Erfrischend einfach: Ottakringer setzt mit Power BI auf Self-Services BI für SAP ERP

Den wirtschaftlichen Erfolg verdankt die Gruppe, die als Holding mit eigenständigen Tochterunternehmen agiert, ihrem soliden Wachstum. Im Zuge einer „Strategie 2025“ will sie ihre Marktposition kontinuierlich ausbauen. Die Voraussetzungen dafür sind vorhanden: eine gleichbleibend hohe Produktqualität, erstklassige Services, ständige Innovationen in Sachen Getränke und eine auf Nachhaltigkeit und Diversität ausgerichtete Unternehmenskultur.

Genauso wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg sind auch effiziente und transparente Betriebsabläufe: vom Einkauf über die Materialwirtschaft, die Logistik, die Produktion und den Vertrieb bis hinein in das Rechnungswesen. Diese bildet die Unternehmensgruppe integriert in einem zentralen SAP-ERP-System ab.

Um die Marktposition im Rahmen der langfristig ausgelegten Wachstumsstrategie zu stärken, kommt es vor allen Dingen noch auf eine intelligente, vorausschauende und gezielte Steuerung der Geschäftstätigkeit an. Grundlage dafür bildet ein modernes und effizientes Reporting, übersichtlich visualisiert, und mit aktuellen Kennzahlen (KPIs).

Durch die Einführung der Cloud-Analyseplattform Microsoft Power BI, der Azure-SQL-Datenbank als Data-Warehouse (DWH) und des Datenintegrationsdienstes Azure Data Factory, ist die Ottakringer-Gruppe in dieser Hinsicht einen großen Schritt vorangekommen. Die BI-Lösung ist technologisch State of the Art und wird von Microsoft laufend verbessert und weiterentwickelt.

„Da die End-User die für das Reporting benötigten Daten nun zu jedem Zeitpunkt selbst aus dem Cloud-Data-Warehouse ziehen können, liegen neue KPI-Berichte in der Regel innerhalb eines Tages vor statt wie früher erst nach einer Woche. Das und die übersichtliche grafische Visualisierung der Analysen ist ein klarer Mehrwert“, sagt Jörg Plundrak, Teamlead Digitale Plattformen bei Ottakringer Getränke AG.

Auf diese Weise erhält das Management Berichte mit aktuellen Zahlen und verfügt damit über eine valide Entscheidungsgrundlage, um das Geschäft noch effizienter und vorausschauender zu steuern.

Aber auch die Fachbereiche profitieren: Per Self-Service rufen die BI-Fachanwender die aktuellen operativen Kennzahlen ab, um einen Einblick in das Tagesgeschäft zu erhalten. So erkennen sie Abweichungen zeitnah und können frühzeitig reagieren, etwa mit einer (Nach-)Bestellung bei zu geringem Lagerbestand. Auch die Tourenplanung und die Beladung der Lkw lassen sich auf diese Weise optimieren.

Abfragen nach dem Self-Service-Konzept entlasten darüber hinaus die IT-Mitarbeitenden.

„Für uns entfällt die Aufgabe, dem Controlling oder den Fachbereichen Daten für ihre Analysen bereitzustellen, sodass uns mehr Zeit bleibt für die Kernaufgaben, zum Beispiel die Optimierung der SAP-Landschaft, der IT-Systeme und IT- Prozesse“, verdeutlicht Jörg Plundrak.

Die Endanwender sind mit dem neuen BI-Tool zudem sehr zufrieden.

„Mit Power BI erhalten wir ein modernes Werkzeug für die Analyse und Visualisierung von Daten, aus dem besonders versierte Excel-Anwender sehr schnell einen konkreten Nutzen ziehen“, erläutert Alexander Hetper, Stellvertretender Leiter Controlling bei Del Fabro Kolarik GmbH.

Bei der Entscheidung für Power BI spielte nicht nur die Tatsache, dass das BI-Tool technologisch State of the Art und benutzerfreundlich zu bedienen ist, eine wichtige Rolle. Schon out of the box bietet es eine Vielzahl von Konnektoren, um Daten aus unterschiedlichsten Quellsystemen – SAP und Nicht-SAP – mit wenig Aufwand einzubinden. Zudem gestaltet sich der Delta-Load von Daten aus SAP ERP im Rahmen des ETL-Prozesses (Extract – Transform – Load) unkompliziert.

Ein weiterer entscheidender Faktor bestand laut Jörg Plundrak „in der Flexibilität und den Kostenvorteilen von Power BI in Bezug auf die User-Lizenzen.“

Mit der Einführung des BI-Tools war die ORBIS AG aus Saarbrücken beauftragt, die durch ihre kompetente und sowohl für den IT- als auch für den Fachbereich verständliche Beratung und ihr Know-how im Microsoft- und SAP-Umfeld überzeugte. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit und die offene Kommunikation aller Beteiligten sowie die hohe Inhouse-Kompetenz in Bezug auf Power BI, trugen maßgeblich dazu bei, die Einführung zügig und im vereinbarten Zeit- und Kostenrahmen abzuschließen. Parallel zur BI-Implementierung hatte Ottakringer den Saarbrücker IT-Dienstleister mit der Installation von Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement betraut.

Jörg Plundrak zieht ein durchweg positives Fazit: „Mit Power BI und der Azure-SQL-Datenbank als Cloud-Data-Warehouse etablieren wir eine moderne, leistungsstarke, zukunftssichere und nahezu beliebig skalierbare Plattform, für die Analyse und die Visualisierung von Daten aus SAP- und Nicht-SAP-Systemen. Dank Self-Services gestalten sich Abfragen deutlich einfacher, komfortabler und schneller als je zuvor.“

Die Ottakringer Unternehmensgruppe hat noch mehr vor: Um den Interpretationsspielraum auf ein Minimum zu reduzieren, werden nun nach und nach Kennzahlen wie der Umsatz einheitlich definiert. Zudem denken die Verantwortlichen darüber nach, alle Power-BI-Berichte nach einer einheitlichen Logik aufzubauen und ihr Erscheinungsbild kongruent und im Corporate Design der jeweiligen Tochter zu gestalten. Geplant ist darüber hinaus eine noch tiefere Integration zwischen Power BI und Microsoft Dynamics 365. Durch ein spezielles Schulungskonzept, das auch Lernvideos beinhaltet, sollen nach und nach alle Endanwender bei der Ottakringer-Unternehmensgruppe, alles in allem rund 200 in der Endausbaustufe, den Umgang mit dem BI-Tool einfach und schnell erlernen.