Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist mit Herausforderungen gespickt und um ihn mit Erfolg zu meistern, ist eine optimale Vorbereitung unverzichtbar. Von hoher Bedeutung sind unter anderem die Wahl der richtigen Methode (Greenfield, Brownfield, Selective-Data-Transition) und ein strukturiertes Vorgehen von der Ist-Analyse bis zur Festlegung der Roadmap für die Transition.
Die richtige Methode für den Weg zu SAP S/4HANA finden
Um den Wechsel auf SAP S/4HANA erfolgreich zu meistern, sollte man sich beizeiten um das „Wie“ kümmern, da gleich mehrere Wege zur neuen ERP-Suite von SAP führen: der Brownfield-Ansatz, also die System Conversion, die vollständige Neuimplementierung nach dem Greenfield-Ansatz oder die Selective-Data-Transition. Letztere kombiniert die Vorteile des Greenfield- und des Brownfield-Ansatzes. Welche Methode die richtige ist, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.
Für wen eignet sich die Greenfield-Implementierung?
Will eine Organisation ihre Geschäftsprozesse grundlegend überarbeiten oder eine Multi-ERP-Umgebung (SAP/Non SAP) ersetzen und von den Verbesserungen und Best Practices von SAP S/4HANA profitieren, kann eine Greenfield-Implementierung den Weg für diese Neugestaltung ebnen. Für Unternehmen, die bislang keine SAP-Software einsetzen, kommt ausschließlich die Implementierung auf der grünen Wiese in Frage.
Der komplette Neuaufbau der SAP Landschaft geschieht für gewöhnlich auf Basis vorkonfigurierter Best-Practices-Lösungspakete und somit nah am SAP-Standard. Das hat den Vorteil, dass sich die in SAP S/4HANA enthaltenen Innovationen sofort nutzen lassen. Da die Inbetriebnahme von SAP S/4HANA schrittweise erfolgt, sind „alte“ SAP- und Nicht-SAP-Systeme und neue ERP-Suite eine Zeit lang parallel zu betreiben. Der Greenfield-Ansatz gestaltet sich dadurch in der Regel aufwendiger und komplexer als eine System Conversion à la Brownfield.
Wann ist die System Conversion das Mittel der Wahl?
Bei der Systemkonvertierung wird die vorhandene SAP-ERP- (SAP-ECC-) bzw. SAP-Business-Suite-Instanz im Prinzip eins zu eins, also inklusive weiterhin benötigter Daten, Add-ons, Eigenentwicklungen und Erweiterungen auf SAP S/4HANA migriert. Der Umstieg erfolgt in einem Big Bang und es wird nur eine Downtime benötigt. Um diese möglichst kurz zu halten, empfiehlt es sich, die Migration abgekoppelt vom laufenden Betrieb vorab in einer Sandbox auf Herz und Nieren zu testen.
Die System Conversion gilt als Mittel der Wahl, wenn ein Unternehmen mit den bewährten Prozessen seines bisherigen SAP-Systems zufrieden ist und individuelle Anpassungen und Erweiterungen behalten will, die als geschäfts- und wettbewerbskritisch eingestuft werden. Bei dieser Methode liegt der Fokus nicht in erster Linie auf Innovationsprojekten, sondern im Sinne einer Lean Conversion auf dem zügigen und sicheren Umstieg mit Custom-Code-Check, Modifikationsabgleich und Prüfung von Codeanpassungen an Eigenentwicklungen und Add-ons gegen die SAP Simplification List. Wer sich für die System Conversion entscheidet, muss sich jedoch im Klaren darüber sein, dass der Wechsel auf die Public-Cloud-Version von SAP S/4HANA ausgeschlossen ist.
Die Systemkonvertierung, für die sich laut DSAG-Investitionsreport 2022 die Mehrheit der SAP-Kunden entscheiden, ist zudem an bestimmte technische Voraussetzungen geknüpft. Das neueste Enhancement Package (EhP) muss eingespielt sein, die Umstellung auf Unicode und den zentralen Geschäftspartner (SAP Business Partner) vollzogen sein und das eingesetzte SAP-System auf die SAP-HANA-Datenbank umgestellt sein.
Selective-Data-Transition kombiniert Greenfield und Brownfield
Die Selective-Data-Transition kombiniert als Mischform die Vorteile der Greenfield-Methode und der System Conversion à la Brownfield. Sie ermöglicht eine Selektion der SAP-Prozesse, (historische) Daten und SAP-Organisationseinheiten (z.B. Vertriebs- oder Marketingabteilung), die nach SAP S/4HANA migriert werden, und gleichzeitig die Implementierung neuer ERP-Funktionen.
Die Selective-Data-Transition unterstützt aber auch die Zusammenführung von SAP-Systemen (SAP Merge) im Rahmen einer Unternehmensfusion (Mergers & Acquisitions, M&A) oder internen Reorganisation, und umgekehrt die SAP-Systemtrennung bei einem Carve-out oder Buy-out.
Optimal vorbereitet – 4 Schritte für die erfolgreiche S/4HANA-Transformation
Unabhängig davon, welchen Ansatz ein Unternehmen wählt (Greenfield, Brownfield, Selective-Data-Transition), hält der Umstieg auf SAP S/4HANA nicht zuletzt wegen umfangreicher Eingriffe in das bestehende SAP-Betriebskonzept zahlreiche Herausforderungen bereit.
Wichtige Voraussetzungen, die damit verbundenen Anforderungen zu meistern und die Transition erfolgreich zu vollziehen, sind eine optimale Vorbereitung und ein strukturiertes Vorgehen
Diese umfassen im Wesentlichen folgende vier Schritte:
Schritt 1: Ist-Analyse
In einem allerersten Schritt erfolgt die Bestandsaufnahme und Bewertung des aktuellen SAP-Betriebskonzepts, um einen detaillierten Überblick über alle Bereiche der aktuellen SAP Landschaft zu erhalten.
Schritt 2: Readiness Check
Er ermittelt durch die umfassende Analyse, ob Prozesse, Custom Code, Schnittstellen, Daten und IT-Infrastrukturkomponenten der aktuellen SAP-Installation in SAP S/4HANA übernommen werden können, entsprechend anzupassen sind (Stichwort Vereinfachungselemente), nicht mehr benötigt werden oder zu ersetzen sind.
Schritt 3: Erarbeitung der Transformationsoption
Die Ist-Analyse und die Ergebnisse des Readiness Checks bilden den Ausgangspunkt für die Erarbeitung eines maßgeschneiderten Konzepts für SAP S/4HANA, das alle Szenarien moderner IT-Landschaften berücksichtigt.
Schritt 4: Transformation
Sind sämtliche Vorarbeiten erledigt, zu denen auch die Erstellung eines „Big Picture“ der zukünftigen Prozess- und Systemlandschaft zählt, steht dem Umstieg auf SAP S/4HANA nichts mehr im Weg. Auf dieser Grundlage erfolgt dann die Planung und Festlegung einer genauen Roadmap für die Transition inklusive aller Teilprojekte.
Fazit
Die zahlreichen Herausforderungen und Veränderungen, denen sich Unternehmen beim SAP-S/4HANA-Umstieg und somit auch bei der Umsetzung ihrer digitalen Transformationsagenda gegenübersehen, erfordern ein breit gefächertes Know-how, das intern nicht immer vorhanden ist. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, einen erfahrenen IT-Partner hinzuzuziehen, der die nötige Beratungs-, Prozess-, und Technologiekompetenz mitbringt und die SAP-S/4HANA-Transition als Trusted Advisor mit Rat und Tat begleitet.
