In einer Welt, in der Geschäftsprozesse zunehmend digitalisiert werden und Automatisierung in aller Munde ist, gewinnt das Verständnis und die Optimierung dieser Prozesse zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig belegen Studien, dass es einen Verlust an Umsatz durch ineffiziente Prozesse gibt und die Produktivität deutscher Unternehmen im internationalen Vergleich deutlich zurück liegt. So ist der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten von 2018 auf 2019 um 5 % gestiegen (Quelle: Sage).
Vermutlich würde jede dieser Firmen auf Nachfrage bestätigen, an der Verbesserung und Digitalisierung der Prozesse aktiv zu arbeiten – sowohl von Business-Seite als auch in der IT.
Doch warum funktioniert das scheinbar nur bedingt und was braucht es, um Unternehmensprozesse nachhaltig zu verbessern? Wie lassen sich Prozesskosten messen und nachhaltig senken?
Wir bei ORBIS Value+ setzen für Prozessoptimierung dafür auf die Kombination von Methoden beispielsweise aus dem Lean Management und den Einsatz neuester Prozesstechnologien wie Process Mining und Execution Management. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen verraten, wie Sie aus dieser Kombination für Ihr Business messbaren Wert schaffen und wie die Technologie dies ermöglicht.
Wie funktioniert Process Mining?
Process Mining ist eine Technologie, die auf der Analyse digitaler Spuren aufbaut, die die Prozesse in jedem System hinterlassen, egal ob SAP System oder Satellitenanwendungen. Dabei werden die unterschiedlichen Prozessaktivitäten wie etwa die Anlage einer Bestellung oder die Verbuchung des Warenausgangs mit dem jeweils zugehörigen Zeitstempel zu einem sogenannte Event-Log zusammengefasst. Diese Log-Daten ermöglichen es, die tatsächlichen Abläufe von Geschäftsprozessen digital zu rekonstruieren und zu visualisieren. Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen nun genau verstehen, wie ihre Prozesse in der Praxis funktionieren, welche Schwachstellen existieren und wo Ineffizienzen liegen.
Process Mining hilft somit, die oft komplexen Strukturen und Abläufe transparent zu machen. Es zeigt auf, wo Prozessabläufe nicht wie geplant funktionieren oder wo Abweichungen von den vordefinierten Geschäftsregeln auftreten. Diese Transparenz ist entscheidend und der Startpunkt, um ein tiefes Verständnis für die eigenen spezifischen Unternehmensprozesse zu erlangen. Process Mining versetzt die Unternehmen in die Lage, große Datenmengen zu analysieren, Muster und Trends zu erkennen, die sonst schwer zu aufzudecken wären. Diese Informationen können im nächsten Schritt verwendet werden, um Bereiche zu identifizieren, die effizienter gestaltet werden sollten.
Typische Anwendungsfälle im Rahmen der generellen Prozess Performance sind:
- Optimierung der Prozess-Durchlaufzeiten
- Erhöhung der Automatisierungsrate im Prozess
- Minimierung von Nacharbeitstätigkeiten
So lässt sich beispielsweise im Verkaufsprozess die Zeit von der Anlage einer Bestellung bis zur Verbuchung der Rechnung optimieren, indem die Bestellanlage vollautomatisiert wird und Kredit- und Liefersperren transparent gemacht werden, um sukzessive durch Änderungen im Prozessablauf eliminiert oder beschleunigt abgearbeitet werden können. So erhält man einen Hebel, um die Leistungsfähigkeit der gesamten Unternehmensgruppe zu steigern.
Die Rolle des Digitalen Zwillings
Der Einsatz eines Digitalen Zwillings kann dabei helfen, den Geschäftswert zu optimieren, indem präzise Simulationen und Analysen ermöglicht werden.
Ein Digitaler Zwilling ist eine digitale Repräsentation eines physischen Objekts oder Systems. Im Kontext von Process Mining bezieht sich dies auf die digitale Abbildung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies ermöglicht nicht nur die vollständige Visualisierung des Prozesses mit allen beabsichtigten und ungeplanten Prozess-Schleifen, sondern auch die Durchführung gezielter Simulationen.
Die Nutzung eines Digitalen Zwillings in Kombination mit Process Mining bietet folgende Vorteile
- Vorhersage und Simulation: Unternehmen können verschiedene Szenarien durchspielen, um die Auswirkungen von Änderungen in den Prozessen auf Kosten, Zeit und Qualität zu verstehen.
- Risikominimierung: Durch Simulationen können Risiken besser bewertet und minimiert werden, da die Konsequenzen von Prozessänderungen vorab klar sind.
- Innovationsförderung: Der Digitale Zwilling ermutigt zu experimentellen Ansätzen in einer risikoarmen Umgebung, was Innovationen fördert.
Die Aufbereitung der großen Datenmengen in Dashboards, die spezifische Fragestellungen beantworten, ist ein häufiger Zwischenschritt, bevor Simulationen durchgeführt werden. So kann beispielsweise eine Übersicht, die negative Änderungen des Zahlverhaltens von Kunden auswertet, den Teams im Forderungsmanagement helfen, ihre Arbeit zu priorisieren. Gleichzeitig können solche Daten auch in Vertriebsverhandlungen genutzt werden, um die Gewährung erhöhter Rabattkonditionen zu reduzieren. Häufig vermischt sich in solchen Anwendungsfällen das Process Mining mit der Business Intelligence (BI).
Abgrenzung Process Mining und Business Intelligence
BI bezeichnet eine Reihe von Strategien, Technologien und Tools, mit denen Unternehmen Daten analysieren und zur Präsentation aufbereiten, um die Entscheidungsfindung und strategische Planung zu unterstützen. BI umfasst in der Regel Data-Warehouse, Reporting- und Analysetools und konzentriert sich auf die Bereitstellung historischer, aktueller und prädiktiver Ansichten des Geschäftsbetriebs.
Zu Process Mining gehört das Extrahieren von Daten aus verschiedenen Systemen, beispielsweise ERP oder CRM-Systemen und Prozessausführungsprotokollen, sowie die Verwendung dieser Daten, um visuelle Darstellungen von Prozessen zu erstellen und Engpässe, Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Process Mining konzentriert sich damit auf das Verständnis und die Optimierung des Arbeitsflusses innerhalb einer Organisation. Dies spiegelt sich auch in der Datenverfügbarkeit wider – Process Mining arbeitet in der Regel mit täglich rollierenden Daten während BI auf Reporting-Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgreift.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Business Intelligence mehr auf die Analyse von Daten konzentriert, während sich Process Mining auf die Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert.
Mit dem digitalen Zwilling zum Geschäftswert
Die Kombination aus Process Mining und dem Einsatz eines Digitalen Zwillings ermöglicht somit eine tiefgreifende Transformation der Geschäftsprozesse. Unternehmen können nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen klaren Return on Investment (ROI) erzielen durch:
- Kostenreduktion: Identifikation und Eliminierung von Prozessineffizienzen reduziert Kosten erheblich.
- Qualitätsverbesserung: Durch die Optimierung von Prozessen verbessert sich die Qualität der Produkte und Dienstleistungen.
- Zeitersparnis: Beschleunigte Prozesse führen zu schnelleren Durchlaufzeiten und erhöhen die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens auf Marktveränderungen.
Im folgenden Schaubild haben wir einige Optimierungspotentiale für die verschiedenen Unternehmensprozesse für einen ersten Überblick zusammengestellt.
Um diese Potentiale zu heben, ist es notwendig, die Einblicke aus dem Process Mining mit Methoden aus dem Lean Management zu kombinieren und so gemeinsam mit den im Prozess tätigen Mitarbeitern für jedes Unternehmen die passende Optimierung zu finden und nachhaltig umzusetzen. Hauptziel des Lean Managements ist es, sämtliche Prozesse und Aktivitäten so aufeinander abzustimmen, dass jegliche Art von Verschwendung entlang der Wertschöpfungskette vermieden wird. Die Umsetzung kann hierbei sehr verschiedene Ausprägungen haben – von Verhaltensänderungen im Prozess, über toolgestützte Prozesseingriffe – das sog. Execution Management bis hin zu Systemanpassungen. So entstehen aus Optimierungsmaßnahmen messbare KPIs, deren Zielerreichung in einem Business Case verfolgt werden kann.
Process Mining als Basis für digitale Transformationen
Process Mining und der Digitale Zwilling sind nicht nur Werkzeuge zur Prozessverbesserung, sondern Katalysatoren für eine umfassende digitale Transformation. Unternehmen, die diese Technologien einsetzen, können ihre Prozesse nicht nur verstehen und verbessern, sondern auch strategische Entscheidungen treffen, die auf tiefgreifenden Datenanalysen basieren. Dies führt zu einer signifikanten Steigerung des Geschäftswertes, was in der heutigen schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt unerlässlich ist.
In den kommenden Blogbeiträgen werden wir die Optimierungspotentiale in spezifischen Prozessen wie beispielsweise dem Lead-to-Cash Prozess oder der Supply Chain näher beleuchten.
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