In der heutigen, digital getriebenen Geschäftswelt sind effiziente Collaboration-Tools und -Strategien entscheidend für den Erfolg. Wer könnte diese Notwendigkeit besser verstehen als die Nutzer:innen von Microsofts Vorzeige-Softwarelösungen: Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365. Beide Tools bieten ein enormes Potenzial für Unternehmen, jedoch wird dieses erst richtig ausgeschöpft, wenn die zwei Lösungen effektiv miteinander verknüpft werden!
In diesem Beitrag (Teil 1 der Reihe) gehen wir auf die Verknüpfung von Dynamics 365 und Microsoft Teams mit Bordmitteln ein. Im zweiten Teil unseres Leitfadens widmen wir uns den weiteren Potenzialen durch die Nutzung von Power Platform oder 3rd-Party-Lösungen.
Als einer der größten Microsoft Dynamics 365 Partner in Deutschland sowie Europa sind wir uns sicher: Wenn Sie unsere Tipps und Best Practices umsetzen, werden Sie nicht nur die Effizienz Ihrer derzeitigen Tools ohne Mehrkosten steigern, sondern auch die Grundlage für eine effiziente Nutzung von Microsoft 365 Copilot legen. Microsoft 365 Copilot nutzt große Sprachmodelle (z. B. ChatGPT), um in Echtzeit intelligente Unterstützung innerhalb von Microsoft 365-Apps wie Word und Teams zu bieten und so die Kreativität und Produktivität der Benutzer zu steigern. Um das Beste aus diesem fortschrittlichen KI-Tool herauszuholen, benötigt die KI strukturierte Daten, die eine solide Content Management Strategie liefert.
Das ist genau, wonach Sie gesucht haben? Dann sind Sie hier richtig. Bleiben Sie also dran und tauchen Sie mit uns tiefer in die Welt der Integration zwischen Dynamics 365 und Microsoft Teams ein.
Notwendige Lizenzen und Einstellungen
Um die in diesem Artikel vorgestellten Funktionen und Szenarien erfolgreich nutzen zu können, sind bestimmte Lizenzen und Konfigurationen erforderlich. Hier geben wir Ihnen einen kurzen Überblick:
1. Microsoft Dynamics 365:
- Microsoft Dynamics 365 Sales: Unser Fokus liegt auf Dynamics 365 Sales, aber die gleichen Prinzipien und Funktionen können auch in anderen Dynamics 365 CE-Bereichen wie Marketing oder Service angewendet werden.
- Lizenztypen: In unserem Szenario gehen wir von einer Dynamics 365 Sales Premium, Sales Enterprise oder Sales Professional Lizenz aus. Mit gewissen Einschränkungen kann auch die Dynamics 365 Team Member Lizenz genutzt werden.
- Team-Zugriff: Für den Zugriff auf den Dynamics-Tab in Microsoft Teams ist mindestens eine Microsoft Dynamics 365 Team Member Lizenz erforderlich. Ein häufiges Missverständnis hierbei: Diese Lizenz bezieht sich auf Dynamics und nicht auf Microsoft Teams selbst. Sie ist für jene gedacht, die Dynamics weniger aktiv nutzen, aber bestimmte Daten konsumieren.
2. Microsoft Teams:
- Lizenzierung: In unserem Szenario gehen wir davon aus, dass Nutzer:innen entweder mit Microsoft 365 oder Office 365 E3 bzw. E5 lizenziert sind.
- Teams Telefonie: Um die Telefonie-Integration von Microsoft Teams in Dynamics zu nutzen, benötigen Sie eine eingerichtete Microsoft Teams Telefonie. Dazu gehört die Teams Phone System Lizenz und ein Calling Plan. Alternativ kann auch ein Szenario mit einer eigenen PBX und entsprechenden Verträgen verwendet werden.
Wichtige Anmerkung: Ein häufig auftretendes Problem in der Integration von Dynamics in Teams ist die Einschränkung des Zugriffs auf den Dynamics-Tab. Dieser ist nur für jene Teams-Nutzer zugänglich, die auch eine Dynamics-Lizenz besitzen.
Herausforderungen in der plattformübergreifenden Zusammenarbeit: Dynamics 365 & Microsoft 365
Dynamics 365 und Microsoft 365 bieten Unternehmen erhebliche Effizienzgewinne. Dennoch konfrontieren wiederkehrende Herausforderungen viele Firmen, obwohl oft bereits Lösungstools von Microsoft vorhanden sind, die schlichtweg unbekannt bleiben.
Zu den wesentlichen Hürden, die wir in Kundenszenarien immer wieder sehen, gehören unter anderem:
- Integration und Automatisierung: Komplikationen in der Verknüpfung von Dynamics 365 und Microsoft 365, fehlende Automatisierungsmöglichkeiten (z. B. Anlage von Teams, Pflege von Berechtigungen, Erstellung von Ordnerstrukturen auf Basis von Vorlagen) und Integrationshürden mit Tools wie SharePoint, Planner und der Microsoft Teams Telefonie.
- Prozessoptimierung: Das Fehlen von standardisierten Prozessen an der Schnittstelle der beiden Plattformen, fehlende Namenskonventionen in Teams und ungenutzte Automatisierungspotenziale in Dynamics 365. Wann werden bspw. Dateien in SharePoint abgelegt, wann in einem Team?
- Transparenz und Kollaboration: Eingeschränkte Übersicht in Projekten aufgrund fehlender Berechtigungen bei allen Stakeholdern. Unklare Dokumentablagestrukturen bzw. stark unterschiedliche Ablagestrukturen von Projekt zu Projekt und begrenzter Einsatz von Kollaborationsfunktionen.
- Kommunikation mit dem Kunden: Zersplitterte und ineffiziente Interaktionen über unterschiedliche Tools hinweg. Oftmals Nutzung von E-Mail Anhängen statt Zusammenarbeit über Gäste in Teams oder fehlende Governance von Gast-Nutzern in Microsoft Teams.
- Content Management: Angesichts der immer komplexer werdenden Datenlandschaften haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, Inhalte effektiv zu organisieren, zu kuratieren und zugänglich zu machen. Dies wird durch die Einführung von Tools wie Microsoft Copilot noch kritischer, da ein optimiertes Content Management die Effizienz solcher Lösungen erheblich steigert.
Mit der Erkenntnis dieser Herausforderungen werfen wir nun einen Blick auf die Bordmittel von Microsoft, um diese in den Griff zu bekommen.
Bordmittel von Microsoft: Lösungen und Limitationen in Dynamics 365 & Microsoft 365
Die Kombination von Dynamics 365 und Microsoft 365 bietet zahlreiche integrierte Werkzeuge und Funktionen, die darauf abzielen, die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen und ihre möglichen Herausforderungen genauer an.
1. Integration und Automatisierung
Durch die Integration von Dynamics 365 und Microsoft 365 können Unternehmen viele manuelle Prozesse automatisieren. Dies bietet einen Mehrwert, da Arbeitsabläufe beschleunigt und Fehlerraten minimiert werden können.
- Automatische Dokumentenablage in SharePoint Online: In den meisten Unternehmen bereits vielfach im Einsatz ist die Ablage von Dokumenten aus Dynamics heraus direkt in SharePoint Online. Dabei werden automatisiert Datei-Strukturen auf Basis der CRM-Entitäten angelegt und Dokumente strukturiert. Herausforderung: Die Standard-Integration von SharePoint Online bietet nur eingeschränkte Funktionalitäten hinsichtlich Benennungen, Berechtigungsstrukturen und Ablagestrukturen.
- Dynamics 365 Connector für Microsoft Teams: Dieser ermöglicht die direkte Integration von Dynamics 365-Entitäten in Microsoft Teams, sodass Teams-Mitglieder schnell auf CRM-Daten zugreifen und diese bearbeiten können, ohne die Teams-Oberfläche zu verlassen. Herausforderung: Besitzt ein Teams-Nutzer keine Dynamics 365 Lizenz, so läuft er in eine Fehlermeldung.
2. Prozessoptimierung
Das Zusammenspiel von Dynamics 365 und Microsoft 365 ermöglicht eine Prozessoptimierung, die zur Einheitlichkeit beiträgt.
- Business Process Flows in Dynamics 365: Durch die Anpassung der Business Process Flows können Unternehmen Dynamics 365 an Ihre Standardprozesse anpassen. Im Rahmen dieser Prozesse können auch direkt Zusammenarbeitsszenarien abgebildet werden. Zum Beispiel können über weitere Flows Standard-Aufgaben in Planner erzeugt werden.
- Microsoft Power Automate aus End-User-Perspektive: Durch die Verwendung von Power Automate können Benutzer Workflows erstellen, um verschiedene Aspekte von Dynamics 365 und Microsoft 365 zu automatisieren. Zum Beispiel können Sie automatisch ein neues Team in Microsoft Teams erstellen, sobald ein neues Projekt in Dynamics 365 Sales initiiert wird. Herausforderung: Mit der Power Platform können sehr schnell einfache Integrationsszenarien abgebildet werden. Die meisten Prozesse in diesem Umfeld bedürfen jedoch eines umfangreicheren Requirements Engineerings, komplexerer Funktionalitäten (bspw. Vorlagen für Ordnerstrukturen) und der Ausführung außerhalb eines Nutzerkontexts.
3. Transparenz und Kollaboration
Die Verknüpfung von Dynamics 365 und Microsoft 365 fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz zwischen Abteilungen und Teams.
- Chat-Integration von Dynamics 365 mit Microsoft Teams: Anwender:innen können nahtlos aus Dynamics 365 in Microsoft Teams-Konversationen übergehen. Herausforderung: Teams-Gruppenchats führen oftmals zu Intransparenz im Falle von hinzukommenden oder wegfallenden Gruppenchat-Mitgliedern. Gleichzeitig ist der Lebenszyklus einer Chat-Gruppe oftmals deutlich kürzer als der einer CRM-Entität, aus der der Chat initiiert wird.
- Telefonie über Teams: Die Möglichkeit, Anrufe direkt aus Dynamics 365 über Microsoft Teams zu tätigen, beschleunigt die Kommunikation. Herausforderung: Die Integration befindet sich aktuell noch in der Beta und sowohl die Sprachqualität als auch der fehlerfreie Betrieb kann aktuell noch nicht gewährleistet werden.
- Transkription von Anrufen bei der Nutzung des Teams Dialers in Dynamics 365: Durch die Integration können Anrufe direkt über Microsoft Teams aus Dynamics 365 transkribiert werden. Gespräche werden so automatisch in Text umgewandelt und als Anrufnotiz hinterlegt. Herausforderung: Die Transkriptionsqualität kann variieren, es sind noch nicht alle Sprachen zur Transkription verfügbar und Datenschutzfragen müssen beachtet werden.
- Microsoft Teams als Dokumentenspeicherort in D365: Teams kann ebenfalls als Ort für Dokumente (Document Location) in Dynamics 365 festgelegt werden. Herausforderung: Dies kann zu unorganisierten Dokumentenablagen, sofern keine klaren Richtlinien zur Nutzung verschiedener Document Locations definiert wurden, führen.
Resümee und Ausblick:
Die Verschmelzung von Dynamics 365 und Microsoft 365 bildet eine mächtige Allianz, die die Art und Weise, wie Unternehmen operieren und kommunizieren, revolutionieren kann. Wie essenziell diese Integration ist, hat dieser Beitrag beleuchtet und zugleich die Herausforderungen und den Mehrwert aufgezeigt, den sie mit sich bringt.
Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Im zweiten Teil dieser kleinen Blogreihe werden wir uns tiefer mit der praktischen Seite der Integration befassen: Welche Herausforderungen treten in der Praxis auf? Welche Best Practices sollten Unternehmen befolgen? Und wie können offene Anforderungen der Fachabteilungen umgesetzt werden? Für alle, die daran interessiert sind, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und einen echten Wettbewerbsvorteil in der heutigen digitalen Ära zu erlangen, ist der zweite Teil dieses Beitrags ein absolutes Muss. Seien Sie dabei, wenn wir den Weg in eine effizientere und produktivere Geschäftswelt aufzeigen!
