Immer mehr Unternehmen entscheiden sich gegen ihre veraltete Festnetztelefonie und für den Wechsel zur Teams Telefonie. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: eine moderne Kommunikationsplattform, die sich nahtlos in Microsoft Teams integriert und dem Nutzer eine einheitliche Umgebung zur Kommunikation bietet. Allerdings sollte dieser Wechsel gut vorbereitet sein, da ansonsten viele Fallen auftreten können.
Planung und Vorbereitung der Migration zu Microsoft Teams Telefonie
Zu einer guten Migration gehört eine gute Planung und Vorbereitung. Zunächst sollten Sie erfassen, wie der bisherige Stand der aktuellen Infrastruktur ist: Welche Systeme werden genutzt? Welche Hardware/Software ist im Einsatz? Welche Funktionen werden von den Nutzern benötigt und welche sind sogar nicht mehr notwendig?
Auch sollten Sie definieren, welche Ziele mit dem Wechsel verfolgt werden. Ist es die Kostenersparnis gegenüber der bisherigen Lösung, die bessere Erreichbarkeit, modernere Funktionen – oder gar alle zusammen?
Die Anforderungen an die neue Lösung sollten ebenfalls klar aufgezählt werden, sodass eine Evaluierung vorher abgeschlossen werden kann.
Zuletzt sollten Sie alle Stakeholder beteiligen. Von der IT über das Management und natürlich zuletzt die Endanwender. Alle sollten mit der geplanten Migration einverstanden sein und ihren Input liefern, damit das Ergebnis für alle zufriedenstellend ist.
Technische Voraussetzungen und Netzwerkvorbereitung
Obwohl Teams mit ca. 100 Kb/s pro Kanal nur sehr wenig Bandbreite benötigt, sollte trotzdem gewährleistet sein, dass die Verbindung von Teams priorisiert wird. Seitens Microsoft gibt es hier klare Vorgaben, welche Ports priorisiert und idealerweise mit Quality of Service (QoS) beeinflusst werden sollten.
An dieser Stelle ist auch die Auswahl der Anbindung erforderlich. Soll es ein eigener SBC (Session Border Controller) werden oder doch lieber eine „Managed Variante“? Hier stehen von Microsoft direkt die Calling Plans (Lizenz mit integrierter Telefonie Funktion) zur Verfügung, welche jedoch einige Einschränkungen mit sich bringen, wie z.B. die Anbindung von externen Geräten, die nicht Teams-fähig sind.
Eine weitere Variante ist Operator Connect. Bei dieser beziehen Sie die Telefonie-Leistung direkt von Ihrem Provider, die Handhabung innerhalb Teams ist identisch mit den Calling Plans. Leider gibt es auch hier die Nachteile der Anbindung von externen Geräten, die ggf. der Provider mit einem Zusatzmodul lösen kann.
Als flexibelste Lösung bleibt ein Anbieter mit Direct Routing as a Service (DRaaS). DRaaS kombiniert die Vorteile eines eigenen SBCs mit den Vorteilen eines Managed Service. Sie kümmern sich um die Konfiguration in Teams, den Rest übernimmt der Dienstleister.
Wir als ORBIS bieten hierfür unsere Lösung ORBIS CallingONE an, mit der Sie ein „Rundum-sorglos-Paket“ erhalten. Wir stellen die Infrastruktur, Sie bringen Ihren favorisierten SIP-Trunk eines beliebigen Providers mit und wir kümmern uns um die Konfiguration. Auch eine Anbindung von SIP-fähigen Endgeräten ist kein Problem!
Integration in die bestehende IT-Landschaft
Die Anbindungsvariante ist ausgewählt, die Nutzer sind informiert, die Anforderungen sind klar – was passiert mit der alten Telefonanlage? Die Migration kann prinzipiell in zwei Schritten durchgeführt werden: phasenweise oder „Big Bang“.
Variante 1 bietet einen sanften Übergang, wobei man z.B. einzelne Nutzergruppen in die neue Lösung überführen kann, ohne direkt das komplette Unternehmen umzustellen. Allerdings entstehen hier Nebeneffekte (inkonsistente Präsenzinformationen, dynamisches Routing notwendig), die eine dauerhafte Hybrid-Stellung nicht empfehlenswert machen.
Mit Variante 2 wird die produktive Telefonie zum definierten Zeitpunkt komplett auf die neue Lösung umgestellt. Hier bedarf es einer intensiven Vorbereitung, um die möglichen Fehlerquellen so gering wie möglich zu halten. Nach der Migration entstehen aber keine unerwünschten Nebeneffekte, da alle Teilnehmer direkt im neuen System sind.
Typische Stolpersteine und deren Lösungsansätze
Während des Migrationsprozesses können diverse Probleme auftreten, die einen unerwünschten Nebeneffekt mit sich bringen. Eine gute Vorbereitung ist das A und O für die Migrationsphase und hilft Ihnen dabei, den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Wird ein Hybrid-Szenario angestrebt, sollte im Voraus die Anbindung der PBX (Private Branch Exchange, dt. Telefonanlage) ausgiebig getestet werden. Hier sind insbesondere Szenarien zu beachten, die nicht tagtäglich genutzt werden. Sei es eine Rufgruppe, die nur im Notfall genutzt wird oder eine Weiterleitung einer Rufnummer, die nicht täglich angerufen wird. Gerne werden hier Einstellungen übersehen, die weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen können.
Außerdem ist es empfehlenswert, den SIP-Trunk (digitale Telefonleitung) auf der zukünftigen Plattform zu terminieren. Dies erleichtert den späteren Wechsel von Teilnehmern zur neuen Lösung und den Rückbau der alten Lösung.
Gerne vergessen werden auch die Geräte, die „Mitläufer“ sind und nicht direkt einer Person zugeordnet sind: Fax, Türsprechstelle, Aufzug etc. Fax-Geräte sind gut über sogenannte SIP-ATAs (Analog Telephony Adapter) anzubinden, die das analoge Signal in ein digitales SIP-Signal umwandeln. Der ATA kann sich dann am Registrar des SBC anmelden, um so die Telefonie herzustellen. Gleiches gilt für die Türsprechstelle. Diese ist aber ggf. schon direkt SIP-fähig, sodass dort kein SIP-ATA notwendig ist.
Bei Aufzügen gilt besondere Vorsicht, da diese zum Bereich der kritischen Infrastruktur zählen. Hier sollte im Idealfall eine separate Telefonleitung nur für den Aufzug vorhanden sein, die auch eine Backupleitung, z.B. über Mobilfunk, beinhaltet. Muss der Aufzug zwingend mit der neuen Lösung betrieben werden, bietet sich hier ein SIP-ATA mit mindestens 2 LAN-Anschlüssen an, wobei diese dann an unterschiedlicher Infrastruktur angeschlossen werden sollten. Auch hier bietet sich ein Backup über Mobilfunk an.
Auch zu prüfen ist die Umsetzung der im Abschnitt „Technische Voraussetzungen und Netzwerkvorbereitung“ genannten Netzwerk- und QoS-Anpassungen. Funktioniert die Kategorisierung auf Netzwerkebene? Sind alle Firewall-Freigaben richtig gesetzt und aktiv? Sind noch Anpassungen notwendig?
Steht eine Rufnummernportierung zu einem neuen Provider an, sollte man den Zeitraum nach Möglichkeit so klein wie möglich halten. Eine frühzeitige Information an die Nutzer und auch externe Partner zu eventuell auftretenden Ausfällen ist essenziell! Am Tag der Umstellung sollte mit einem Wartungsfenster von 4-6 Stunden gerechnet werden, da die Routing-Informationen zur portierten Rufnummer eine Weile benötigen, bis jeder Provider diese erhalten hat.
Langfristige Wartung und Unterstützung nach der Migration
Nach der Migration ist die Arbeit noch nicht getan. Eine nachhaltige Betreuung und Wartung des Systems, sowie regelmäßige Updates und die Berücksichtigung neuer Microsoft-Teams-Funktionen sind für eine langfristige Nutzung essenziell.
Je nachdem für welche Anbindungsvariante Sie sich entschieden haben, ist ein Monitoring des SBCs eine gute Stelle, um die Anrufqualität sicherzustellen. Auch das Call Quality Dashboard im Teams Admin Center ermöglicht Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln.
Außerdem sollten die Endnutzer mit eingebunden werden. Durch regelmäßiges Feedback können weitere Verbesserungen implementiert und aufkommende Probleme schnell identifiziert werden.
So gelingt die Migration zu Microsoft Teams Telefonie – ein Fazit
Mit einer gründlichen Planung und einem Fokus auf technischen Details können Sie die Herausforderungen der Migration zu Microsoft Teams Telefonie ganz einfach meistern und eine nahtlose, moderne Kommunikationslösung etablieren. Wichtig ist es, alle Punkte zu beleuchten und auch Randszenarien, die nicht täglich im Gebrauch sind, sauber in die neue Lösung zu überführen. Dann steht einem guten Übergang und einer positiven Nutzererfahrung nichts im Wege!
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