Mit dem ORBIS PCC statt Excel: DENIOS integriert Herstellkostenkalkulation in SAP und optimiert den Angebotsprozess

Die DENIOS SE führt die Herstellkostenkalkulation im Bereich Engineered Solutions mit dem ORBIS Product Cost Calculator (ORBIS PCC) integriert in SAP ECC und seit Kurzem auch durchgängig in SAP S/4HANA durch. Die Anpassungen am ORBIS PCC beim Wechsel auf SAP S/4HANA waren schnell erledigt. Die Kalkulation variantenreicher Produkte und Systeme zur Gefahrstofflagerung oder zur Luft und Reinigungstechnik erfolgt damit auf einer einheitlichen Datenbasis und sehr effizient und transparent. Auch die Kommunikation zwischen Engineering und Vertrieb konnte so verbessert und der Angebotsprozess optimiert werden.

Chemieunfälle mit schwerwiegenden Konsequenzen für die Umwelt und damit für die Gesundheit oder gar das Leben von Menschen ereignen sich leider immer wieder. Eines der schwersten Unglücke dieser Art geschah 1986, als giftiges Löschwasser in den Rhein gelangte und ein massenhaftes Fischsterben verursachte. Im gleichen Jahr gründete Helmut Dennig die DENIOS SE, die sich auf die Entwicklung und Herstellung von Raumsystemen für die sichere und gesetzeskonforme Lagerung von Gefahrstoffen, ihr Handling, und auf Sicherheit am Arbeitsplatz sowie betrieblichen Umweltschutz spezialisiert hat.

Die Unternehmensgruppe aus dem westfälischen Bad Oeynhausen wächst seither kontinuierlich. Heute verfügt sie über sechs Fertigungsstandorte und 25 Niederlassungen in Europa, China und den USA und erzielte 2023 mit rund 1000 Beschäftigten einen Umsatz von mehr als 250 Millionen Euro. Damit die Gruppe ihre Position am Markt nachhaltig ausbauen kann, sind Lösungen und Services in höchster Qualität sowie ständige Innovationen in Bezug auf die Produkte – Stichwort Industrie-4.0-Konnektivität – unerlässlich. Genauso große Bedeutung haben effiziente Geschäftsprozesse in allen Bereichen, die IT-gestützt und standortübergreifend harmonisiert ablaufen. Ein wichtiger Baustein in der Geschäfts- und IT-Strategie der DENIOS SE ist daher der Einsatz von SAP-Software. Seit einer System Conversion von SAP ECC auf SAP S/4HANA Anfang 2020 profitiert DENIOS von den Vorzügen dieser Echtzeit-ERP-Suite der neuesten Generation.

Die verfügbaren Produktvarianten unterscheiden sich zum Beispiel in Bezug auf die Größe, die Türen (Schiebe-, Flügel-, Rolltor), die Innenausstattung, die Klima- und Lüftungsanlage oder die Sprache des Schaltplans. Die Verwaltung von Standardvarianten erfolgt wie schon zuvor in SAP ECC jetzt auch in SAP S/4HANA in der Variantenkonfiguration (LO-VC), die der Nicht-Standardvarianten im ORBIS PCC.

Da der ORBIS PCC nahtlos in SAP integriert ist, erlaubt er einen direkten „Echtzeitzugriff“ auf die erforderlichen Daten unter anderem aus dem LO-VC: auf Stücklisten, Arbeitspläne und allen voran auf das hinterlegte Produkt- und Beziehungswissen. Und dank der dynamischen Suchhilfe lassen sich mit dem ORBIS PCC erstellte, gesicherte Kalkulationen anhand der dort hinterlegten Merkmale und Ausprägungen für ein Gefahrstofflager rasch auffinden. Da DENIOS Kalkulationen zwar individuell erstellt, dabei aber häufig auf bereits vorhandene Merkmalsvarianten zurückgegriffen werden kann, ist das ein großes Plus. Jede mit dem ORBIS PCC erstellte Kalkulation samt der dazugehörigen Daten ist in der SAP-Software abgelegt und kann daher jederzeit wiederverwendet werden.

“Das ist ebenfalls ein unschätzbarer Vorteil. So können wir erworbenes Know-how für die technische Umsetzung spezieller Anforderungen nutzen und Kalkulationen für Folgeaufträge oder vergleichbare Projekte mit deutlich weniger Aufwand erstellen als bislang,” erläutert Boris Masuch.

Änderungen oder Abweichungen bei den einzelnen Kalkulationsversionen lassen sich dann mit dem Kalkulationsvergleich im ORBIS PCC einfach und schnell nachvollziehen.

DENIOS fertigt bestimmte neue Bauteile aus wirtschaftlichen Gründen erst nach der Erteilung des Auftrags. Da es für diese Teile in der SAP-Software noch keine Materialnummer gibt, wird im LO-VC ein Platzhalter mit Schätzpreis angelegt und für die Kalkulation im ORBIS PCC genutzt – ein weiteres großes Plus. Sobald der endgültige Materialpreis in SAP eingespeist ist, wird der „Dummy“ durch den korrekten Eintrag ersetzt.

“Durch den Einsatz des ORBIS PCC verkürzt sich die Durchlaufzeit deutlich. Wir können im gleichen Zeitraum mehr Kalkulationen erstellen als vorher und Angebotsanfragen von Kunden schneller beantworten. Dank des Add-ons hat sich auch die Kommunikation zwischen dem Engineering, das die Kalkulation erstellt, und dem Vertrieb, der den Verkaufspreis ermittelt, spürbar verbessert. Alles in allem bedeutet das eine deutliche Optimierung im Angebotsprozess,” verdeutlicht Boris Masuch.

In der Praxis funktioniert das wie folgt: Um ein Angebot für ein Gefahrstofflager oder ein Raumsystem zu erstellen, wird das Produkt, wo immer möglich, zunächst im LO-VC konfiguriert. Weichen die Kundenanforderungen dagegen zu stark ab, greift man auf bereits konstruierte Modelle außerhalb der Variantenkonfiguration zurück und verwendet sie. Falls nötig wird ein Modell auch von Grund auf neu erstellt. Das Ergebnis der Konfiguration inklusive Stücklistenstruktur und Angebotspositionen samt Zuschlägen steht den Endanwendern aus dem Engineering direkt im ORBIS PCC zur Verfügung, Materialpreise können bei Bedarf jederzeit dort geändert werden. Nach Abschluss der Kalkulation werden relevante Angebotspositionen und Kopfdaten aus dem Add-on per Export in eine spezielle Excel-Lösung übertragen. Sie dient dem Vertrieb ausschließlich dazu, den Verkaufspreis festzulegen und den Deckungsbeitrag zu ermitteln, erlaubt aber keine Änderung an den Berechnungen selbst. Außerdem werden die technisch hochkomplexen und daher detaillierten Angebote aus praktischen Gründen gegenwärtig noch außerhalb von SAP S/4HANA in einer Office-Anwendung erstellt.

Angebote in Zukunft per Knopfdruck

Bei der Implementierung des ORBIS PCC vertraute DENIOS auf das Beratungs- und Prozess-Know-how der ORBIS SE. Dank der Kompetenz der Saarbrücker Experten und der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit dem DENIOS-Team ging die Einführung inklusive der Umsetzung individueller Anforderungen wie der dynamischen Suchhilfe nach Merkmalen und Ausprägungen zügig vonstatten.

„Mit dem ORBIS PCC bringen wir mehr Effizienz und Transparenz in die Herstellkostenkalkulation. Zugleich machen wir einen weiteren Schritt zur Vereinheitlichung unserer IT-Landschaft,” so das positive Fazit von Boris Masuch.

Und es geht weiter: Für die Zukunft ist ein Rollout in alle Tochtergesellschaften geplant, die sich einen konkreten Nutzen davon versprechen. Auf lange Sicht soll es zudem möglich sein, aus dem Add-on heraus Angebote per Knopfdruck zu erzeugen und Aufträge automatisch anzulegen.