Anfragemanagement im Bauwesen

Die tägliche Flut an Anfragen, die über verschiedenste Kanäle und mit unterschiedlichen Datei-Formaten eingehen, stellt für das Anfragemanagement eine erhebliche Herausforderung dar. Handel, Hersteller und Zulieferer erhalten monatlich teilweise bis zu 7000 Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse (RFQ) von Bauträgern und Planern. Diese RFQs sind zum Teil hunderte Seiten lang und enthalten nicht selten mehr als 1000 Positionen. Hinzu kommen Medienbrüche im Anfrageprozess. Nicht alle nutzen GAEB als Standard-Datenformat, daher müssen sich Unternehmen auch mit Fließtext aus E-Mails oder PDFs im RFQ-Prozess herumschlagen. Dabei geht viel kostbare Zeit im Rahmen der Angebotserstellung verloren.

Wofür steht RFQ?

RFQ steht für Request for Quotation (dt. Preisanfrage) und ist zentraler Bestandteil einer Ausschreibung.

Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf wird eine Leistungsbeschreibung mit einem möglichst präzisen, aber in der Regel unverbindlichen Preis angefragt. Diese Anfragen erhalten Lieferanten u.a. aus der Bauzuliefererbranche.

Wofür steht GAEB?

GAEB-Dateien dienen zum Austausch von digitalen Informationen am Bau. Der Datenaustausch via GAEB-Format gewährleistet eine sichere Projektdokumentation und hat sich als Standard etabliert. GAEB-Dateien können sowohl vom Auftraggeber als auch vom Bieter gelesen und bearbeitet werden.

Bislang können diese Ausschreibungen im Rahmen des Anfragemanagements nicht automatisch den verfügbaren Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens zugeordnet werden und ziehen viel manuelle Arbeit nach sich. Obwohl die Anzahl der Mitarbeiter im Angebotsteam ständig wächst, bleiben dennoch viele eingehende Anfragen unbeantwortet. Es fehlt schlichtweg an Zeit und Ressourcen. Orbis ConstructionRFQ sorgt hier für eine Entlastung Ihrer Mitarbeiter.

Die Software sorgt für Entlastung und Zeitgewinn

Mithilfe von Bearbeitungsmechanismen unseres Partners root-nine und den entsprechend entwickelten Logik erreichen wir bereits jetzt einen Automatisierungsgrad von 70 % bis 80 %. Produkte werden erkannt, automatisch zugeordnet und sparen dem Anfragemanagement-Team sehr viel Zeit.

Beispiel für das Management von Ausschreibungen ohne Bearbeitungsmechanismen

Ein Bauzulieferer für Sanitär-Anlagen erhält eine Ausschreibung für eine Hotelkette, auf die reagiert werden muss. Solchen Anfragen bestehen jedoch oft aus unterschiedlichen Formaten. Das reicht von E-Mails mit einfachem Fließtext oder mit PDFs im Anhang bis hin zu sogenannten GAEB-Dateien.

Da es keinen Automatismus gibt, stellen die unterschiedlichen Dateiformate und die schiere Anzahl an RFQs eine große Herausforderung für Bauzulieferer dar. Alle Leistungspositionen müssen mit dem Angebotsportfolio manuell abgeglichen werden und dass zum Teil mehrfach in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. Da in den meisten Unternehmen keine entsprechende Software zur Verfügung steht, muss aufwendig händisch gearbeitet werden und es droht der Verlust eines potenziellen Kunden.

Eine weitere Erschwernis stellen RFQs dar, die an unterschiedliche Unternehmensniederlassungen zum Teil auch länderübergreifend geschickt werden. Ohne entsprechende Bearbeitungsmechanismen benötigt man sehr viel Zeit, um für zwei oder drei identische Anfragen die Merkmale herauszufinden, die deckungsgleich sind (Dubletten), oder um unterschiedliche länderspezifische Preise zu vergleichen. Die Prozesse in unserer Anwendung erkennen diese Dubletten selbsttätig und beschleunigen damit die Angebotserstellung signifikant.

ORBIS ConstructionRFQ automatisiert das Anfragemanagement mit Hilfe von Bearbeitungsmechanismen. Positionen im Einkaufsprozess werden automatisch erkannt und mit den Produkt- und Leistungskatalogen abgeglichen. Durch automatisches Matching werden manuelle Recherchen überflüssig. Zeit und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an und Angebotsanfragen bleiben nicht mehr liegen.

Optimieren Sie den Workflow Ihres Vertriebs mit der neuen ORBIS Anfragemanagement-Anwendung ConstructionRFQ. Wir haben unsere Software so konzipiert, dass sie Ihrem Unternehmen hilft, automatisiert Angebote zu erstellen und Ihre Abschlussquote zu erhöhen.

• Scannen und indizieren von Leistungsverzeichnissen (E-Mail, PDF sowie GAEB) ermöglicht die optimale inhaltliche Erfassung aller Dateien und macht die manuelle Erfassung überflüssig
• Automatisiertes Matching der Leistungspositionen mit verfügbaren Produkten
• Verhinderung von Dubletten und unterschiedlicher Bepreisung
• Kostensenkung und Beschleunigung der Angebotsabgabe

Zwei Partner – eine wegweisende Lösung

RootNine – die Profis für die Angebotserstellung in der Cloud

Die cloudbasierte Arbeitsplattform von RootNine ermöglicht Planern, Herstellern und Distributoren die schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Anfragen und Ausschreibungen sowie die Angebotserstellung in einem zentralen System. Alle Projektbeteiligten sind jederzeit über den aktuellen Stand informiert und können die entsprechenden Dokumente über die Cloud-Plattform oder auch im GAEB-Format austauschen. 

ORBIS – Ihr idealer Partner für die Digitalisierung in der Baubranche

Bei der Digitalisierung der Customer Journey haben wir uns an den relevanten Trends und Herausforderungen der Baubranche orientiert. Bauunternehmen und Bauzulieferer gehen mit unserer zukunftsweisenden, auf der Azure-Plattform basierenden Lösung, den nächsten Schritt in Richtung digitale Transformation: Unser Know-How aus zahlreichen Kundenprojekten als Microsoft Partner sowie unser umfangreiches Netzwerk in der Branche machen uns zu Ihrem idealen IT-Partner! Von der Objektfindung über die Kundenzentrierung bis zur digitalen Baustelle und den nachgelagerten Serviceaktivitäten – Sie bekommen Prozesskompetenz und Lösungsvielfalt aus einer Hand.

Kontaktieren Sie uns und stellen Sie unverbindlich unseren Digitalisierungsexperten Ihre Fragen. Zahlreiche zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen setzen bereits auf Lösungen made by ORBIS.