Vertriebs- und Marketingmaßnahmen haben einen direkten Einfluss auf Ihren Unternehmensumsatz und sind für Sie daher von enormer Wichtigkeit. Eine gründliche, effiziente und abgestimmte Planung entscheidet über Erfolg oder Niederlage auf dem Markt. In einer sich immer schneller drehenden Welt mit sich stetig ändernden Einflussfaktoren sind Schnelligkeit, Integration, Flexibilität und eine übergreifende Zusammenarbeit in diesem Kontext bedeutsame Anforderungen an einen fortschrittlichen und ganzheitlichen Planungsprozess.
In diesem Blog-Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie die SAP Analytics Cloud (SAC) Sie als Planungstool hierbei unterstützen kann und wie Sie SAP Commercial Planning als Business Content im Baukastenprinzip auf Ihr spezifisches Szenario anwenden können. Wir werfen einen Blick auf die Planungsoberfläche, um Ihnen einen Eindruck des Look & Feels der Commercial Planung zu geben. Zudem zeigen wir Ihnen die nahtlose Integrationsmöglichkeit in Ihre Systemlandschaft, bei der SAP Commercial Planning als Teil einer holistischen Gesamtplanung innerhalb des xP&A Ansatzes sowohl mit Ihrem Supply Chain Management wie SAP IBP (Integrated Business Planning), als auch mit Ihrer Finanzplanung wie SAP IFP (Integrated Finance Planning) interagiert.
Status-Quo: Ineffiziente Ressourcennutzung und potenzieller Umsatzverlust
In vielen Unternehmen ist die Planung der verschiedenen Geschäftsbereiche (wie Marketing, Vertrieb, aber auch Finanzen, Personal- und Auftragsmanagement) voneinander getrennt in abgekapselten Insellösungen, teils sogar basierend auf Tabellenkalkulationen wie Excel. Diese fragmentierte Herangehensweise birgt zahlreiche Herausforderungen und kann die Effizienz, sowie die strategische Ausrichtung des Unternehmens erheblich beeinträchtigen.
Ein zentrales Problem liegt dabei in der mangelnden Integration der verschiedenen Geschäftsbereiche. Jedes Team arbeitet in seiner eigenen „Siloecke“, was zu einem unbeabsichtigten Informationsverlust und einer eingeschränkten Sicht auf das Gesamtbild führt. Beispielsweise könnte das Marketingteam eine Kampagne planen, ohne Kenntnis von aktuellen Finanzprognosen zu haben, während das Vertriebsteam separate Prognosen erstellt, die nicht mit den Marketingzielen abgestimmt sind. Dies führt nicht nur zu Inkonsistenzen, sondern auch zu ineffizienten Ressourcennutzungen und potenziellen Umsatzverlusten.
Darüber hinaus erschwert die Verwendung verschiedener Tools und Formate die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen. Daten müssen mühsam und zeitintensiv zwischen verschiedenen Systemen hin- und hergeschoben werden. Dies führt neben einer hohen Fehleranfälligkeit auch zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und einer suboptimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
Insbesondere für die Planung von Marketing- und Vertriebsmaßnahmen stellen die oben genannten Punkte wesentliche Hürden dar. Der Informationsaustausch zwischen Marketing und Vertrieb ist oft sehr mühsam, wodurch gegenseitige Einflussfaktoren wie bspw. die Veränderung des Produktpreises, nicht berücksichtigt werden können. Besteht keine (technische) Möglichkeit einen konkreten und zuverlässigen Workflow im Planungsprozess zu etablieren, wird die Planung mühsam und ungenau. Zudem fehlt häufig die Möglichkeit von Was-wäre-wenn-Simulationen.
Kommen Ihnen diese Probleme bekannt vor? Das muss nicht sein! Die Lösung liegt in der Implementierung von xP&A „erweiterte Planung und Analyse“ mit Teilbereichen wie dem Commercial Planning, auf welches wir in diesem Beitrag eingehen wollen.
Anforderungen an eine Vertriebs- und Marketingplanung
Bevor wir uns mit der Lösung der SAP für Vertriebs- und Marketingplanung im Detail auseinandersetzen, betrachten wir die konkreten Anforderungen noch einmal strukturiert:
Anforderung 1: Planung
Ausgaben für Marketing und Vertrieb sind vielfältig und müssen auf verschiedenen Ebenen geplant werden können. Dabei ist es erforderlich, Planzahlen auf beliebiger Granularität eingeben und ändern zu können, im Top-Down oder Bottom-Up Ansatz. Die Anlage und Kontrolle von Vertriebs- und Marketingmaßnahmen soll ermöglicht werden, wobei durch Was-wäre-wenn Simulationen mit Faktoren wie Kundenverhalten und allgemeine Trends auch inkrementelle, also schrittweise, Umsatzänderungen offenbart werden sollen.
Anforderung 2: Integration
Um eine ganzheitliche Planung mit allen Aspekten zu realisieren, ist es erforderlich, Informationen wie Finanzziele des Managements, aktuelle Produktpreise, geplante Bedarfsmengen aus der Supply Chain aber auch aktuelle Stammdaten in Form von Referenzdaten ad-hoc miteinbeziehen zu können.
Anforderung 3: Zusammenarbeit
Der Weg zur maximalen Ausschöpfung aller Erkenntnissen liegt in der Kollaboration aller beteiligter Planungsschritte. Dabei ist es wichtig, dass ein Workflow realisierbar ist, in dem alle Teilbereiche der Planung Hand in Hand zusammenarbeiten und zeitliche Abhängigkeiten einzelner Schritte ermöglicht werden. Informationen müssen in Echtzeit und harmonisiert verfügbar sein, sodass ein effizienter Planungsprozess ohne störende Wartezeiten und Abstimmungen durchgeführt werden kann.
Anforderung 4: Reporting als Self-Service
Um einen maximalen Nutzen aus dem Planungsprozess zu ziehen, ist ein Reporting der Planzahlen von sehr großer Bedeutung. Daher erfordert die Marketing- und Vertriebsplanung die Möglichkeit der Darstellung und Überwachung aller Planschritte als Self-Service. Somit erhalten Planer aber auch das Management ohne komplizierte Schnittstellen und jederzeit einen unmittelbaren Einblick in die Planung und vor allem auf die Umsatzziele.
SAP Commercial Planning – die perfekte Lösung aus dem SAC Business Content
SAP Analytics Cloud als Planungstool bietet die perfekte Lösung für die gestellten Anforderungen. Zentraler Punkt ist dabei die Konsolidierung von Datentöpfen in Form von Datenmodellen sowie vielfältige Möglichkeiten der Datenverarbeitung, Eingabe von Planzahlen, Visualisierung, Scripting, etc. Insbesondere Funktionalitäten wie Sharing und Kommentarfunktionen, sowie Planungsfunktionen in Form von Data Actions und Multi Actions (z. B. zum Ausführen von Berechnungen) unterstützen einen chronologischen Planungsworkflow. Auch die zuvor angesprochene Möglichkeit der Was-wäre-wenn Szenarien wird in der SAC ermöglicht, um beispielsweise Best-Case bzw. Worst-Case Versionen zu simulieren.
SAP Commercial Planning ist dabei ein sogenannter Business Content, der kostenfrei in der SAC enthalten ist und einen effizienten Einstiegspunkt in Ihre Prozessoptimierung bietet. Vordefinierte Inhalte (in welche bereits viele Stunden Entwicklungsarbeit geflossen sind) enthalten vorkonfigurierte Modelle, Berichte, Dashboards und Systemanbindungen, die auf bewährten Best Practices basieren und eine schnelle Implementierung ermöglichen. Durch die Integration von Business Content können Unternehmen zeitnah wertvolle Einblicke gewinnen und fundierte Entscheidungen treffen, ohne zeitaufwändige Konfigurationen durchführen zu müssen. Ob Vertriebsberichte, Kampagnenplanungen oder Portfolioplanung– die SAC bietet Business Content-Anwendungen, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integrieren lassen. Diese vorgefertigten Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten schnell zu analysieren, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen, um ihre Ziele effektiv zu erreichen.
Konzept und Funktionsweise von Commercial Planning inkl. der 3 Teilschritte
SAC Commercial Planning besteht im Wesentlichen aus den beiden großen Teilbereichen Marketing Planning und Sales Planning, welche durch das dritte Element Portfolio Planning miteinander verbunden sind. Dies sieht man anschaulich in der untenstehenden Grafik:
Der Planungsprozess im Commercial Planning lässt sich dabei in 3 Teilschritte unterteilen: Budgetplanung, Absatzplanung und Planung der Maßnahmen. SAP Commercial Planning als Business Content folgt keiner starren Struktur und kann entsprechend Ihres Planungsprozesses gestaltet und angepasst werden. Nach dem Credo “Alles kann, nichts muss“ ist folgender Prozess daher exemplarisch in einer Infografik (gerne als Best-Practice Ansatz) zu sehen:
Schritt 1: Budgetplanung
Bevor mit der Planung konkreter Maßnahmen begonnen werden kann, wird zunächst das Budget für etwaige Maßnahmen sowie der Umsatz geplant. Die Planung beruht dabei auf initialen Basiszahlen wie dem Finanzziel, welches bspw. durch das Management Ihres Unternehmens kommuniziert wird.
Seitens der Vertriebsplanung kann darauf aufbauend der Head of Sales nun auf globaler Ebene den Umsatz und das entsprechende Budget für Vertriebsmaßnahmen je Produkt und Verkaufsabteilung planen. Daran anschließend überprüfen die Regional Sales Leader diese Werte auf regionaler Ebene und passen die Planzahlen mit dem vertieften Wissen über regionale Hintergründe und Besonderheiten an. Letzter Schritt stellt die erneute, finale Überprüfung aller überarbeiteten Zahlen durch den Head of Sales dar, welcher die Planzahlen final bestätigt und frei gibt.
Für die Planung des Marketings verhält es sich ähnlich. Hier wird aus Sicht des Marketings auf Grundlage der kommunizierten Finanzziele das Budget für Marketingmaßnahmen sowie der geplante Umsatz für unterschiedliche Buchungskreise und Produkte überarbeitet. Auf eine Unterscheidung zwischen globaler und regionaler Ebene wird an dieser Stelle verzichtet, da Marketingmaßnahmen meist ohnehin globaler Natur sind und daher zentral geplant werden können.
Ergebnis des ersten Schrittes ist das geplante Budget für alle folgenden Maßnahmen sowie das überarbeitete Umsatzziel – jeweils aus Sicht des Marketings und Vertriebs.
Schritt 2: Absatzplanung
Ausgangslage der Absatzplanung sind die übermittelten Bedarfsmengen aus dem Supply Chain Management. Diese werden in diesem Schritt jeweils überprüft und angepasst.
Die Vertriebsplanung überprüft dazu zunächst die Verkäufe und Absätze vergangenen Perioden, um ggf. saisonale oder anders gelagerte Trends abzusehen. Mit diesen Erkenntnissen können dann die Absätze für Kunden und konkrete Produkte angepasst werden.
Das Marketing Planning bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Marktfaktoren zu berücksichtigen. Dazu zählen Faktoren wie das Käuferverhalten aber auch der Marktanteil des eigenen Produktes bzw. des eigenen Unternehmens. Diese Werte können als prozentualer Wert angegeben werden und wirken sich unmittelbar auf den geplanten Umsatz und Stückzahl aus.
Schritt 3: Maßnahmenplanung
Als finaler Schritt folgt nun die Planung konkreter Maßnahmen. Dabei können Maßnahmen angelegt, gepflegt aber auch wieder aus der Planung entfernt werden, falls sich in dieser etwas ändert.
Für die Vertriebsplanung bedeutet das das Planen konkreter Vertriebsaktivitäten. Dabei können Informationen wie Kunde, Produkt, Kosten der Maßnahme, Typ der Aktivität, Status aber auch die geplante Steigerung des Umsatzes einbezogen werden. Diese Angaben wirken sich auf den geplanten Umsatz aus und werden auch im Return on Investment berücksichtigt.
Bei der Marketingplanung unterteilt sich die Planung in zwei Teile: Zunächst werden übergeordnete Kampagnen mit Informationen wie Beschreibung der Kampagne, Start und Enddatum, beworbenes Produkt, Zweck der Kampagne (z. B. Brand Awareness, Umsatzsteigerung, …) aber auch den Kosten der Kampagne und geplante Steigerung des Umsatzes geplant. Zweiter Schritt ist anschließend die Planung konkreter Aktivitäten innerhalb einer Kampagne. Dabei ist eine Kampagne eher langfristiger und eine Aktivität eher kurzfristiger Natur.
Portfolio Planning als Bindeglied zwischen Marketing und Vertrieb
Die beiden Planbereiche für Marketing und Vertrieb sind über das Portfolio Planning miteinander verbunden. Hier findet die Produktpreisplanung statt – entweder automatisch durch entsprechende Veränderungen in den beiden Bereichen Marketing und Vertrieb oder manuell durch konkrete Eingaben. Die automatische Änderung ergibt sich bspw. durch die Änderung des geplanten Umsatzes bei gleichbleibender Stückzahl. Diese Veränderung wird dann ad hoc in den übrigen Teilbereichen berücksichtigt.
Wichtig: Der beschriebene Workflow ist nur ein Beispiel, wie er vorkonfiguriert aktiviert werden kann. Die SAC als starke Self-Service-Plattform ermöglicht selbstverständlich die individuelle Anpassung dieses Workflows an Ihre individuellen Anforderungen! Wir unterstützen Sie hierbei gerne!
Look & Feel der Planungsoberflächen
Ein weiteres Argument für SAP Commercial Planning ist das userfreundliche Look and Feel. Dabei navigiert Commercial Planning den User interaktiv durch die verschiedenen Bereiche und gibt über die Möglichkeit von Kommentaren Anleitung für den Umgang mit den jeweiligen Planungstools.
Initialer Startpunkt des Commercial Planning ist die Overview Page. Diese ist in die drei Bereiche Portfolio Planning, Sales Planning und Marketing Planning unterteilt, welche als Absprungpunkte zu den genannten Teilbereichen dienen:
Die dargestellten Screenshots sind mit umfassenden Berechtigungen auf alle Bereiche erstellt worden. Selbstverständlich ermöglicht die Berechtigungsstruktur in der SAC die individuelle Anpassung, sodass ein Planer nur genau die Bereiche sehen und planen kann, für die er autorisiert ist.
Startpunkt jedes Teilbereichs ist eine individuelle Overview-Page, welche für den spezifischen Planbereich nun drei Anwendungen beinhaltet: Configure, Plan, Report.
Configure
Der Configure-Bereich umfasst alle administrativen Aufgaben des jeweiligen Bereichs. Dazu zählen alle vor- und nachgelagerten Datenimporte und Datenexporte, aber auch auf den Planungsbereich angepasste Mapping-Tasks wie bspw. das Mapping von Ausgabenarten zu Konten der GUV-Planung.
Folgende Abbildung zeigt beispielhaft den Bereich Business Admin Tasks für Sales Planning. Hier sind alle Data und Multi Actions dieses Planbereichs zusammengefasst:
Plan
Der Abschnitt Plan beinhaltet sämtliche für den Planbereich relevanten Planungen. Hierzu zählen die Budgetplanung, Bedarfsplanung sowie die Aktivitätenplanung. Folgende Abbildung zeigt beispielhaft die Budget Planung auf globaler Ebene für Sales Planning. Dabei fallen besonders die übersichtliche Darstellung und die userfreundliche Eingabemöglichkeit von Planwerten auf:
Report
Wichtige Anforderung an das Commercial Planning ist neben der Planung auch das Reporting und die Analyse des Marketings und Vertriebs. Diese Aufgaben werden im Bereich Report zusammengefasst. Hier finden sich alle Reports rund um die Analyse des Budgets und Aktivitäten aber auch vergangener Vertriebs- und Marketingmaßnahmen wieder.
Folgende Abbildung zeigt beispielhaft die Analyse vergangener und aktueller Absätze. Dabei können die Absätze und Umsätze für verschiedene Ebenen, wie bspw. verschiedene Buchungskreise, Werke, Produkte aber auch Kunden und Vertriebswege analysiert werden:
Commercial Planning im Kontext von xP&A
xP&A ist ein von Gartner geprägtes Konzept und steht für „erweiterte Planung und Analyse“. Seine Umsetzung erfährt dieses Konzept in der SAP Analytics Cloud Plattform (SAC) im Verbund mit anderen SAP (und non-SAP Systemen) wie SAP IBP, S/4HANA, SuccessFactors, etc.:
Im Rahmen dieses konzeptionellen Ansatzes fügt sich das Commercial Planning als eines von mehreren Puzzleteilen ein. In diesem Ansatz geht es darum, das alte „Silodenken“ zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen und deren Systemen in Bezug auf Planung und Reporting aufzubrechen. Es soll ein holistischer, fachbereichsübergreifender Planungs- und Reportingprozess etabliert werden. In seiner finalen Ausgestaltung arbeiten darin die Planer der Fachabteilungen, Logistik (SCM), Personal, Rechnungswesen und Controlling Hand in Hand mit den Kollegen aus den Bereichen Vertrieb und Marketing, um aktuelle, miteinander abgestimmte Teilpläne zu erstellen.
Somit stehen die einzelnen Planungsgebiete mit ihren konzentrierten Sichten nicht mehr nur für sich allein. Durch die Nutzung einer zentralen Plattform können Teams in Echtzeit auf konsistente Daten zugreifen und gemeinsam an einheitlichen Zielen arbeiten. Hindernisse wie unterschiedliche Planungstools und damit einhergehende unterschiedliche Datenformate und Granularitäten in der Darstellung gehören somit der Vergangenheit an. So kann beispielsweise das Marketingteam Kampagnen entwickeln, die eng mit den Finanzprognosen abgestimmt sind, während das Vertriebsteam über aktuelle Auftragsdaten informiert ist und entsprechende Maßnahmen ergreifen kann.
Weitere Business Contents im Rahmen von xP&A sind SAP Integrated Finance Planning (SAP IFP), SAP Workforce Planning (SAP WFP) aber auch seit neuestem SAP Consensous Net Revenue. Gerade letzteres bietet die finale Möglichkeit, alle finanziellen Teilbereiche konsistent für eine abgestimmte und ganzheitliche Planung zusammenzutragen.
Wieso nun der Einsatz von Commercial Planning in der SAC?
Commercial Planning bietet Usern 5 wesentliche Vorteile beim Einsatz in der SAC, wie obenstehende Grafik zeigt. Commercial Planning ist als Business Content in Ihrer SAP Analytics Cloud eine vielfältig einsetzbare Lösung für die Planung Ihres Marketings und Vertriebs (Vorteil 1). Dabei werden alle Teilbereiche abgedeckt und miteinander verbunden, sodass ein ganzheitlicher Planungsprozess realisiert wird (Vorteil 2). Die Effizienz des Commercial Planning als eigenständiger Planungsbereich aber auch im Kontext von xP&A wird durch die Vereinigung von Planung und Reporting in einem System gesteigert (Vorteil 3). Da vordefinierter Business Content verwendet wird, reduzieren sich die Implementierungsdauer sowie die Konzeptionierungsphase erheblich (Vorteil 4). Zudem ermöglicht die einfache Anbindung an SAP- und Non-SAP Datenquellen eine vielseitige Integration, welche auch an Ihre individuelle Systemlandschaft angeschlossen werden kann (Vorteil 5).
Und nun liegt es an Ihnen: Nehmen Sie die Revolution Ihres Commercial Plannings selbst in die Hand! Wir stehen Ihnen zur Seite und begleiten Sie. Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt: Let’s go!
Mein besonderer Dank gilt meinem Co-Autor Sebastian Baus! Er hat mit seiner gründlichen und hervorragenden Arbeit einen wesentlichen Beitrag zur Erstellung dieses Blogs geleistet.
Lust auf noch mehr Planung?
Dann hören Sie sich gerne kostenlos unsere Webinar-Aufzeichnung passend zu diesem Blogbeitrag an!
Sie möchten wissen, wie SAP Analytics Cloud mit weiteren Business Contents Ihre gesamte Unternehmensplanung revolutionieren kann? Dann lesen Sie gerne den Blogbeitrag zum Thema SAC Integrated Financial Planning.
