Agiles Change Management & Heldenreise im Storytelling für einen erfolgreichen Intranet Relaunch bei Wintershall Dea

Wintershall Dea*, ein deutscher Gas- und Ölproduzent, entstand 2019 durch die Fusion der Wintershall und der DEA Deutsche Erdöl. Das Unternehmen ist in 13 Ländern im Bereich Exploration und Produktion von Erdgas und Erdöl tätig. Nach dem Zusammenschluss musste der Intranet Go-Live schnell gehen: Alle Mitarbeiter:innen weltweit sollten schnell in die interne Kommunikation eingebunden werden. Dabei gab es viele Kompromisse. Folglich war es an der Zeit, das Intranet neu und mit Fokus auf gute User Experience zu gestalten.

Die Entscheidung war gefallen das Intranet komplett auf SharePoint Online aufzusetzen und den bisherigen Drittanbieter abzulösen, der technisch nicht mehr weiterentwickelt wurde. Die Umstellung spart nicht nur jährlich Lizenzkosten, sondern vereinfacht auch die IT-Landschaft. SharePoint Online überzeugt zudem durch weitere Features, wie einer modernen Benutzererfahrung, einer integrierten Suchfunktion, Zielgruppenfokussierung, Analytics oder einer Power App Integration.

Klar strukturiert und auf das Wesentliche beschränkt – so sieht die Startseite des neuen Intranets aus. Nutzer:innen finden alles Relevante auf einen Blick: Nachrichten, Fokusthemen und Kalendereinträge. Auch die Communities sind nur einen Klick entfernt. Der Einstieg ins Intranet erfolgt direkt aus Microsoft Teams heraus – der Plattform für Kommunikation und Employee Engagement. Neuigkeiten sind besser strukturiert und Wichtiges direkt erkennbar. Ein zusätzliches Plus: SharePoint-Seiten lassen sich favorisieren und ermöglichen so eine persönliche Gestaltung des Nachrichtenbereichs auf der Startseite. Nutzer:innen erhalten genau die Informationen, die für sie relevant sind.

Neben einer neuen Startseite ist auch die Navigation von Grund auf neu durchdacht. Anders als bisher ist das neue Intranet nach Themengebieten und Services aufgebaut, statt nach Organisationseinheiten und Abteilungen. Der Aufbau orientiert sich nun an den Lesenden und nicht mehr an den Sendern. Wer nach IT- oder HR-Themen schaut, wird schnell fündig. Ebenso sind die einzelnen Landesgesellschaften mit eigenen Länderhubs vertreten, um lokalen Redakteuren und News eine eigene Kommunikationsplattform zu bieten, die in das globale Intranet integriert sind. Eine intelligente Suchfunktion rundet alles ab. Egal ob Nachrichten, Personen, Dokumente oder mehr, die in SharePoint Online integrierte Suche ist mächtig und vollumfänglich. So finden Nutzer:innen schnell relevante Inhalte – eine Herausforderung im alten Intranet ist nun endlich gelöst.

Die Ergebnisse einer großangelegten Umfrage haben den Status quo und den Funktionsumfang des aktuellen Intranets bewertet sowie Wünsche und Erwartungen an den Relaunch gerichtet. Das Feedback der Mitarbeiter:innen wurde somit direkt von Beginn an mit einbezogen. Durch die agile Entwicklung in Sprints konnte jederzeit eine Review stattfinden und durch User Acceptance Tests optimiert werden. Neben breit angelegten Feedbackmöglichkeiten für die gesamte Belegschaft, war es vor allem die speziell gegründete Creator Community, die wertvolle Erkenntnisse und Entwicklungen zum Relaunch beigetragen hat. Diese war ähnlich zu einer Key User Gruppe aufgebaut: Mitarbeiter:innen aus allen Landesgesellschaften konnten sich bewerben, das Projektteam aktiv in Workshops während der gesamten Projektphase hinweg zu unterstützen, Feedback zu geben, vorab Umsetzungen zu reviewen und zu optimieren. Dies stellte sicher, immer nutzerzentriert zu arbeiten und gemeinsam mit Kolleg:innen das neue Intranet zu gestalten. Dabei ging es jedoch nicht nur um eine Zusammenarbeit mit dem Projektteam, sondern auch um den Gedanken der Multiplikatoren. Die Creator Gruppe kommunizierte die Vision, Ziele und Meilensteine an ihre Kolleg:innen und weckte so Neugierde. Durch eine aktive Beteiligung und Mitentwicklung wurde letztlich auch die Akzeptanz gesichert und Vorfreude geschaffen – ein elementarer Bestandteil des Change Ansatzes des Projektteams.

Neben der direkten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen gab es viele weitere Informations- und Kommunikationspunkte zwischen Projektteam und Belegschaft. Eine kommunikative Herausforderung im Projekt war, dass Mitarbeiter:innen bei Wintershall Dea weltweit nicht nur in unterschiedlichen Kulturen beheimatet, sondern auch in sehr unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern aktiv sind.

Eine großangelegte Kommunikationskampagne umspannte das gesamte Projekt von Anfang bis Ende. Wichtig war es, stets alle Kolleg:innen zielgruppengerecht abzuholen und unterschiedliche Ebenen und Formate zu berücksichtigen. Neben rein informativer Kommunikation spielte die emotional-kreative Kommunikation eine große Rolle. Dafür wurden digitale Avatare entwickelt. Stellvertretend für die Belegschaft und deren Bedürfnisse waren sie Teil eines durchgehenden Storytellings auf Basis der Heldenreise und erlebten am Ende gemeinsam mit den Kolleg:innen den großen Erfolg des Go-Lives.

Elementar war es, alle Kolleg:innen vor, während und nach Go-Live des neuen Intranets zu unterstützen. Hierzu wurde ein auf alle Zielgruppen abgestimmtes Schulungskonzept entwickelt. Intranet Redakteure und Community Manager erhielten spezielle Schulungen, um sie auf die neue Rolle vorzubereiten und den Umgang mit der neuen technologischen Basis zu trainieren. Für alle Kolleg:innen gab es persönliche und digitale Informationsveranstaltungen und multimedialer E-Learning Content. Abgerundet wurde das Angebot durch zentrale Hilfeseiten im neuen Intranet mit FAQs, Videos, Tutorials und einer Support Community und natürlich auch viel Unterstützung durch die Creator Gruppe.

Nach einer aktiven Projektdauer von einem Jahr ist das neue Portal im Dezember 2023 live gegangen.

Gearbeitet und geplant wurde in agilen Sprints, ergänzt durch regelmäßige Retros, Feedbackschleifen und weitere Formate wie Vor-Ort-Workshops, Community Treffen und Projektarbeit in Microsoft Teams. Die Begeisterung der Kolleg:innen für das neue Intranet spiegelte sich auch in ersten Auswertungen der Zugriffszahlen wider: ein gesteigerter Zugriff auf die einzelnen Seiten, Neugründungen von Social Communities und eine rege Pflege der Office Profile unterstreichen die erfolgreiche Nutzerakzeptanz. Annika Linke fasst zusammen „Der Einsatz unserer Kolleginnen weltweit hat mich begeistert – so viel Vorfreude und Engagement haben das Intranet zu dem gemacht, was es ist, und wir haben unsere Vision erfüllt. Es ist ein Intranet von Kolleg:innen für Kolleg:innen geworden.“

*Zusatz: Am 3. September 2024 wurde das E&P-Geschäft ohne Russland-Bezug von Wintershall Dea an Harbour Energy plc übertragen.