Die aktuellen geopolitischen und wirtschaftlichen Herausforderungen sind nicht die einzigen Hürden, mit denen sich der Vertriebsaußendienst konfrontiert sieht. Besonders in der diskreten Fertigungsindustrie hat die Komplexität des Vertriebs erheblich zugenommen. Unternehmen sehen sich mit zunehmend komplexeren Kaufprozessen, steigendem globalen Wettbewerb, instabilen Lieferketten und dem Fachkräftemangel konfrontiert. Neben klassischen Verkaufsaufgaben müssen zahlreiche weitere Aufgaben bewältigt werden – von der Verwaltung von Kundendaten über die Routenplanung bis hin zur Nachverfolgung von Verkaufschancen. Um dies so einfach wie möglich zu realisieren, benötigen Unternehmen innovative Lösungen. Eine dieser Lösungen ist ORBIS ManufacturingONE, die speziell entwickelt wurde, um die Standardsoftware Dynamics 365 Sales zu erweitern, um Vertriebsmitarbeiter in der diskreten Fertigung zu unterstützen, die notwendigen Aufgaben und Tätigkeiten, schnellstmöglich und effizient zu erledigen.
In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die fünf größten Herausforderungen im Vertriebsaußendienst in der diskreten Fertigung und zeigen auf, wie Dynamics 365 Sales in Zusammenspiel mit der CRM-Branchenlösung ORBIS ManufacturingONE Ihnen dabei helfen kann, diese zu bewältigen.
1. Herausforderung: Verwaltung von Kundendaten
Zentralisierung von Kundendaten zur Steigerung der Verkaufschancen
In der Fertigungsindustrie sind Kaufprozesse heute deutlich komplexer, da mehr Entscheidungsträger beteiligt sind. Für Außendienstmitarbeiter ist der Zugriff auf aktuelle und vollständige Kundendaten von immenser Wichtigkeit. Kundengespräche, vergangene Käufe oder spezielle Anforderungen müssen stets zugreifbar sein, um eine gezielte Beratung und einen erfolgreichen Verkauf durchzuführen zu können.
Allerdings ist die Verwaltung dieser umfangreichen Daten oft komplex, besonders wenn diese Informationen in heterogenen Systemen oder gar noch in Papierform vorliegen. Eine dezentrale Datenhaltung führt nicht nur zu Steigerung der Komplexität, sondern auch zu einer fehleranfälligen Datennutzung, mit der Gefahr, die Kundenbeziehung zu beeinträchtigen. Zudem erschwert der Fachkräftemangel die Aufgabe, da weniger Mitarbeiter mehr Daten verwalten müssen.
Effiziente Kundenverwaltung durch zentrale Plattform
Dynamics 365 Sales ist die zentrale Plattform zur Verwaltung aller Ihrer Kundeninformationen. Mit einem umfassenden Kundenprofil haben Außendienstmitarbeiter nicht nur alle benötigten Kontaktinformationen, sondern auch allen Aktivitäten und die komplette Historie in Echtzeit im Zugriff. Die zusätzliche Nutzung der ORBIS ManufacturingONE stellt erweiterte Funktionen wie Besuchsberichte und Besuchsumfragen zur Verfügung.
Somit werden alle relevanten Daten an einem zentralen Ort gespeichert und sind jederzeit abrufbar und editierbar, egal ob im Büro oder von unterwegs. So werden Informationen von Kunden oder Interessenten strukturiert aufgenommen und gespeichert. Diese stehen allen berechtigten Personen umgehend und in Echtzeit zu Verfügung.
Das bedeutet:
- Zentralisierte Kundendaten: Alle Informationen an einem Ort, von Aktivitäten und Verkaufschancen über Anfragen bis hin zu abgeschlossenen Käufen.
- 360-Grad-Kundenansicht: Eine vollständige Übersicht über alle vergangenen und aktuellen Aktivitäten mit dem Kunden, inklusive aller beteiligten Entscheidungsträger.
- Vereinfachte Datenaktualisierung: Änderungen und Ergänzungen werden sofort und strukturiert eingegeben, synchronisiert und stehen dem gesamten Unternehmen zur Verfügung.
Durch die Vereinheitlichung und strukturierte Aufnahme der Daten in Kombination mit ORBIS ManufacturingONE, wird die Arbeit im Außendienst effizienter und das Risiko von Fehlern wird erheblich reduziert. Dies ist besonders wichtig angesichts des Fachkräftemangels und der steigenden Anforderungen an das Produktwissen.
2. Herausforderung: Zugriff in Echtzeit
Echtzeitzugriff auf Daten als Schlüssel zum Erfolg
Wie überall ist Zeit ein kritischer Faktor, somit besonders im Vertrieb und vor allem im Außendienst. Außendienstmitarbeiter sind viel unterwegs, treffen Kunden und müssen oft schnellstmöglich auf wichtige Informationen, wie zum Beispiel über Preisänderungen, Produktverfügbarkeiten oder andere Daten, zugreifen, um Entscheidungen zu treffen oder die nächsten Aktionen einleiten zu können. Der häufig fehlende Zugang zu aktuellen Informationen behindert sie dabei. Ohne „Echtzeitzugriff“ auf wichtige Daten laufen sie Gefahr, falsche Versprechungen zu machen, potenzielle Chancen zu verpassen oder nicht die richtigen nächsten Schritte eingeleitet zu haben.
Mobiler Zugriff in Echtzeit für maximale Effizienz im Außendienst
Der Einsatz von Dynamics 365 Sales bietet den entscheidenden Vorteil, da es eine Cloud-basierte Plattform ist. Außendienstmitarbeiter können daher in „Echtzeit“ auf aktuelle Informationen zugreifen, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Ein mobiler Zugriff sorgt dafür, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind, was die Entscheidungsfindung und Verkaufsaktivitäten deutlich vereinfacht. Dabei ist es völlig egal, mit welchem Gerät der Mitarbeiter auf die Informationen zugreifen möchte. Es werden alle aktuellen App-Plattformen und Webbrowser unterstützt, um technische Barrieren bestmöglich zu eliminieren.
Die Vorteile umfassen:
- Echtzeitzugriff auf Daten: Ob auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop – alle Informationen sind immer und überall verfügbar.
- Aktuelle Preis- und Produktinformationen: Außendienstmitarbeiter können ihren Kunden stets die neuesten Daten zu Produkten und Preisen liefern.
- Schnelle Entscheidungsfindung: Der Zugang zu aktuellen Informationen ermöglicht es, schneller und besser auf Kundenanfragen zu reagieren.
Durch Bereitstellung von aktuellen Echtzeitdaten werden die Erfolgschancen erhöht, um schnellstmöglich Entscheidungen treffen und flexibel auf Marktveränderungen reagieren zu können.
3. Herausforderung: Effiziente Routen- und Terminplanung
Optimierung von Kundenbesuchen zur Vermeidung von Zeit- und Kostenfallen
In Zeiten von Kostendruck und Effizienzanforderungen ist eine optimale Nutzung der Ressourcen essenziell. Trotz des Wandels und Wechsels in die digitale Welt, besteht die Notwendigkeit und die Anforderung von Kundenseite, diese vor Ort zu besuchen. Dies erfordert die effiziente Planung von Kundenbesuchen und die optimierte Gestaltung der Reiserouten. Außendienstmitarbeiter müssen ihre Zeit optimal nutzen, ohne dabei ineffiziente oder zu lange Wege zurückzulegen. Eine fehlerhafte oder ineffiziente Routenplanung kann nicht nur zu Zeitverlusten führen, sondern auch zu erhöhten Kosten, da wertvolle Verkaufschancen verloren gehen, oder andere werthaltige Termine nicht wahrgenommen werden können.
Intelligente Routenplanung für mehr Effizienz
ORBIS ManufacturingONE bietet eine intelligente Routenplanung, die dabei hilft, die Besuche der Kunden und Interessenten, inklusive der Routen, optimal zu strukturieren. Mit der integrierten Routenplanungsfunktion können Termine und Kundenbesuche effizient organisiert werden, basierend auf geografischen Daten und anderen relevanten Informationen, wie zum Beispiel aktuelle Verkehrsinformationen.
Die Lösung bietet:
- Optimierte Routenplanung: Berechnung der effizientesten Routen basierend auf Echtzeit-Verkehrsdaten und geografischen Standorten der Kunden.
- Automatische Terminplanung: Das System schlägt automatisch Zeitfenster für Termine vor, die in den bereits bestehenden Zeitplan passen.
- Verbesserte Zeitnutzung: Durch die Optimierung der Routen können Außendienstmitarbeiter ihre Zeit besser nutzen und mehr Kundenbesuche pro Tag realisieren.
Die hieraus gewonnene Zeitersparnis sorgt auch für ein effizienteres Arbeiten. Freigewordene Zeit kann in werthaltige Verkaufschancen investiert werden.
4. Herausforderung: Nachverfolgung von Verkaufschancen
Verkaufschancen effektiv verfolgen und abschließen
Der Erfolg im Außendienst hängt maßgeblich von der Fähigkeit ab, Verkaufschancen zu identifizieren, kontinuierlich zu verfolgen, weiterzuentwickeln und die richtigen nächsten Schritte einzuleiten. Ohne ein strukturiertes Vorgehen ist es jedoch leicht, den Überblick über den Verkaufsfortschritt und -aktivitäten zu verlieren, insbesondere wenn es sich um viele potenzielle Kunden handelt. Fehlende oder veraltete Informationen können zu verpassten Chancen oder einer unzureichenden Nachverfolgung führen, was letztlich den Verkaufsabschluss gefährdet. Auch die nicht oder falsch eingeleiteten Aktivitäten, bzw. nächsten Schritte entscheiden und garantieren oder verhindern einen erfolgreichen Geschäftserfolg.
Effiziente Verkaufschancensteuerung mit ORBIS ManufacturingONE
Dynamics 365 Sales ermöglicht eine detaillierte Nachverfolgung aller Verkaufschancen, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss. Durch die Erweiterung um ORBIS ManufacturingONE werden neue Funktionen zu Aktivitäten und Maßnahmensteuerung zur Verfügung gestellt. Zum Beispiel sorgen individuell konfigurierbare Maßnahmenpläne dafür, dass die richtigen Schritte und Aktivitäten zur richtigen Zeit ausgeführt werden. Dies geschieht durch den jeweiligen Außendienstmitarbeiter selbst, oder durch automatisierte Workflows. So können Außendienstmitarbeiter genau nachvollziehen, in welchem Stadium sich jede Verkaufschance befindet und welche nächsten Schritte notwendig sind und diese werden vom System zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle aktiviert. Dies ist besonders wichtig in Zeiten digitaler Zusammenarbeit und virtueller Vertriebsprozesse, die durch die Pandemie beschleunigt wurden.
Zu den Highlights zählen:
- Verkaufschancen im Blick: Jede Verkaufschance wird im System erfasst und kontinuierlich aktualisiert.
- Maßnahmenpläne: Das System erstellt notwendige Aufgaben und Folgeaktionen, erinnert den Mitarbeiter diese zu erledigen.
- Verkaufsfortschritt in Echtzeit: Mit einem Klick können Außendienstmitarbeiter den aktuellen Stand ihrer Verkaufschancen einsehen und entsprechend reagieren.
Diese Funktionen stellen sicher, dass keine Verkaufschance übersehen wird und Außendienstmitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind, was den Fortschritt ihrer Verkaufsaktivitäten betrifft und welche nächsten Schritte einzuleiten sind. Ein Muss angesichts von Kostendruck und Effizienzanforderungen in der Fertigungsindustrie.
5. Herausforderung: Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit
Vermeidung von Missverständnissen und Doppelarbeit
Eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Außendienstmitarbeitern, Kolleginnen oder Kollegen im Büro und anderen Abteilungen ist oft eine große Herausforderung. Informationen müssen regelmäßig ausgetauscht werden, sei es über Kundenanforderungen, den Verkaufsstatus, die nächsten Schritte oder die nächste Kampagne. Wenn diese Kommunikation jedoch nicht effizient funktioniert, kann es schnell zu Missverständnissen, Doppelarbeit oder verpassten Chancen kommen. Besonders wenn die Kommunikation bilateral über E-Mail erfolgt und Personen, die nicht im Verteiler sind, keinen Zugriff auf die Informationen haben.
Nahtlose Teamarbeit mit Dynamics 365 Sales
Zusammenarbeit und Informationsaustausch zwischen verschiedenen Teams ist essenziell und sorgt für eine transparente Kommunikation. Dynamics 365 Sales bietet hier als zentrale Plattform eine sehr gute Ausgangsbasis. Jeglicher E-Mail-Verkehr lässt sich in Dynamics 365 Sales speichern und nachverfolgen. Die nahtlose Integration in die Office Produktfamilie trägt zur Transparenz maßgeblich bei. Außendienstmitarbeiter können Informationen nahtlos mit ihren Kollegen teilen, sei es per integrierter Chat-Funktion, durch die Freigabe von Dokumenten oder durch das gemeinsame Bearbeiten von Verkaufsstrategien in Microsoft Teams. Somit stehen hier alle wichtigen und benötigten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung und vor allem allen Beteiligten Personen.
Einige Vorteile umfassen:
- Teamübergreifende Zusammenarbeit: Außendienstmitarbeiter und alle Beteiligten können in Echtzeit zusammenarbeiten und Informationen austauschen.
- Integrierte Kommunikationswerkzeuge: Chat-, E-Mail- und Anruffunktionen sind direkt in das System integriert.
- Transparenz: Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die gleichen Informationen, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert.
Diese verbesserten Kommunikationsmöglichkeiten tragen dazu bei, dass Prozesse ineinandergreifen und Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten, was letztlich zu besseren Verkaufsabschlüssen führt. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der digitale Zusammenarbeit zur Norm geworden ist.
Fazit: Effiziente Lösungen für den Außendienst: Interne Herausforderungen erfolgreich meistern
Der Vertriebsaußendienst steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die durch externe, wie auch interne Einflüsse bedingt sind und die es zu bewältigen gilt. Externe Einflüsse wie globaler Wettbewerb, instabile Lieferketten, steigende Produktkomplexität, Fachkräftemangel, Kostendruck oder Effizienzanforderungen lassen sich nicht oder nur schwer von einem selbst beeinflussen.
Interne Herausforderungen wie ineffiziente Prozesse, dezentrale Datenhaltung und mangelnde Kommunikation können jedoch aktiv behoben werden. Durch den Einsatz von Dynamics 365 Sales in Kombination mit ORBIS ManufacturingONE können diese internen Herausforderungen beeinflusst beziehungsweise bestenfalls sogar bewältigt werden.
Durch die zentralisierte Verwaltung von Kundendaten, den Echtzeitzugriff auf wichtige Informationen und die Optimierung der Routenplanung wird der Außendienst deutlich effizienter. Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams wird erleichtert, und der Verkaufsfortschritt kann lückenlos nachverfolgt werden. Zudem ermöglicht die Integration digitaler Technologien, den steigenden Anforderungen an Digitalisierung und technologischem Wandel gerecht zu werden.
Letztlich ermöglicht Dynamics 365 Sales Außendienstmitarbeitern sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den erfolgreichen Verkauf und die Pflege der Kundenbeziehungen.
Wenn Sie mehr zu Dynamics 365 Sales und einem verbesserten Vertriebsaußendienst in der diskreten Fertigung erfahren möchten, dann kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich.
