Nachdem wir im ersten Teil unserer Artikelserie die Grundlagen der Integration von Dynamics 365 und Microsoft 365, deren Herausforderungen und den inhärenten Mehrwert dadurch betrachtet haben, möchten wir nun tiefer in die Materie eintauchen. Denn in einer Welt, in der nahtlose Zusammenarbeit und Informationsfluss zum Schlüssel für Geschäftserfolg geworden sind, müssen Unternehmen verstehen, wie sie diese mächtigsten Tools effektiv nutzen können.
Der zweite Beitrag wird Ihnen somit nicht nur theoretisches Wissen bieten, sondern auch praxisnahe Anleitungen und Best Practices, die direkt aus unserer Erfahrung als einer der führenden Microsoft Dynamics 365 Partner in Europa stammen. Gemeinsam sehen wir uns an, wie Sie Hürden überwinden, Ihre Prozesse optimieren und die vielen Vorteile nutzen können, die diese Softwarekombination bietet.
Alltagsherausforderungen trotz Integration mit Bordmitteln
Die von Microsoft bereitgestellten Bordmittel zur Integration lösen bereits viele unserer Herausforderungen, der Teufel steckt jedoch wie immer im Detail. Unsere Erfahrung hat uns dabei gezeigt, dass Unternehmen, die über die Bordmittel hinausgehend Dynamics 365 und Microsoft 365 integriert haben, besondere Prozesseffizienzen heben konnten. Wir haben dementsprechend nachfolgend die typischen Alltagsherausforderungen von Mitarbeitenden aus dem Business skizziert:
Mehrfache Teamerstellungen: Ein Labyrinth von Duplikaten
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Bücherladen, in dem jedes Buch mehrfach in unterschiedlichen Regalen abgelegt ist. So fühlt es sich an, wenn mehrere Teams für denselben Zweck erstellt werden. Informationen verlaufen sich in verschiedenen Teams, Duplikate entstehen und die Suche nach dem „richtigen“ Dokument wird zum Geduldsspiel. Eine fehlende Verknüpfung der Arbeitsräume in Dynamics 365 oder Teams und der Wildwuchs beginnt.
Berechtigungsproblematik: Das verriegelte Archiv
Manchmal gleicht die Berechtigungsverwaltung einem verriegelten Archiv, in dem nur wenige den Schlüssel besitzen. Wenn der „Schlüsselhalter“ – also der Teamadministrator – im Urlaub ist, stehen Mitarbeiter vor verschlossenen Türen und können nicht auf kritische Informationen zugreifen. Wann werden Informationen und Berechtigungen oftmals benötigt? Immer dann, wenn der “Schlüsselhalter” abwesend ist und weitere Stakeholder involviert werden müssen.
Fehlende Vorlagen: Das Puzzle ohne Vorlage
Das Erstellen von Ablagestrukturen ohne Standardvorlagen kann sich anfühlen wie das Zusammensetzen eines Puzzles ohne das Bild auf der Schachtel. Es fehlt eine klare Struktur und Orientierung, was dazu führt, dass neue oder gelegentliche Teammitglieder sich nur schwer einarbeiten können.
Unkontrollierte Tool-Nutzung: Die unaufgeräumte Werkstatt
Ein Werkzeug für jede Aufgabe ist effizient. Doch was, wenn wir für eine Aufgabe plötzlich zehn verschiedene Werkzeuge haben? Die unkontrollierte Nutzung von Tools kann zu einem „Werkzeugchaos“ führen, bei dem nicht klar ist, welches Instrument für welchen Zweck am besten geeignet ist. Nutzen wir bspw. den Microsoft Planner zur Aufgabenverwaltung, weil Mitarbeiter ohne Dynamics Lizenz mitarbeiten müssen oder werden Aufgaben im CRM erzeugt?
Prozessoptimierung mit der Power Platform: Requirements Engineering
Obwohl die Power Platform flexibel und anpassungsfähig ist, kann das Bestimmen der Anforderungen einem Aufstieg auf einen hohen Berg gleichen. Der Weg ist steil und erfordert präzise Planung, um am Ende eine funktionierende und effiziente Lösung zu haben. Dabei fühlt es sich immer so an, als müsste der Standard die erhobenen Anforderungen bereits abdecken. Und Sie haben Recht, wir sehen im Arbeitsalltag immer ähnliche Anforderungen, Prozesse und Strukturen. Daher haben wir Branchenlösungen geschaffen, die Ihnen nicht nur das Requirements Engineering, sondern auch die Implementierung beschleunigen.
Wahrscheinlich kommt Ihnen die ein oder andere der obengenannten Situationen bekannt vor und die meisten leben Unternehmen nehmen das als gegeben hin. Damit Sie sich aber besser vorstellen können, zu welchen Konsequenzen diese Gegebenheiten führen, wollen wir Ihnen diese anhand eines Praxisbeispiels noch greifbarer machen.
Praxisbeispiel: Der Automotive-Kunde und das Informationslabyrinth
In der schnelllebigen Welt der Automotive-Branche, wo der Wettbewerb hart und die Margen oft knapp sind, kann der Zugriff auf genaue und zeitnahe Informationen entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg sein.
Herausforderung 1: Zersplitterte Informationslandschaft
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Key Account Manager für einen großen Automobilhersteller. Sie haben tägliche Meetings, in denen Sie Daten aus verschiedenen Teams und Abteilungen benötigen. Doch anstatt eines zentralen Zugriffspunktes gibt es mehrere Teams, in denen Daten dupliziert und gespeichert werden. Es wird zur zeitaufwändigen Aufgabe, genau herauszufinden, welches Team die aktuellsten oder relevantesten Daten hat.
Herausforderung 2: Zugriffsbarrieren
In der Vorbereitung auf ein wichtiges Kundengespräch benötigen Sie den letzten Qualitätsbericht. Doch der Speicherort in Teams, in dem dieser Bericht gespeichert ist, ist für Sie nicht zugänglich. Der Administrator dieses Teams ist im Urlaub. Der Zeitdruck wächst, der Helpdesk ist überlastet und Sie sind auf die Hilfe von Kolleg:innen angewiesen, die möglicherweise ebenfalls keinen Zugang haben.
Herausforderung 3: Ineffiziente Strukturen
Da es keine Standardvorlagen gibt, verwendet jede Abteilung ihre eigenen Dokumentenstrukturen. Sie müssen sich ständig an verschiedene Ablagesysteme und Formate anpassen, was wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, die Sie besser für die Kundenbetreuung nutzen könnten.
Herausforderung 4: Namenskonventionen und Suche
Ein weiteres Problem sind die uneinheitlichen Namenskonventionen. Ein Dokument, das für Sie „Q4 Bericht – Nordamerika“ heißt, könnte in einem anderen Team „NA – Quartalsanalyse 4“ genannt werden. Diese Inkonsistenz macht es extrem mühsam, Dokumente zu suchen und zu finden. Die individuellen Dokumentstrukturen tun ihr Übriges dazu.
Die Lösung dieses Problems: Künstliche Intelligenz und Copilot werden die Suche nach Synonymen und verwandten Themen revolutionieren.
Herausforderung 5: Verknüpfungsdefizite
Während Sie sich auf Dynamics 365 verlassen, um einen Überblick über Kundeninteraktionen und -historie zu erhalten, gibt es immer wieder Aufgaben, die in irgendeinem Microsoft Teams Team im Planner erfasst wurden. So laufen Sie schnell ins Risiko von Fehlern und Auslassungen, weil Ihnen der Überblick fehlt.
Wie Sie sehen, können sich all diese Herausforderungen zu einem „Informationslabyrinth“ addieren, das es schwierig macht, schnell, effizient und informiert zu handeln. So stehen Sie beispielsweise gerade in der Preisverhandlung und Ihnen ist ein wichtiger Qualitätsvorfall aufgrund fehlender Berechtigungen entgangen. Sie treten in die Verhandlung ein und die erste Handlung des Kunden ist eine Rüge Ihrer bestehenden Leistungen. In einer Branche, in der der Erfolg oft von der Geschwindigkeit und Genauigkeit der Entscheidungsfindung abhängt, kann dies den Unterschied zwischen einem erfolgreich abgeschlossenen Geschäft und einem verpassten Geschäft bedeuten.
Lösungswege mit Power Platform und WorkspaceHub
Die vielfältigen Herausforderungen im täglichen Umgang mit Dynamics 365 und Microsoft 365 unterstreichen den Bedarf an effizienten Lösungen. Mit der Power Platform von Microsoft und unserem eigens entwickelten WorkspaceHub haben wir Werkzeuge zur Hand, die genau hier ansetzen.
Die Power Platform bietet von Haus aus das Potenzial, die zuvor skizzierten Probleme zu adressieren. In fachkundigen Händen können Sie mit der Power Platform eine ähnliche Lösung entwickeln wie wir mit unserem WorkspaceHub. Dabei war unser Antrieb, eine maßgeschneiderte Standardlösung für die speziellen Herausforderungen und Bedürfnisse unserer Kund:innen zu kreieren, ohne dass diese ständig in die Details der Power Platform eintauchen müssen.
Betrachten Sie nun mit uns die Lösungsansätze, die wir häufig für unsere Kundschaft implementieren und die auch Sie mit der Power Platform umsetzen können:
1. Ein zentraler Zugriffspunkt
Viele Unternehmen streben danach, die Fragmentierung von Daten zu minimieren. Hierbei sehen wir zwei zentrale Lösungsbestandteile:
- Durchgehende Verknüpfung der beiden Plattformen:
Sie müssen stets sicherstellen, dass sowohl aus Dynamics heraus die richtige(n) Microsoft Teams verknüpft sind. Gleichzeitig sollten Sie in Microsoft Teams sicherstellen, dass die richtige Dynamics Entität eingebunden ist. - Dashboards für Projekte, Opportunities, Accounts etc. für alle Mitarbeiter:
Durch die Einschränkung des Zugriffs auf Dynamics kann es unter Umständen sinnvoll sein Metadaten von Opportunities, Accounts etc. in einem separaten Dashboard (bspw. als separate Power App) sichtbar zu machen. Dies erlaubt es allen Stakeholdern sich einen schnellen Überblick sowohl über Dynamics Entitäten als auch Teams Räume zu verschaffen.
Praxistipp: In unserer WorkspaceHub Implementierung erlauben wir bewusst nur die Verknüpfung eines Microsoft Teams Team mit einer Dynamics Entität. Dazu haben wir in Dynamics die Standard Teams Integration ausgeblendet und durch einen eigenen Mechanismus ersetzt, der entweder ein Team erstellt, sofern noch keines existiert oder direkt das verknüpfte Microsoft Teams Team öffnet. So stellen wir sicher, dass es keinen Wildwuchs oder Inkonsistenzen gibt.
2. Intelligente Berechtigungsverwaltung
Das Fehlen von schnellen Berechtigungsentscheidungen kann Arbeitsprozesse erheblich verlangsamen. Hier setzen automatisierte Workflows an, die sicherstellen, dass Berechtigungsanfragen zeitnah bearbeitet werden, wodurch die Abhängigkeit von einzelnen Administratoren minimiert wird. Darüber hinaus ermöglichen rollenbasierte Berechtigungssysteme einen schnellen und flexiblen Zugriff auf benötigte Informationen.
Praxistipp: Mit der Power Plattform können Sie einfach auf Änderungen an einer Dynamics Entität reagieren und so Berechtigungsänderungen aus dem Team der Dynamics Entität schnell ins Microsoft Teams Team übertragen. Beachten Sie jedoch, dass Sie nicht blind die Microsoft Teams Team Members überschreiben, da im Teams Team oftmals ein erweiterter und manuell gepflegter Personenkreis Zugriff erhalten soll.
3. Vereinheitlichte Vorlagen
Einheitlichkeit und Struktur sind der Schlüssel zu einer effizienten Informationsverwaltung. Mit der Möglichkeit, standardisierte Vorlagen für verschiedene Abteilungen oder Prozesse zu nutzen, stellen wir sicher, dass jeder im Unternehmen von einer konsistenten und intuitiven Ablagestruktur profitiert.
Praxistipp: Der Spagat zwischen Standardisierung und Flexibilität ist in der Praxis oftmals komplexer als zunächst vermutet. Unsere Automotive Branchenlösung unterscheidet beispielsweise in folgende Fälle:
- Arbeit am Account: Vorlagen für Ordnerstrukturen, Planner Buckets und OneNote Notizbücher werden von uns geliefert und im Feinschliff auf das Unternehmen leicht angepasst.
- Arbeit an einer Opportunity: Wir empfehlen in der Regel hier ein leeres Teams Team. Dies begründet sich darin, dass hier zwischen “Sales internal documents” und “collaborative documents” unterschieden wird. Alle “Sales Internal Documents” werden über die SharePoint Integration von Dynamics abgelegt. Bei “Collaborative Documents” wird jedoch Kommunikation, erweiterte Zusammenarbeit und mehr Flexiblität in der Arbeit mit verschiedenen Teams gewünscht.
4. Zentralisierte Tool-Verwaltung
Das Chaos, das durch eine Überflutung von Tools entsteht, kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Hier empfehlen wir die Standardisierung der eingesetzt Lösungen. Automatisierte Workflows sorgen dann dafür, dass alle Mitarbeiter konsistent dieselben Tools für ähnliche Aufgaben nutzen.
5. Last, not least: Individuelle Anpassungen
Jedes Unternehmen ist einzigartig, und so sind auch seine Anforderungen. Unsere Lösungen ermöglichen es, spezifische Anforderungen und Prozesse rasch in funktionale Lösungen umzusetzen. Auf der anderen Seite gibt es in der Praxis jedoch kein Projekt, welches ausschließlich Branchentemplates nutzt. Trotz unserer Standardlösung müssen auch wir flexibel bleiben und können nicht alle Unternehmen in die gleiche Form pressen. Dies sollten auch Sie bei der Implementierung Ihrer Prozesse mit der Power Platform im Hinterkopf behalten.
Zusammenfassend bietet die Power Platform (und auch der WorkspaceHub) nicht nur Lösungen für die zuvor genannten Herausforderungen, sondern bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und so ihre Produktivität zu steigern. Mit dem klaren Ziel vor Augen, unsere Kunden bestmöglich zu unterstützen, haben wir Branchentemplates entwickelt, die die Integration von Dynamics 365 und Microsoft 365 zum Kinderspiel macht.
Schlussbetrachtung: Das Zusammenspiel von Dynamics 365 und Microsoft 365 im Unternehmenskontext
Im digitalen Zeitalter, wo Zusammenarbeit und Datenfluss im Mittelpunkt erfolgreicher Unternehmen stehen, ist die Integration von mächtigen Plattformen wie Dynamics 365 und Microsoft 365 von entscheidender Bedeutung. In unseren zwei Blogbeiträgen haben wir daher die Herausforderungen und die praktischen Lösungsansätze bei der Vereinigung dieser beiden Plattformen für Sie beleuchtet.
Die Herausforderungen sind vielfältig: Die Fragmentierung von Daten, unterschiedliche Berechtigungsmodelle und der Wildwuchs von Teams und Channels können die Effizienz beeinträchtigen und zu Inkonsistenzen führen. Dennoch sind es genau diese Probleme, die auch das enorme Potenzial einer erfolgreichen Integration offenbaren.
Der Mehrwehrt dieser Integration ist nicht zu unterschätzen. Ein integrierter Ansatz fördert die Zusammenarbeit, sorgt für klare Informationsflüsse und verbessert die Datenkonsistenz. Die Erkenntnisse daraus sind, dass die richtige Strategie und Implementierung zu gesteigerter Effizienz, besseren Kundenerlebnissen und letztlich zu einem Wettbewerbsvorteil führen kann.
Lösungsansätze sind das Herzstück der Überwindung dieser Herausforderungen. Ob es nun um einen zentralen Zugriffspunkt, intelligente Berechtigungsverwaltung oder vereinheitlichte Vorlagen geht, sowohl die Power Platform als auch Tools wie der WorkspaceHub bieten eine Fülle von Möglichkeiten. Sie erlauben es, maßgeschneiderte und standardisierte Lösungen zu entwickeln, um die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen zu erfüllen.
Abschließend zeigt sich, dass die Integration von Dynamics 365 und Microsoft 365 weit mehr als nur die Summe ihrer Teile ist. Sie repräsentiert eine synergetische Fusion, die, wenn sie richtig umgesetzt wird, Unternehmen in die Lage versetzt, ihre digitale Transformation zu beschleunigen und zu einem echten Marktführer in ihrem Segment zu werden. Diese Fusion ermöglicht es, proaktiver zu agieren, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren und ein kohärentes Erlebnis sowohl für ihre Mitarbeiter:innen als auch für ihre Kund:innen zu schaffen.
Die Balance zwischen der Individualität einer Organisation und den Vorteilen von Standardisierung und Automatisierung muss stets gewahrt bleiben. Während die Power Platform und Werkzeuge wie der WorkspaceHub die technischen Rahmenbedingungen bieten, liegt es an den Unternehmen selbst, diese Tools optimal zu nutzen und ihre Prozesse und Kulturen entsprechend anzupassen.
In der heutigen Geschäftswelt, in der Anpassungsfähigkeit und Schnelligkeit von entscheidender Bedeutung sind, stellt die nahtlose Integration von Dynamics 365 und Microsoft 365 einen entscheidenden Schritt dar, um in einem ständig wandelnden digitalen Ökosystem wettbewerbsfähig zu bleiben. Besonders im Hintergrund der anstehenden Integration von KI in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden durch Microsofts Copilot wird eine durchgängige Content Management Strategie essenziell: Denn um die vollen Potenziale von Copilot zu nutzen, sind effiziente Ablage- und Berechtigungsstrukturen laut Microsoft absolut notwendig.
