Anfragemanagement im Bauwesen mit ORBIS

Die tägliche Flut an Anfragen, die über verschiedenste Kanäle und mit unterschiedlichen Datei-Formaten eingehen, stellen für das Anfragemanagement eine erhebliche Herausforderung dar. Handel, Hersteller und Zulieferer erhalten monatlich bis zu 7.000 Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse (LV), erstellt von Bauträgern und Planern. Diese RFQs können hunderte Seiten lang sein und enthalten nicht selten mehr als tausend Positionen. Hinzu kommen Medienbrüche im Anfrageprozess, denn nicht alle Beteiligten am Bau nutzen GAEB oder ÖNORM als Standard-Datenformat für den Datenaustausch. Daher müssen sich Unternehmen zusätzlich mit verschiedenen Formaten wie Fließtexten aus E-Mails oder PDFs im RFQ-Prozess herumschlagen. Dabei geht viel kostbare Zeit im Rahmen der Angebotserstellung verloren. Kennen Sie das auch?

Für was steht RFQ?
Der Begriff RFQ ist die Abkürzung für Request for Quotation (dt. Preisanfrage) und stellt einen zentralen Bestandteil einer Ausschreibung dar. Zu einem detailliert beschriebenen Bedarf wird eine Leistungsbeschreibung inklusive eines Leistungsverzeichnisses mit möglichst präzisen, aber in der Regel unverbindlichen Baukosten angefragt.

Was bedeutet GAEB?
GAEB-Dateien dienen zum Austausch von digitalen Informationen am Bauvorhaben. Der Datenaustausch via GAEB-Format gewährleistet eine sichere Projektdokumentation und der Inhalt der Dateien kann sowohl vom Auftraggeber als auch vom Bieter bzw. potenziellen Auftragnehmer gelesen und bearbeitet werden. Unsere Lösung deckt die Versionen GAEB DA XML, GAEB 2000 und GAEB 90 ab.

Was ist die ÖNORM?
Die ÖNORM ist ein österreichischer Standard, der unter anderem den Aufbau von Leistungsverzeichnissen (LVs) regelt. Normen wie die ÖNORM B 2063 gewährleisten einheitliche Strukturen, klare Leistungsbeschreibungen und transparente Vergabeverfahren, wodurch der Angebotsvergleich und die Projektabwicklung erleichtert werden. Zudem definiert die ÖNORM normierte Datenaustauschformate, die unsere Lösung vollständig unterstützt.

In der untenstehenden Grafik wird der Aufbau des typischen Angebotsprozesses gezeigt. Dieser beginnt für den Auftragnehmer mit der Planung der Bauprojekte einschließlich Planer, Architekten und Investoren. Dabei wird als erster Schritt ein Leistungsverzeichnis erstellt, um die Leistungen als einzelne Positionen vollständig zu erfassen und die Bauleistung aller Gewerke präzise zu beschreiben. Auf dieser Grundlage durchläuft man nun das Ausschreibungsverfahren. Während dem nächsten Prozessschritt erfolgt der GAEB-Datenaustausch der LV-Daten und somit die Erstellung und der Wechsel vieler Anfragen und Angebote, bis als Ergebnis ein Auftrag vom Auftraggeber bestätigt wird. Nach der Vergabe wird der Prozess erneut für das nächste Projekt mit einem potenziellen neuen Kunden angestoßen.

Bislang können diese Ausschreibungen im Rahmen des Anfragemanagements nicht automatisiert den verfügbaren Produkten und Dienstleistungen des Anbieters zugeordnet werden und ziehen viel manuelle Arbeit nach sich. Obwohl die Anzahl der Mitarbeiter im Angebotsteam ständig wächst, bleiben so viele eingehende Gesuche unbeantwortet. Es fehlt schlichtweg an Zeit und Ressourcen. Unsere KI-Software ORBIS ConstructionRFQ sorgt hier für eine effiziente Entlastung Ihrer Mitarbeiter. Im nachfolgenden Anwendungsbeispiel zeigen wir Ihnen, wie mit unserer Lösung der elektronische Datenaustausch funktioniert!

Ein Bauzulieferer für Sanitär-Anlagen erhält eine Ausschreibung für eine Hotelkette, auf die reagiert werden muss. Solche Gesuche bestehen jedoch oft aus unterschiedlichen Formaten: von E-Mails mit einfachem Fließtext oder mit PDFs im Anhang bis hin zu GAEB-Dateien. Da es keinen Automatismus gibt, stellen die unterschiedlichen Dateiformate und die schiere Anzahl an RFQs eine große Herausforderung und eine unliebsame Aufgabe für die Mitarbeiter dar. Alle Leistungspositionen müssen mit dem Angebotsportfolio manuell abgeglichen werden und das teilweise mehrfach in verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.

Eine weitere Erschwernis stellen RFQs dar, die an unterschiedliche Unternehmensniederlassungen und auch länderübergreifend geschickt werden. Das Team benötigt sehr viel Zeit, um für identische Gesuche die Merkmale herauszufinden, die deckungsgleich sind (Dubletten), oder um unterschiedliche länderspezifische Preise zu vergleichen. Das Fazit? Steht für den Datenaustausch keine entsprechende Software zur Verfügung, kann als Konsequenz der Verlust eines potenziellen Kunden drohen.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt importieren Ihre Mitarbeiter mit ORBIS ConstructionRFQ ganz einfach GAEB-, ÖNORM- oder PDF-Dateien und müssen sich keine Gedanken über Duplikate machen. Denn die Prozesse in der smarten Anwendung erkennen Dubletten selbstständig und beschleunigen damit die Angebotserstellung signifikant.

Das sogenannte xPlato-System von unserem Partner root-nine  analysiert die importierten Daten und zeigt eine Auflistung aller benötigten Artikel an. Diese werden sofort erkannt und im Vergleich zu den Produkt- und Leistungskatalogen der Lieferanten hervorgehoben. Die erfolgreiche Erkennung basiert auf einer direkt übereinstimmenden Produktreferenznummer oder einer Produktbeschreibung. Der Nutzer akzeptiert dann die Vorschläge in einem Zug oder einzeln. Anschließend wird das Angebot direkt aus xPlato versendet und die Verkaufschance bzw. das Projekt von der Schnittstelle in das CRM- oder ERP-System exportiert.

Mithilfe von Bearbeitungsmechanismen unseres Partners root-nine und den entsprechend entwickelten Logiken erreichen wir einen hohen Automatisierungsgrad. Positionen im Einkaufsprozess werden sofort erkannt und mit den Produkt- und Leistungskatalogen abgeglichen. Dank automatischem Matching sind manuelle Recherchen in Zukunft überflüssig. Zeit- und Medienbrüche gehören der Vergangenheit an und Angebotsanfragen bleiben nicht mehr liegen. Der Workflow Ihres Vertriebs wird optimiert, die Abschlussquote erhöht und durch den Wegfall lästiger Routinearbeiten haben Ihre Mitarbeiter Zeit für wesentlichere Aufgaben. So automatisiert ORBIS ConstructionRFQ nicht nur Ihr Anfragemanagement, sondern trägt signifikant zur Kundenzufriedenheit bei.

Vorteil 1: Effizienzsteigerung durch Digitalisierung: Bauprojektausschreibungen werden digital erfasst und standardisiert verwaltet, was zu einer hohen Datenqualität, enormen Zeitersparnis und Wettbewerbsvorteilen führt.

Vorteil 2: Durch die Automatisierung und Optimierung des Angebotsprozesses werden Zeit und Ressourcen gespart. So erreichen Sie eine schnellere und genauere Angebotsabgabe und eine höhere Abschlussquote.

Vorteil 3: Das Scannen und Indizieren von Leistungsverzeichnissen (E-Mail, PDF und GAEB bzw. ÖNORM) ermöglicht eine optimale Inhaltserfassung aller Dateien und macht eine Datenerfassung durch den Nutzer überflüssig.

Vorteil 4: Auch die manuelle Suche wird ersetzt, da automatisch Artikel erkannt und mit den Produkt- und Dienstleistungskatalogen verglichen werden. So werden auch Produkte vorschlagen, die zuvor vom aktuellen Benutzer oder von Kollegen gefunden wurden.

Vorteil 5: Duplikate werden durch das System sofort erkannt und aktiv vermieden, um doppelten Zeitaufwand für dieselbe Anfrage zu vermeiden.

Vorteil 6: Es besteht eine nahtlose Integration zu Ihrem CRM- oder ERP-System.

root-nine: Ihre Profis für die Angebotserstellung in der Cloud

Die cloudbasierte Arbeitsplattform xPlato von root-nine ermöglicht Planern, Herstellern und Distributoren die schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Ausschreibungen sowie die Angebotserstellung in einem zentralen System. Alle Projektbeteiligten sind jederzeit über den aktuellen Stand informiert und können die Dokumente über die Cloud-Plattform oder im standardisierten Format austauschen. So erfüllen Sie einfach gängige Industriestandards und sind zukunftssicher aufgestellt.

ORBIS: Ihr idealer Partner für die Digitalisierung in der Baubranche

Bei der Digitalisierung der Customer Journey haben wir uns an den relevanten Trends und Herausforderungen der Baubranche orientiert. Bauunternehmen und Bauzulieferer gehen mit unseren zukunftsweisenden Lösungen den nächsten Schritt in Richtung digitale Transformation. Unser Know-How aus zahlreichen Kundenprojekten als Microsoft Partner sowie unser umfangreiches Netzwerk in der Branche machen uns zu Ihrem idealen IT-Partner!

Von der Objektfindung über die Kundenzentrierung bis zur digitalen Baustelle und den nachgelagerten ObjectManagement Aktivitäten – Sie bekommen Prozesskompetenz und Lösungsvielfalt aus einer Hand. Die folgende Grafik zeigt Ihnen, mit welchen Lösungen wir Sie ganzheitlich unterstützen. ORBIS ConstructionRFQ setzt an der Angebots- und Auftragsphase an und bietet als cloudbasierte Arbeitsplattform optimale Bearbeitungsmechanismen.

Sie wünschen sich weitere, detailliertere Informationen? Kontaktieren Sie uns und stellen Sie unseren Digitalisierungsexperten unverbindlich Ihre Fragen. Wir gehen individuell auf Ihren konkreten Fall ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit uns die perfekte Grundlage für die Digitalisierung Ihrer Bauprojekte schaffen. Zahlreiche zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen setzen bereits auf die smarten Tools von ORBIS.