ORBIS berät unzählige Unternehmen dabei, wie Sie den Modern Workplace am besten bei sich umsetzen können. Doch wie würden wir selbst für unser Office dabei vorgehen? Und welche Überlegungen müssten dabei in Betracht gezogen werden? Genau das gibt es für Sie in diesem Erfahrungsbericht in sechs Punkten zusammengefasst, denn die ORBIS Schweiz AG hat vor kurzem ihr neues Büro in Baar bezogen – natürlich komplett auf New Work ausgerichtet.
Am 23. September 2022 war es endlich so weit: Wir sind in unser neues Arbeits-Zuhause eingezogen und fühlen uns hier bereits sehr wohl. Dass dieser Übergang so problemlos funktioniert hat, liegt vor allem daran, dass wir uns das letzte Jahr lang tausende von Gedanken gemacht, unzählige Studien und Artikel gelesen, Musterbeispiele angeschaut und unsere Kreativität gefordert haben.
Gerne möchten wir daher unsere Erfahrungen zu verschiedenen Aspekten mit Ihnen teilen – unsere 6 wichtigsten Überlegungen für einen Modern Workplace:
1. Welche verschiedenen Zonen wollen wir im Office schaffen?
Unser Anspruch an unser neues Office war, dass es verschieden Zonen gibt. So sollte ruhiges Arbeiten, Teamarbeit und kreative Arbeit immer möglich sein und auch Begegnungs- und Rückzugsorte nicht zu kurz kommen. Zugleich war eines der wichtigsten Kriterien, dass wir den klassischen Office Charakter rausbekommen wollten. Wie wir das gelöst haben?
Wir haben sehr zentral und als Eye Catcher einen großen Lounge-Bereich mit offener Küche, Esstischen, Sofa und einigen Gadgets eingerichtet. Ziel war es hierbei, eine Begegnungszone inmitten unserer neuen Offices zu schaffen. Denn wer kennt es nicht – der Küchentisch ist zuhause Zentrum des Lebens und die besten Gespräche finden sowieso in der Küche statt.
Wir fokussierten uns zudem bei der Möbelwahl darauf, flexible Elemente einzusetzen und dennoch einen Wohnzimmer Charakter zu schaffen. Der Küchentisch als zentrales Element ist eine Spezialanfertigung aus Altholz und lädt zum Verweilen, Austauschen, und in Erinnerungen schwelgen ein.
Unser Fazit: Bereits am ersten Tag im neuen Office arbeiteten ORBISianer:innen von sich aus am Küchentisch. Und in den folgenden Wochen wurde der Bereich auch schon für unzählige interne und externe Begegnungen, kurze Austausche, gemeinsame Mittagessen, Kaffeegespräche und einige Apéros genutzt.
2. Wie soll ein moderner Arbeitsplatz bei uns aussehen?
Keine fest zugeteilten Arbeitsplätze mehr zu haben war für uns alle – wirklich alle – bereits Normalität. In der Vergangenheit waren jedoch unsere Tische identisch ausgestattet. Seit Corona haben sich nun viele von uns an ein bestimmtes „Lieblings-Setup“ vom Homeoffice gewöhnt. Dies wollten wir auch im neuen Office leben, denn wir glauben fest daran, dass es sich mit einem bevorzugten Setup besser, lieber und effizienter arbeiten lässt. Wer bereits einmal mit einem Curved gearbeitet hat, weiß wovon wir sprechen – man mag sie oder nicht. Deswegen bieten wir jetzt verschiedenen Optionen an, denn jeder soll die Wahl haben. Es gibt somit Arbeitsplätze mit
- Curved Monitoren oder
- einem großen Flat Screen oder
- zwei kleineren Flat Screens.
All diese neuen Screens verfügen dabei nur noch über ein USB C Kabel, mit welchem sowohl die Bildübertragung an den Monitor stattfindet, der Laptop direkt geladen wird und auch LAN zur Verfügung steht. Und die Docking Stations? Die sind weg, gleich wie der Kabelsalat!
Aber das war noch nicht alles: 65 % unserer Arbeitsplätze sind mit höhenverstellbaren Tischen ausgestattet und die restlichen 35 % verfügen über reguläre Tische, welche wir mit aus dem alten Office mitgenommen haben. Unabhängig davon hat jeder dieser Tische eine eigene Energie Pyramide mit USB, USB C und normalem Stromanschluss.
Unser Fazit? Würden wir genau so wieder machen.
3. Wie suchen sich Mitarbeiter:innen ihren Platz aus?
Was als Tracing- und Office-Kapazitäts-App während der Pandemie lanciert wurde, hat sich bei uns langfristig etabliert. Was das bedeutet? Schon im vorherigen Office haben wir den Tag, an dem wir vor Ort sein würden, auf einer Power App gebucht. Jetzt buchen wir aber nicht mehr nur einen Office-Tag, sondern reservieren uns gleich noch einen bestimmten Arbeitsplatz am jeweiligen Tag dazu. Dies funktioniert auch dank einer Karten-Funktion unglaublich gut. Natürlich haben wir hierzu unsere vorgängige Power App komplett neu gebaut und das gleich als Anlass genommen, um zu schauen, wie schön und performant denn Power Apps ausgestaltet werden können.
Unser Fazit: Dank des Design Driven Ansatzes (zuerst das Design, dann die Umsetzung) lieben wir unsere neue App. Sie ist einfach, läuft stabil und sieht schön aus. Wir sind bereits am Planen der nächsten Funktionen!
4. Welche Möglichkeiten gibt es für hybrides Arbeiten?
Wir haben uns für Teams Room Devices in den Sitzungszimmern entschieden, welche das hybride Arbeiten ideal unterstützen und ein Meetingraum wurde zusätzlich mit einer Whiteboard Kamera ausgestattet. Unserer Meinung nach muss es nämlich jederzeit möglich sein, Meetings effizient mit Teilnehmer:innen an unterschiedlichen Standorten abhalten zu können. Gute Kameras, Mikrofone, Lautsprecher etc. sind dazu einfach ein Muss.
Unser Fazit: Wir arbeiten bereits in allen Meetingräumen und die Akustik ist sehr gut. Teilweise kämpfen wir aber noch etwas mit den Energie-Sparoptionen. Die Geräte starten teilweise am Morgen deswegen nicht mehr richtig und müssen nochmals durchgestartet werden. Ansonsten sind wir happy.
5. Wie können wir Kreativität fördern?
Ja, wir haben einen Kreativraum, der bei uns InnoSpace heißt. Genau genommen haben wir uns nämlich schon lange einen physischen Raum für kreativ-Sessions gewünscht, denn wir lieben die kreative Arbeit einfach. Einen Ort, an welchem innovative Ideen generiert, Konzepte besprochen, Designs skizziert und Architekturen visualisiert werden können. Und diesen haben wir nun endlich bekommen, selbst wenn wir bezüglich Sitzmöglichkeiten noch etwas in der Findungsphase sind.
Und ansonsten? Sind wir sehr zufrieden mit der Wahl der Möbel und der Einrichtung. Unsere Wald-Insel inmitten des Raumes hat uns zwar am Anfang gestört, mittlerweile lieben wir es jedoch, wenn wir vor lauter Bäumen die Whiteboards nicht mehr sehen.
6. Und was passiert mit dem Serverraum?
Wir hatten eigentlich einen kleinen Server Rack bestellt, doch anscheinend ist dies bei einem Office-Neubau nicht, bzw. noch nicht Standard, sodass wir am Ende einen Großen bekommen haben. So hätten wir jetzt noch einiges an Platz für mehr Blech, sind jedoch unglaublich froh, dass wir fast alle Systeme in der Cloud betreiben können, was den Umzug auch massiv erleichterte.
Und: Wir waren zu jeder Zeit online.
Für uns waren diese sechs Überlegungen entscheidend, um einen Modern Workplace zu gestalten, der auch von allen Mitarbeiter:innen gut angenommen wird und nicht nur theoretisch ideal ist. Rückblickend hat sich vor allem die ganze Vorbereitungsarbeit gelohnt, selbst, wenn es zu diesem Zeitpunkt noch kaum greifbar war. Dennoch würden wir es wieder so machen und eines ist sowieso klar: Ideen für kleine Verbesserungen kommen, wie bei so vielem, mit der Nutzung!
