Dynamics 365 bietet Unternehmen im Zusammenspiel mit den Lösungen der Power Platform flexible und effiziente Lösungen, um den externen Zugriff auf Anwendungen und Kundendaten zu verwalten: Das trifft insbesondere dann zu, wenn Sie Ihren Kunden den Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten erlauben und nicht nur internes Unternehmenswissen „anzapfen“ wollen, sondern auch Ihre Kunden und Partner an der Datenpflege beteiligen und im Rahmen von Serviceprozessen und User Data Self-Service Angeboten deren Wissen nutzen.
Dynamics 365 bietet uns genau diese Flexibilität, indem es alle relevanten Kontakt- und Unternehmensdaten und Applikationen in einer zentralen Plattform verwaltet. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell und effizient auf Veränderungen zu reagieren – sei es durch die Anpassung von Benutzerzugängen oder die temporäre Abschaltung von Applikationen.
Ihr Schlüssel zur erfolgreichen und sicheren Verwaltung von externen Zugängen
Im Folgenden zeigen wir, wie Dynamics 365 im Zusammenspiel mit den Komponenten der Power Platform sowohl das Partner Identity Management als auch das Applikationsmanagement optimiert und dadurch Prozesse im On- und Off-Boarding, User Data Self Service und Application Management beschleunigt und Kosten senkt.
Produktivität, Automatisierung und Sicherheit in der Verwaltung von Kunden und Partnern
Ein großer Vorteil von Dynamics 365 ist die zentrale Verwaltung aller Kunden- und Partnerdaten. Diese umfassende Datenbasis ermöglicht es, gezielt auf Änderungen in der Kundenbeziehung zu reagieren, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Die Verwaltung der Identitäten findet dabei im nahtlos angebunden Azure AD B2C statt und den Zugang zu den einzelnen Applikationen routet ein Power Pages Portal.
Automatisches Sperren und Reaktivieren von Zugängen
Erhält ein Kunde eine Auftragssperre oder wird zahlungsunfähig, spiegelt sich dieser Status direkt im Zugang. Er kann keine Waren mehr bestellen oder sich nicht mehr im Shop anmelden. Alle Mitarbeiter nutzen durch die zentrale Ablage auf der Plattform die gleichen Daten.
Automatisierte Prozesse erteilen oder beschneiden Zugänge basierend auf Statusmeldungen, z. B. aus dem integrierten ERP-System. Auch bei einem Wechsel der Position oder dem Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen lässt sich der Benutzerzugang sofort sperren, sodass die Sicherheit gewahrt und sensible Daten geschützt bleiben.
Automatische Prüfungen und Sicherheitsmaßnahmen
Dank der Integration der Identity Verwaltung mit Dynamics 365 können wir automatisierte Adressprüfungen durchführen. So findet das System selbst heraus, ob die Adresse eines Partners auf einer Sanktionsliste steht und ergreift automatisch Maßnahmen, wenn der Sanktionslisten-Score zu hoch ist. Diese rangieren von Markierung über das Veranlassen einer Prüfung bis hin zur automatischen Sperre.
Das Wissen der Partner nutzen
Das Wissen um den aktuellen Stand der Stammdaten ist vor Ort am höchsten. Am besten wird es genutzt, wenn Kunden und Partner mit einem Master-Zugang ihre eigenen Daten pflegen und sogar eigene Benutzer anlegen können. Bei Bedarf kann das über gestaffelte Genehmigungsverfahren abgesichert werden.
Das hat mehrere Vorteile:
- 1. Aktualität der Daten: Kunden und Partner sind am dichtesten dran an ihrem eigenen Userbestand. Durch die Möglichkeit, diese Informationen auf Userseite direkt einzupflegen, stellen Sie sicher, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie selbst aktiv werden müssen.
- 2. Ressourcenschonung: Indem Sie die Benutzerpflege und -verwaltung teilweise an Partner und Kunden delegieren, sparen Sie eigene Ressourcen und Arbeitskraft. Dies sorgt für deutlich weniger administrativen Aufwand, da seltener manuelle Dateneingaben und -aktualisierungen durch das eigene Team erforderlich sind.
- 3. Stärkere Kundenbindung: Kunden und Partner fühlen sich besser eingebunden und wertgeschätzt, wenn Sie ihnen die Pflege der eigenen Daten anvertrauen. Das verbessert die Kollaboration und damit die Kundenbindung. Sie können über Änderungsanträge und Historisierung dennoch volle Kontrolle über die Daten behalten.
- 4. Effizientere Prozesse: Durch die selbstständige Verwaltung ihres Benutzerstamms reagieren Kunden und Partner schneller und flexibler auf interne Veränderungen, ohne Supportpersonal zu belasten.
Durch diese Spielarten heben wir die Möglichkeiten des Partner Identity Management auf ein neues Level: Wir nutzen das gesamte in unserer Organisation vorhandene Wissen über den Kunden und die Benutzer, wir automatisieren die Zugänge mit unserem Datenbestand und nutzen zusätzlich das Wissen des Kunden oder Partners über seine eigenen Mitarbeiter.
Applikationsmanagement als Schlüssel zur Optimierung
Viele Unternehmen stellen ihren Partnern nicht nur eine Anwendung zur Verfügung. Sie erlauben ihren Kunden und Partnern Zugang auf Self-Service-Portale, Shops, Learning Management Systeme, Produktkataloge und vieles mehr.
Hier spielt Dynamics 365 eine weitere seiner Stärken aus: Dank der zentralen Verwaltung und Zuordnung von Applikationen können Unternehmen ihre Anwendungen flexibel steuern und den Zugriff darauf jederzeit anpassen.
Applikationen in den Wartungszustand versetzen
Einer der großen Vorteile von Dynamics 365 im Zusammenspiel mit einer Identity Provider wie Azure AD B2C ist die Möglichkeit, den Applikationszustand mit einem Mausklick anzupassen. So kann die Anwendung z. B. in den Wartungszustand versetzt werden und ist in der Anwendungsauswahl nicht mehr verfügbar. Dies bedeutet, dass die Anwendung für alle Benutzer – ob intern oder extern – sofort nicht mehr zugänglich ist. Besonders bei sicherheitsrelevanten Updates oder geplanten Wartungsarbeiten ist dies eine enorme Erleichterung, da der Zugriff auf die Applikation ohne großen Aufwand deaktiviert werden kann.
Weitere Möglichkeiten sind: temporärer Zugriff nur für interne User, „bald wieder verfügbar“ oder die temporäre Freigabe für bestimmte Rollen.
Zugangskontrolle pro Benutzer oder Benutzergruppe
Darüber hinaus können Unternehmen den Zugang zu Applikationen flexibel und granular steuern. Dies geschieht entweder auf Basis von Benutzergruppen oder einzelnen Benutzern. So lassen sich Rollen und Berechtigungen dynamisch ebenso wie automatisiert anpassen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf spezifische Anwendungen haben. Diese Flexibilität erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern reduziert auch den Administrationsaufwand, da Änderungen zentral vorgenommen werden können.
Zusammenspiel von Partner Identity Management und Applikationsmanagement
Im Zusammenspiel zwischen dem Partner Identity Management und dem Applikationsmanagement in Dynamics 365 wird die wahre Stärke des Plattformgedankens sichtbar.
Die Dynamics Oberfläche bringt die Bereiche zusammen und sorgt so für eine nahtlose Verwaltung der Benutzer und ihrer Zugänge. Änderungen in der Kundenbeziehung, wie zum Beispiel die Sperrung eines Partners aufgrund von Zahlungsproblemen oder Änderungen der Geschäftsbeziehung, können in Echtzeit auf die Zugänge zu den entsprechenden Applikationen übertragen werden.
Wenn ein Partner beispielsweise das Unternehmen verlässt, wird nicht nur der Zugriff auf das System automatisch gesperrt, sondern auch die Zugangsberechtigungen zu Applikationen entzogen. Diese zentrale Verwaltung sorgt für mehr Sicherheit und Effizienz im gesamten Unternehmen.
Fazit: Dynamik und Kontrolle durch zentralisiertes Management erleichtern die sichere Verwaltung von externen Zugängen
Mit Dynamics 365 schaffen Unternehmen die Basis für ein flexibles und sicheres Identity- und Applikationsmanagement. Die zentrale Verwaltung der Firmen-, Kontakt-, und Anwendungsdaten ermöglicht es, in Echtzeit auf Veränderungen zu reagieren und dabei Sicherheitsrisiken zu minimieren. Unternehmen profitieren von geringeren Verwaltungskosten, einer höheren Effizienz und einer nahtlosen Integration der verschiedenen Geschäftsprozesse.
Microsoft Power Pages bieten hier die perfekte Ergänzung, um Self-Service-Portale und Benutzerzugänge für Partner und Kunden zu gestalten. Dadurch wird nicht nur der administrative Aufwand reduziert, sondern auch die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung nachhaltig gesteigert.
Mit Dynamics 365 im Zusammenspiel mit Azure AD B2C und Power Pages erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Applikationen und Benutzer – flexibel, sicher und zukunftsorientiert.
