Mit ORBIS PCC direkt in SAP: JUNG vereinheitlicht und beschleunigt entwicklungsbegleitende Kalkulation und Angebotskalkulation

Albrecht JUNG führt mit dem ORBIS Product Cost Calculator (ORBIS PCC) die entwicklungsbegleitende Kalkulation und die Angebotskalkulation integriert und systemgestützt im SAP-ERP-System durch. Kalkulationen erfolgen somit auf Basis einheitlicher Daten – Stichwort Single Source of Truth – und sind vier- bis fünfmal schneller erledigt, sodass heute bis zu 20 Angebotskalkulationen pro Tag erstellt werden statt fünf wie bisher. Das und eine jederzeit klare Sicht auf die Entwicklung der Herstellkosten im Zuge der Produktentstehung sind wettbewerbskritische Faktoren.

Lichtschalter und Steckdosen von Albrecht JUNG aus Schalksmühle im Sauerland verrichten ihre Dienste verlässlich, in hoher Qualität und meist über Jahre in unterschiedlichsten Gebäuden: in Einfamilienhäusern, Hotels, Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Praxen, aber auch in Verwaltungsbauten sowie in Kultur- und Bildungsstätten. Neben qualitativ hochwertigen Designschaltern in den unterschiedlichsten Farbtönen bietet das weltweit tätige Unternehmen zudem ein breit gefächertes Sortiment von Lösungen zur Licht-, Beschattungs- und Temperatursteuerung sowie Smarthome-Systeme und KNX-Gebäudetechnik an.

Getreu dem Motto „Fortschritt als Tradition“ erweitert und optimiert JUNG sein Portfolio kontinuierlich durch selbst entwickelte Innovationen und fertigt sämtliche Produkte ausschließlich in Deutschland. Das ist seit jeher der Grundstein für den wirtschaftlichen Erfolg und das internationale Wachstum des Unternehmens, das heute mit 21 Gesellschaften und Vertretungen in rund 70 Ländern aktiv ist und 2022 mit 1.700 Beschäftigten mehr als 300 Millionen Euro Umsatz erzielte.

Die Verantwortlichen suchten daher ein Kalkulationstool, mit dem sich Kalkulationen inklusive Versionierung und Dokumentation komplett systemgestützt direkt in SAP ERP durchführen lassen und jederzeit nachvollziehbar sind. Das Tool musste zugleich die Möglichkeit bieten, SAP-Daten zu ändern, Kalkulationen ohne SAP-Stammdaten durchzuführen sowie Kalkulationspositionen so flexibel wie bei Excel hinzuzufügen oder zu löschen.

Fündig wurde man bei der ORBIS SE, deren ORBIS Product Cost Calculator (ORBIS PCC) sich nahtlos in das bestehende SAP-ERP-System integriert und die weiteren Anforderungen am besten erfüllte. Die Vorteile einer mithilfe von ORBIS PCC jetzt durchgängig IT-gestützten Produktkostenkalkulation in SAP ERP zeigten sich bereits kurze Zeit nach dem Go-Live. „Da das Tool direkt auf aktuelle SAP-Daten zugreift, sei es auf Materialstammdaten, Stücklisten, Arbeitspläne, Arbeitsplätze, Preise, Tarife, Gemeinkostensätze oder Wechselkurse, erstellen wir Kalkulationen im Sinne einer Single Source of Truth einheitlich und auf einer homogenen Datenbasis“, sagt Hendrik Weber, Controlling Technologie & Innovation bei Albrecht JUNG.

Zugleich werden Kalkulationen heute um das Vier- bis Fünffache schneller erledigt als noch zu Zeiten von Excel und Papierausdrucken, da das manuelle Auslesen von Daten und Zahlen aus SAP und das Hin-und-her-Kopieren entfällt. Dauerte es zum Beispiel bei einer kleinen Angebotskalkulation früher acht bis 15 Minuten, bis die Baugruppen ausgetauscht waren, sind es heute nur zwei bis drei Minuten. Ein Kalkulator kann somit bis zu 20 Kalkulationen pro Tag erstellen statt fünf wie bisher. „Das ist durchaus ein wettbewerbskritischer Faktor. Auch in der Gebäudetechnik geht der Trend zu individualisierten Produkten, für die wir schnell zuverlässig kalkulierte Angebote erstellen müssen, um Kundenanfragen im Hinblick auf Machbarkeit und Preis eines Artikels in kürzester Zeit möglichst präzise zu beantworten“, weiß Hendrik Weber.

Da auch sämtliche Kalkulationsversionen in SAP ERP abgelegt sind, lassen sich im Zuge eines Vergleichs Änderungen oder Abweichungen in der aktuellen Version gegenüber einer Vor- oder Ursprungsversion bis auf die Ebene von Einzelpositionen lückenlos nachvollziehen. Bei der Herstellkostenermittlung kundenindividueller Artikel, zum Beispiel eines Multimediaanschluss-Systems, können im Verlauf einer Kalkulation außerdem einzelne Positionen hinzugefügt oder gelöscht werden. Verschiedene Farben zeigen hinzugefügte Positionen (Grün) und gelöschte, aber noch sichtbare Positionen (Rot) in der Benutzeroberfläche des ORBIS PCC übersichtlich an, was eine erhebliche Arbeitserleichterung und eine bessere Nachvollziehbarkeit für den Kalkulator bedeutet.

Bei der entwicklungsbegleitenden Kalkulation profitiert JUNG ebenfalls in hohem Maße vom Einsatz des ORBIS-Tools. Über die Zusatzfunktion „Detailvergleich“ lässt sich die Entwicklung der Herstellkosten im Verlauf des Produktentstehungsprozesses komfortabel überwachen und bis hinunter auf die Positionsebene zurückverfolgen. Auch der Einfluss mengenabhängiger Staffelpreise auf die Herstellkosten kann mit wenig Aufwand dargestellt werden.

Zudem lassen sich für die Kalkulation gänzlich neuer Materialien, für die es noch keine Materialnummer in SAP gibt, im ORBIS PCC vorerst Platzhalter als temporäre Materialien anlegen und mit einem Preis versehen, ein weiterer großer Pluspunkt. Darüber hinaus kalkuliert JUNG in dem Add-on auch Artikel, die zuvor im SAP-Variantenkonfigurator (LO-VC) auf Basis konfigurierbarer Materialien (KMAT) zusammengestellt wurden. Das Ergebnis der LO-VC-Konfiguration fließt automatisch in das Tool ein, sodass sich die Produktstrukturen und auch die Preise dort bei Bedarf einfach und schnell ändern lassen.

Zügige Einführung und noch dazu unter Budget

Bei der Einführung des ORBIS PCC vertrauten die Verantwortlichen auf die Prozess- und Beratungskompetenz von ORBIS bei der Produktkostenkalkulation. Das und die partnerschaftliche Zusammenarbeit aller Beteiligten, die hohe Einsatzbereitschaft der ORBIS-Expertinnen und -Experten und ihre zeitnahe Rückmeldung bei Fragen oder Änderungswünschen trugen maßgeblich dazu bei, dass die Implementierung zügig voranging und man die veranschlagten Kosten sogar unterschritt. Bei alldem hielten sich Aufwand und zeitliche Belastung für die interne IT in engen Grenzen. Zudem erlernten die End-User den Umgang mit dem Kalkulationstool dank seiner einfach zu bedienenden Oberfläche recht schnell, was für hohe Akzeptanz sorgt.

Hendrik Weber ist zufrieden: „Mit dem ORBIS PCC, der sich nahtlos in unsere SAP-ERP-Landschaft integriert, führen wir die entwicklungsbegleitende Kalkulation und die Angebotskalkulation IT-gestützt, transparent, auf einheitlicher Datenbasis und vor allem deutlich schneller durch als bisher. Da wir die für die Einführung vereinbarten Kosten unterschritten, konnte das verbleibende Budget für die Umsetzung weiterer Anforderungen genutzt werden.“

Doch mit dem Erreichten gibt sich JUNG nicht zufrieden. Nach der Umstellung auf SAP S/4HANA, sie ist für 2025 geplant, will man nach dem Abschluss einer Angebotskalkulation auch das entsprechende SD-Angebot direkt aus dem Kalkulationstool heraus erstellen. In absehbarer Zukunft soll zudem die Excel-Import-Funktion des ORBIS PCC intensiver genutzt werden sowie die Möglichkeit, direkt aus der Kalkulation heraus Materialstammdaten, Stücklisten und Arbeitspläne zu erzeugen, um die Kalkulatoren zu entlasten und den Prozess zu beschleunigen.