Schön, dass Sie, geneigte Leserschaft, wieder an Bord sind, um gemeinsam mit mir den Themenkomplex (integrierte) Finanzplanung weiter zu vertiefen.
Im ersten Teil SAC Integrated Financial Planning dieser kleinen Blogserie haben wir den Fokus auf die Vermittlung wesentlicher Grundkonzepte der integrierten Finanzplanung (IFP), wie sie die SAP in Form eines entsprechenden Business Content Pakets innerhalb der SAC anbietet, gerichtet.
Dabei ging es um die
- mögliche Einbettung einer Finanzplanung in ein umfassenderes Planungsnetzwerk (Stichwort xP&A) in der SAP Analytics Cloud,
- eine kurze Beschreibung der 5 unter dem Begriff integrierte Finanzplanung subsummierten Teilpläne (OPEX Planung, Produktkostenplanung, Profitabilitätsrechnung, CAPEX Planung und Finanzplanung i. e. S.),
- einen ersten Eindruck der Planungsoberflächen im Allgemeinen
- und das Aufzeigen der vielen Vorteile, die sich bei der Nutzung der SAC als Planungs- und Reportingplattform für Sie ergeben.
Im zweiten Teil dieser Blogserie wollen wir die integrierte Finanzplanung aus dem Blickwinkel der potenziellen Anwender aus den einzelnen Fachabteilungen betrachten und den Fokus auf den Planungsprozess und das Look-and-Feel der Planungsoberflächen legen. Dabei will ich mit Ihnen die einzelnen Schritte des Prozesses detailliert und mit entsprechenden Erläuterungen versehen durchspielen.
Die Grundlage der folgenden Ausführungen ist ein, ebenfalls im IFP Business Content Paket der SAC enthaltener, prototypenhafter modellierter End-to-End Musterplanungsprozess, dessen Planungsschritte zur besseren Veranschaulichung durch die SAP in einer einzelnen Story (SAP_FI_IFP_IM_Cross_EndToEndPlanning) zusammengefasst worden sind (s. nachfolgendes Bild):
Überblick End-to-End Musterplanungsprozess
Bevor wir gemeinsam „in medias res“ gehen, möchte ich Ihnen, quasi als Orientierungshilfe, die folgende Grafik ans Herz legen, in der die 14 Planungsschritte des Beispielprozesses inklusive des damit verbundenen Datenflusses aufgezeigt werden:
Oben in der Grafik sehen Sie in Form eines „Zeitstrahls“ – die 14 aufeinander folgenden Planungsschritte. Darunter die 5 farblich unterschiedlich markierten Teilplanungsgebiete bzw. Plandatentöpfe (OPEX Planung, Produktkostenplanung, Profitabilitätsrechnung, CAPEX Planung und Finanzplanung i.e.S. mit Bilanz-, GuV- und CashFlow Planung) mit den darin enthaltenden Planungsschritten. Die Pfeile zwischen den Planungsschritten und Datentöpfen verkörpern den Datenfluss innerhalb des IFP.
Wie im ersten Teil der Serie bereits erläutert, ist es wichtig zu verstehen, dass es, bei einer integrierten Finanzplanung nicht nur um die Planung der Bestandteile eines klassischen „Financial Statements“ mit GuV-, Bilanz- und CashFlow-Planung geht. Es geht auch um die Einbettung von „vorgelagerten“, die Finanzplanung i. e .S. beeinflussenden Planungs- und Rechenwerken. Hierzu zählen bspw. Investitionsplanung, Gemeinkostencontrolling, Herstellkostenplanung und Umsatz- und Profitabilitätsrechnung. Also wundern Sie sich nicht, dass wir nicht direkt mit der Planung von Bilanz- oder GuV-Konten und Cashflow Positionen beginnen, sondern mit der Planung an ganz anderer Stelle ansetzen und Kenngrößen betrachten, die der Finanzplanung i.e.S. prozessual vorgelagert sind und diese durch ihr Ergebnis direkt und indirekt beeinflussen.
Speziell dann, wenn im Planungsprozess der integrative Aspekt besonders zu Tage tritt, werden Sie darauf mit dem Hashtag #Integration hingewiesen. Detaillierte Einblicke bzw. kleine Exkurse werden mit dem Hashtag #Exkurs gekennzeichnet.
Anschnallen, es geht los 😉.
Planungsschritt 1: Umsatz- und Profitabilitätsplanung & Verkaufsmengenplanung
Wie Sie dem folgenden Screenshot entnehmen können, starten wir unseren Prozess mit der Planung der Mengen an verkaufsfähigen Produkten auf der detaillierten Ebene mit Kunde, Material, Werk. Dabei betrachten wir die Planung aus Sicht eines (Vertriebs)Controllers. Verortet ist dieser Schritt im Teilplanungsgebiet der Umsatz- und Profitabilitätsplanung.
#INTEGRATION: Schon in diesem ersten Schritt zeigt sich der integrative Gedanke der Lösung. Wenngleich Sie auch im Screenshot erkennen können, dass in dem dort abgebildeten Szenario die Ist (Faktura)Mengen der Vergangenheit (des Vorjahres) als Default- bzw. Referenzwerte für den Planer dienen können, ist dies nur eine von mehreren Möglichkeiten, die in der Praxis Sinn machen. Je nach Setting beim Kunden ist es aus dessen Sicht sinnvoller, die Defaultwerte der Absatzmengen aus einem prozessual vorgelagerten SAP Integrated Business Planning (IBP) System zu übernehmen.
Auch die Übernahme von bzw. der Abgleich mit Werten, wie sie die Vertriebs- und Marketingabteilung im Commercial Planning geplant hat, macht Sinn. Sie sehen es gibt mehrere Perspektiven bzw. Blickwinkel auf das Thema Absatz- und Umsatzplanung im Allgemeinen und Absatzmengenplanung im Speziellen. Wichtig ist zu erkennen, dass es sinnvoll sein kann, die Ergebnisse der Planungen von SCM, Marketing & Vertrieb und Controlling untereinander auszutauschen, um wechselseitig von den Erfahrungen und Einschätzungen der Kollegen der anderen Bereiche zu profitieren.
#EXKURS: Neben diversen anderen logistischen Funktionen wie Bestands- und Beschaffungsplanung besteht die Hauptaufgabe der Supply-Chain zentrierten IBP darin, dem Logistiker eine Möglichkeit zu bieten, die Produktionsmengenplanung auf kurz- und mittelfristigem Zeithorizont vorzunehmen und die Information bzgl. der geplanten Mengen der Disposition und Fertigungssteuerung zur Verfügung zu stellen. In einer integrierten Planung kann es sinnvoll sein, die geplanten Mengen des IBP im IFP zur Verfügung zu stellen. Dort können die Werte aus Blickwinkel eines Vertriebscontrollers (in Abstimmung mit dem Logistiker) bei Bedarf geändert oder ergänzt werden. Beispielsweise kann der Zeithorizont für die Planwerte erweitert werden, es kann für verschiedene Szenarien geplant werden oder die Planung kann für Produkte vorgenommen werden, die sich noch nicht in Serie befinden und noch nicht im IBP vorhanden sind. Selbstverständlich stehen vordefinierte Extraktionsmechanismen zum Laden der entsprechenden Informationen aus dem IBP in das IFP bereit.
Planungsschritt 2: Produktkostenplanung & Ressourcenplanung
In der nächsten Planungsoberfläche werden die insgesamt notwendigen Mengen der Produktionsressourcen berechnet, die für die Bereitstellung der im vorigen Schritt geplanten Absatzmengen notwendig sind. Was das System für diese Kalkulation benötigt, sind – neben den im vorigen Schritt geplanten Menge der verkaufsfähigen Produkte – deren detaillierte Kalkulationen, aufgesplittet nach den für den Produktionsprozess benötigten Ressourcen und Kostenarten. Ressourcen sind dabei beispielsweise die Rüst-, Maschinen- und Fertigungsstunden sowie die Mengen an Rohstoffen und Zukaufteile.
#INTEGRATION: Die ideale Quelle für diese Information sind die Einzelnachweise der Produktkalkulationen aus dem SAP S/4HANA System. Dort werden die Herstellkosten und benötigten Ressourcenmengen über alle Kalkulations- und Fertigungsstufen ermittelt und sind von dort mittels vordefinierter Schnittstellen (oData Services API_FINPLAN_COSTESTIMATE_ITEMS_SRV) aus der SAC heraus importierbar. In der SAC werden dann die geplanten Absatzmengen der Produkte mit den Ressourcenmenge der jeweiligen Kalkulation ausmultipliziert. Die Berechnung des gesamten Ressourcenverbrauchs über alle Werke, Buchungskreise, Kunden und Materialien erfolgt dabei durch entsprechende Funktionen (Data Actions) in der SAC.
Anmerkungen zur Grafik
- Losgröße der zu Grunde liegenden Kalkulationen
- Funktion (Data Action) zur Berechnung des Gesamtressourcenverbrauchs
- Mengen der insgesamt zu erbringenden Eigenleistungen
- Mengen der insgesamt benötigten Rohstoffe und Zukaufteile
- Ressourcenstruktur bzw. Mengengerüst der einzelnen Produkte (auf Basis der Kalkulationen aus dem S/4-System)
Planungsschritt 3: CAPEX Planung & Investitionsplanung
Bevor wir uns ab Schritt 4 dem etwas komplexeren Feld der Kostenstellen- und Projektplanung zuwenden, machen wir einen Besuch in der Abteilung, die für die Planung von Investitionsausgaben für neue Anlagegüter und den sich darauf ergebenden Abschreibungen auf ebendiese verantwortlich zeigt. Man spricht hier von der sogenannten CAPEX Planung. CAPEX steht für Capital Expenditures bzw. Investitionsausgaben. Aus Vereinfachungsgründen erfolgt in dieser Planungsoberfläche nicht nur die Planung der Investitionsausgaben, sondern auch die Planung der entsprechenden Abschreibungen manuell.
Anmerkungen zur Grafik
#Exkurs: Im Zuge einer Kundenimplementierung können an dieser Stelle die vorgedachten automatischen Abschreibungsverfahren wie beispielsweise die lineare Abschreibung (Straight line depreciation method) oder die beschleunigte Abschreibungsmethode (Accelerated depreciation method) genutzt werden. Die Berechnung erfolgt über entsprechende Data Actions in denen die Abschreibungslogik eingebaut ist. In den entsprechenden Parametereinstellungen der CAPEX Planung kann pro Anlageklasse bzw. Anlagenkonto eine Abschreibungsmethode ausgewählt und der Abschreibungsprozentsatz hinterlegt werden. Für die geplanten Abschreibungen bestehende Anlagegüter ist ein Szenario denkbar in dem die zukünftigen Abschreibungen dieser Anlagen im S/4HANA in der Abschreibungsvorschau gerechnet bzw. simuliert werden und dann die Ergebnisse in die SAC gespielt werden.
Planungsschritt 4: OPEX Planung 1 & Primärkostenplanung und Kostenallokation
In den folgenden 4 Schritten wenden wir uns der Planung der Betriebsausgaben auf Kostenstellen- und Projektebene zu. Die Grundidee einer OPEX-Planung besteht darin, die Betriebskosten systematisch zu erfassen und zu verteilen. Dabei werden die Kosten, die in verschiedenen Hilfs- und Servicebereichen anfallen, geplant und verursachungsgerecht auf entsprechende nachgelagerte Kostenstellen bzw. Projekte verteilt. Ziel ist es, die Kosten transparent zu machen und sie dort zu bündeln, wo sie tatsächlich anfallen.
Im Schritt 4 werden zuerst die Primärkostenarten auf den Kostenstellen geplant. Nun wird auch klar, warum im vorigen Schritt 3 die Abschreibungen auf neue Anlagegüter geplant wurden. Diese können jetzt, als Teil der Primärkosten, mittels einer Data Action Kopierfunktion automatisch aus dem CAPEX- in den OPEX Planungstopf übernommen werden. Für den Rest der Primärkosten (wie z.B. Gehälter, Löhne etc.) bieten es sich in der Praxis oftmals an, die Kosten des Vorjahres als Defaultwerte in der Planung zu verwenden und diese falls notwendig anzupassen.
Anmerkungen zur Grafik
- Funktion (Data Action) zur Übernahme der Abschreibungen aus der CapEx Planung
- Funktion (Data Action) zur Durchführung der Kostenverrechnung mittels Umlage und Verteilung
- Primärkostenplanung auf den Hilfs- und Servicekostenstellen
- Debit- und Credit Buchung im Zuge der Kostenumlage von einer Instandhaltungskostenstelle auf die Fertigungskostenstellen
- Gewichtungsfaktoren auf den Empfängerkostenstellen
#Exkurs: Ich will hier nur ein paar Features nennen, die neben dem IFP Business Content und den hier vorgestellten Prozessschritten, dem Planer im Zuge der Eingabe der Daten in das Planungsgrid wertvolle Dienste leisten und die SAC im Kosmos der Planungstools so einzigartig machen:
- Adhoc Taschenrechnerfunktion bei der Eingabe von Planwerte (*/+-) in die Tabellenzelle
- Automatische Einfärbung der durch die Planung geänderten Werte Planung auf allen Hierarchieebenen einer Plandimension (Zeit, Kunde, Material, Konto, …)
- Automatische Disaggregation der Planwerte auf Hierarchieknotenebene
- Nutzung eines „Distribution Panels“ zur adhoc (neu)Verteilung von Werten entlang von Hierarchien
- Versionierungen in der Planung
- Sperren von Plandaten gegen manuelle Änderungen
Im End-to-End Musterprozess erfolgt die Primärkostenplanung auf Kostenstellenebene wie oben im Screenshot zu sehen auf der Merkmalskombination Kostenstelle, Konto (Kostenart) und Zeit. Hier können Sie während der Planung flexibel wählen, ob Sie z.B. die Konten direkt oder implizit über die Planung von Kontenknoten planen. Gleiches gilt für die Zeitdimension. Planen Sie auf Wunsch einzelne Monate oder diese mittelbar über die Eingabe von z.B. Quartals- oder Jahressummen mit anschließender automatischer Disaggregation (Top-down Verteilung).
#Exkurs: An dieser Stelle will ich noch das ebenfalls im Content enthaltene, aber im Musterprozess nicht gezeigte Konzept der sogenannten Control Parameter erläutern, das im Zuge der Planung von Konten auf Monatsebene wertvolle Dienste leisten kann: Für einzelne Konten(gruppen) und Monate kann festgelegt werden, ob und wie die Monatsplanwerte im Hintergrund durch das System (vor)berechnet werden sollen. Beispielsweise kann dabei für einen Monat A der Vorjahreswert oder der rollierende Durchschnittswert der Vormonate herangezogen werden. Für den Folgemonat B kann auf den Planwert des zugegriffen und dieser mit einem prozentualen Zuschlag versehen werden. Das ist nur eine von vielen Ausgestaltungsmöglichkeiten dieser Planungsfunktionalität.
Nachdem die Primärkosten geplant worden sind, können diese von den Service- und Hilfskostenstellen mittels einer sogenannten Plankostenallokation weiterverrechnet werden. Als mögliche Methoden kommen hierbei die Verteilung und die Umlage in Betracht. Die Funktionsprinzipien dieser beiden Verrechnungstechniken sind die gleichen, die auch im ERP bzw. S/4 genutzt werden. Auf Basis von Gewichtungsfaktoren (Kostentreibern) wie z.B. genutzte Raumfläche oder Anzahl Mitarbeiter werden die Kosten im Falle der Verteilung unter der gleichen Kostenart und im Falle der Umlage unter einer eigenen Sekundärkostenart (Umlagekostenart) auf der Senderkostenstelle entlastet (Haben/Credit) und der Empfängerkostenstelle (Soll/Debit) belastet.
Planungsschritt 5: OPEX Planung 2 & Planung der Hilfskostenstellen
Anmerkung zur Grafik
- Funktion (Data Action) zum Ermitteln der mit der Planleistungsverrechnung verbundenen Kosten
- Planverrechnung von Serviceleistung
- Plantarif der Serviceleistungsarten
Neben der oben beschriebenen Möglichkeit Kosten direkt, mittels Verteilung oder Umlage zwischen den Kostenstellen zu verrechnen, erfolgt die Verrechnung bestimmter Kostenarten im Betriebsalltag oftmals indirekt über die Verrechnung von Leistungsartenmengen und dem für diese Leistungsarten hinterlegten Tarif. Dieser Plantarif könnte beispielsweise als Defaultwert aus dem Ist-Tarif des Vorjahres abgeleitet werden.
Als konkretes Beispiel soll uns hier eine Kostenstelle dienen, auf der die dort zugeordneten Servicetechniker ihre Leistungen in Form von Servicestunden für Projekte oder Fertigungskostenstellen zur Verfügung stellen.
Nachdem geplant wurde, welche Leistungsmenge von der Servicekostenstelle an die Empfänger fließt und für die Leistungsart auch ein Tarif hinterlegt wurde, kann das System die Kosten errechnen, die mit der Leistungserbringung verbunden sind und die die Servicekostenstelle entlastet und die Empfängerobjekte (Kostenstellen, Projekte) belastet.
Planungsschritt 6: OPEX Planung 3 & Kostenplanung und Abrechnung von Projekten
In diesem Schritt erfolgt die Planung von Primärkosten auf den Projekten, wie z. B. auf dem unten gezeigten Koordinationsprojekt. Ebenfalls sichtbar sind die Belastungen des Projektes mit sekundären Kosten, die sich aus der Verrechnung der Leistungen der Servicekostenstellen auf das Projekt ergeben. Als Vorlage können auch hier die Istwerte des Vorjahres dienen.
Anmerkungen zur Grafik:
- Funktion (Data Action) zur Berechnung der (sekundären) Projektkosten
- Funktion (Data Action) zur Abrechung der Projektkosten auf die Empfängerkostenstellen
- Planprimärkosten
- Geplante Sekundärkosten mittels Leistungsnachfrage durch das Projekt (Servicekosten)
- Gewichtungsfaktoren für die Abrechnung der Projektkosten
- Nachweis der Abrechnung der Projektkosten (Saldo = 0)
Zum Abschluss dieses Planungsschrittes werden die Projektkosten auf die Fertigungskostenstellen anhand vorher definierter Gewichtungsfaktoren abgerechnet. Nach erfolgter Abrechnung ist der Saldo des Projektes wie oben gezeigt Null.
Planungsschritt 7: OPEX Planung 4 & Planung der Kosten der Produktionskostenstellen inkl. Splittung und Plantarifermittlung
Im letzten Schritt der Betriebskostenplanung erfolgt die Planung der Fertigungskostenstellen. Im Zuge dessen wird auch das Konzept der Kostenartensplittung angewendet. Es gibt Kostenarten, die bereits bei der Plandateneingabe einen direkten Bezug, eine direkte Zuordnung zu den Leistungsarten haben, die die Fertigungskostenstelle erbringt. Andere Kostenarten wie z.B. Abschreibungen, Gehälter, Umlagen haben diesen Bezug noch nicht.
Um aber die Plantarife der Fertigungskostenstellen korrekt zu ermitteln, müsste auch diese leistungsartenunabhängigen Kostenarten den Leistungsarten der Fertigungskostenstelle (Rüststunden, Fertigungs- und Maschinenstunden) zugeordnet werden. Dies wird durch die sogenannte Splittung erreicht. Eine Funktion, die durchgeführt werden muss, bevor die Plantarifermittlung im Anschluss daran alle den Leistungsarten zugeordneten Kosten durch die Menge der geplanten Leistungsabgabe der Fertigungskostenstelle dividiert und so die Plantarife auf der Fertigungskostenstelle ermittelt.
Im S/4 fließen diese Plantarife in die Produktkalkulationen ein und werden bei der Bewertung der Ist-Rückmeldung in der Fertigung verwendet. Dazu werden die Plantarife mittels eines Retraktions- bzw. Export Mechanismus der API C_ACTYTYPEPLANCOSTRATE_SRV „Actitvity Type Plan Cost Rate“ zurück ins S/4 gespielt.
#Integration: Der geplante Leistungsoutput der Fertigungskostenstellen kann dabei direkt mittels einer automatischen Funktion aus dem im Schritt 2 ermittelten Ressourcenmengenplanung übernommen werden und ergibt sich, wie dort beschrieben, indem das System die Menge der geplanten verkaufsfähigen Produkte mit den für die Produktion der Produkte notwendigen Fertigungsressourcen multipliziert.
Gerade die oben beschriebenen Funktionalitäten der Betriebskostenplanung zeigen, wie weit die Integration der SAC in die operativen Controllingprozesse des S/4 in einem solchen „SAC only“-Szenario gehen kann. Das SAC Teilplanungsgebiet OPEX erlaubt es die Kostenstellen- und Projektkostenplanung komplett in die SAC durchzuführen. Natürlich sind auch andere Szenarien denkbar. Z. B. können Sie lediglich spezielle Planungsschritte wie die manuelle Planung der Primärkosten in der SAC durchführen. Ein Grund dafür, einen Teil der Funktionalität in der SAC und einen Teil im S/4 zu verorten, sind die fortschrittlichen Features der Planungsoberflächen, die die SAC im Vergleich zu den klassischen Planungsoberflächen des S/4 (Report Painter) bietet. In einem solchen Szenario können im Anschluss an die Eingabe der Planprimärkosten in der SAC diese automatisch ins S/4 übergeben werden. Zusätzlich zu dem oben erwähnten Retraktionsmechanismus für Planleitungstarife bietet SAP hierfür eine weitere API namens API_FINPLANNINGENTRYITEM_SRV „Planning data (ACDOCP)“ an. Mit dieser API können sowohl die Belastungen auf der Soll- als auch die Entlastungen auf der Habenseite einer Kostenstelle oder eines Projektes zurück ins S/4 übertragen werden. Dort können Sie die bekannten Funktionen des Classic Planning oder die des Toolsets der Universal Allocations zur Weiterverrechnung der Plankosten, für die Kostensplittung und die Plantarifermittlung nutzen. Nachdem das S/4 nun als (reine) Verrechnungs- und Kalkulationsplattform gedient hat, können die Ergebnisse der Kostenstellen- und Projektplanung für ein umfassendes Plan/Ist-Reporting zurück in die SAC übertragen werden.
Anmerkung zur Grafik
- Funktion (Data Action) zur Splittung der Leistungsunabhängig geplanten Kostenarten auf die Leistungsarten
- Funktion (Data Action) zur Berechnung der Plantarife
- Übersicht über die Kostenarten, die leistungsartenunabhägig geplant wurden und durch die Splittung den Leistungsarten zugeordnet werden
- Geplanter Leistungsmengen Output der Fertigungskostenstellen
- Gewichtung der Splittungsfaktoren für die einzelnen Leistungsarten der Fertigungskostenstellen
- Leistungsartenabhängig geplante Kostenarten der Fertigungskostenstellen
- (Errechnete) Plantarife der Fertigungskostenstellen
Das waren die Planungsschritte 1-7 der SAC Integrated Financial Planning aus der Nutzerperspektive
Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, gemeinsam mit mir in die ersten sieben Planungsschritte tiefer einzutauchen! Für die Leser unter Ihnen, die nicht genug bekommen können, folgt bald der dritte und damit letzte Teil dieser Blogserie. Hier werden wir uns abschließend den letzten sieben Schritten, d. h. Schritt 8-14, zuwenden.
