Cloud-first-Ansatz mit Microsoft Dynamics 365: Hirschvogel Group bringt Sales-Prozesse in die Cloud

Das Unternehmen mit Stammsitz in Denklingen in Oberbayern zählt da, wo es um die Massivumformung und die Weiterveredelung von Stahl und Aluminium geht, zu den größten Automobilzulieferern weltweit. Als Entwicklungspartner und Fertigungsspezialist für die Autoindustrie beherrscht es sämtliche gängige Produktionsverfahren der Massivumformung.

2022 erzielte die Hirschvogel Group an neun Ferti­gungsstandorten in Europa (darunter drei in Deutsch­land), Asien und Amerika mit rund 6.300 Mitarbei­tenden einen Umsatz von 1,4 Milliarden Euro. Die führende Position am Markt sichert sie sich seit jeher durch eine hohe Produktqualität, den Einsatz mo­dernster Fertigungstechnologien und – getreu dem Motto „Traditionally innovative“ – durch Produkt- und Prozessinnovationen. Mit der Fokussierung auf das Geschäft mit CO2-freien Mobilitätskonzepten, Stichwort Green Business, und der Gründung des Geschäftsbereichs Bike und Mikromobilität sind auch die Weichen für den zukünftigen wirtschaftlichen Er­folg und weiteres Wachstum gestellt.

Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der Unternehmensgruppe ist die Erhöhung des Digitalisierungsgrades der Geschäftsprozesse auf Grundlage einer modernen, skalierbaren, leistungsstarken und kosten-effizienten IT-Landschaft.

„Dieses Ziel lässt sich aus unserer Sicht am besten durch eine Cloud-first-Strategie erreichen. Wir streben daher den Einsatz von SaaS-Lösungen an, vorausgesetzt sie erfüllen unsere Anforderungen und bieten einen Mehrwert“, sagt Manuel Schleich, Head of IT Business Services bei der Hirschvogel Group.

Mit der Implementierung der CRM-Cloud-Plattform Microsoft Dynamics 365, die eine veraltete On-Premises-Installation von Microsoft Dynamics CRM in der Vertriebsorganisation ersetzt, ist hierbei ein wichtiger Meilenstein erreicht.

„Das Cloud-CRM bietet eine schlanke IT-Architektur, ermöglicht durchgängige Sales-Prozesse ohne System- und Medienbrüche und überzeugt durch seine Usability“, erläutert Mariel Klein, IT Inhouse Consultant und Project Lead bei der Hirschvogel Group.

Die rund 550 CRM-User weltweit profitieren bereits von der Cloud-Lösung, vor allem im Angebotsprozess im Rahmen von Kundenanfragen (Request for Quotation, RFQ), bei der Verwaltung von Dokumenten und beim Reporting.

Die Ergebnisse der wöchentlichen RFQ-Meetings, bei denen festgelegt wird, für welche Kundenanfragen ein Angebot erstellt wird, erfasst man heute in einer eigens entwickelten App, die sich nahtlos in das Cloud-CRM integriert. Dadurch sind die Ergebnisse direkt im CRM verfügbar, das wiederum über eine Schnittstelle mit einer Kalkulationssoftware vernetzt ist, wo die Angebotskalkulation erfolgt.

Auch die Verwaltung der im Zuge des Angebotsprozesses erstellten Dokumente gestaltet sich einfacher und effizienter, seitdem die Hirschvogel Group vom SAP-Dokumentenverwaltungssystem (DVS) auf Microsoft SharePoint umgerüstet hat: Die Dokumente werden jetzt vom Cloud-CRM direkt an SharePoint übergeben und nicht mehr via IDoc-Schnittstelle und zwischengeschaltetem Microsoft BizTalk Server umständlich zwischen CRM und DVS ausgetauscht.

Für einen klaren Blick auf das Geschäft sorgt die Ana­lyselösung Microsoft Power BI, die die notwendigen KPI-Berichte mit einem Mausklick bereitstellt. Das Cloud-CRM ermöglicht eine direkte Integration der Berichte in das CRM. Das ermöglicht fundierte und auch schnellere Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen.

Vertriebsbezogene Daten werden über die Standorte hinweg zentral in der Azure Cloud zusammengeführt und verwaltet, so dass jeder CRM-User rund um die Uhr darauf zugreifen kann. Sollte das Cloud-CRM an einem Standort zum Beispiel wegen eines Stromausfalls eine Zeit lang einmal nicht verfügbar sein, können die anderen Standorte trotzdem reibungslos weiterarbeiten.

Der SaaS-Cloud-Betrieb entlastet auch die interne IT. Sie muss sich weder um den Aufbau, den Betrieb oder die Wartung einer IT-Infrastruktur kümmern noch um das Einspielen von Updates und neuen Funktionen und auch keine zeit- und kostenintensiven Releasewechsel planen und durchführen. Anders als das alte On-Premises-CRM ist die Cloud-Lösung stets auf dem aktuellen Stand der Technik, da Microsoft neue Funktionen und Upgrades in relativ kurzen Intervallen bereitstellt, Stichwort Evergreen-IT.

Um all die Herausforderungen zu bewältigen, die mit der Einführung der Cloud-Software verknüpft waren, suchten die Verantwortlichen nach einem geeigneten IT-Partner. Sie fanden ihn in der ORBIS SE, die durch ihr Know-how in Bezug auf Sales-Prozesse in der Automobilzulieferindustrie als auch in puncto Microsoft Dynamics 365 überzeugte. Da die Hirschvogel Group mit dem international tätigen IT-Dienstleister schon seit Jahren im Microsoft-CRM-Bereich zusammenarbeitet, ist er auch mit den Prozessen im Unternehmen vertraut.

Die eingespielte, partnerschaftliche Zusammenarbeit sowie der Einsatz von DevOps-Methoden trugen maßgeblich dazu bei, dass die Einführung des Cloud-CRM trotz einer „sportlichen“ Zeitvorgabe termingerecht abgeschlossen werden konnte.

„Der hohe Termindruck resultierte daraus, dass das Cloud-CRM in Betrieb gehen musste, bevor die System Conversion von SAP ECC 6.0 auf die ERP-Suite SAP S/4HANA beendet und ihr Go-live im Mai dieses Jahres erfolgt war“, verdeutlicht Mariel Klein.

Zu den Herausforderungen zählte etwa die Umstellung der zahlreichen Plug-ins, die für spezielle Prozessanforderungen benötigt werden, oder die Umsetzung des Business Partners aus SAP S/4HANA im Cloud-CRM per Mapping inklusive der Verlagerung der Anlage von Kundendaten vom CRM in das ERP. Eine wichtige Voraussetzung für durchgängige Sales-Prozesse war neben der Vernetzung des CRM mit der EPC-Software auch die Übertragung von Daten aus dem ERP in Microsoft Dynamics 365, die die ORBIS-Experten mit der Lösung ORBIS IntegrationONE ermöglichten.

Manuel Schleich zieht ein positives Fazit:

Selbstredend wird die CRM-Landschaft laufend op­timiert. In Zukunft sollen die komplexen RFQ-An­gebote mit ihren umfangreichen Preistabellen im Add-on dox42, das sich nahtlos in das Cloud-CRM in­tegriert, weitgehend automatisiert und ansprechend visualisiert im eigenen Corporate Design erstellt wer­den. Der Proof of Concept (PoC) ist bereits mit Erfolg absolviert. Und der Aufbau eines zentralen Power BI Dataset soll den CRM-Usern zukünftig Abfragen und Analysen einfach per BI Self-Services ermöglichen.