisiert werden. Außerdem sollte eine klare Kommunikation gepflegt werden, wo, was zu finden ist. Hier ist die Microsoft Teams-Lösung als ein mögliches Lösungsszenario zu nennen. Als eine einheitliche, auf allen Systemen verfügbare und in das Microsoft-Ökosystem hoch integrierte Lösung, bietet Microsoft Teams viele Vorteile und zielt auf die oben genannten Punkte ab.
Durch klare Strukturen und Kommunikation lässt sich unnötig erbrachte Arbeitszeit reduzieren, welche für andere werthaltige Tätigkeiten genutzt werden kann. Auch werden dank einer klaren und permanenten Kommunikation Missverständnisse und Fehler vermieden, die zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen können. Der einfache Austausch von Informationen beschleunigt Entscheidungsprozesse.
Diese Punkte betreffen nicht allein nur die Kommunikation, sondern auch die Planung und Nutzung von Ressourcen. Die geschaffene Transparenz verhindert die Doppelarbeit und optimiert den Einsatz von Personal und Material. Dadurch ist eine Reduzierung der operativen Kosten mit einer einhergehenden Effizienzsteigerung möglich.
Fazit: Mit Digitalisierung Herausforderungen in Krisenzeiten bewältigen
Auch wenn unsere heutige Zeit herausfordernd ist, so bietet sie durchaus Chancen für Veränderung und Verbesserung. Wenn Sie die oben genannten drei Punkte – Kostensenkung durch Cloud-basierte Infrastruktur, Automatisierung von Routineaufgaben und Effizienzsteigerung durch verbesserte Zusammenarbeit – umsetzen, können Sie nicht nur Ihre Kosten reduzieren, sondern sich auch besser für die Zukunft aufstellen.
Stellen Sie jetzt die Weichen und nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung und Optimierung. Hinterfragen Sie bestehende Strukturen und seien Sie bereit, neue Wege zu gehen. So können Sie den aktuellen Herausforderungen erfolgreich begegnen und gestärkt daraus hervorgehen. Ich hoffe, dass Ihnen die von mir aufgezeigten Punkte wertvolle Anregungen bieten und Sie motivieren, aktiv die nächsten Schritte anzugehen. Selbstverständlich sind diese nur ein Auszug und es gibt noch viele weitere Möglichkeiten. Gemeinsam können wir die Herausforderungen meistern und die Zukunft erfolgreich gestalten!
