SAP Rollout bei BWF Envirotec in China: Alle Standorte unter einem einzigen IT-Dach

Das Familienunternehmen ist der international führende Anbieter von Filtermedien für die industrielle Filtration und für die Produktfiltration sowie für die Trennung von Fest- und Flüssigstoffen. Mit Vertriebs- und Produktionsstandorten in Australien, China, Deutschland, Indien, Italien, Österreich, Polen, Russland, Südafrika, Türkei, Tschechien und den USA sowie einem Vertriebsnetzwerk in über 50 Ländern garantiert BWF Envirotec marktgerechte, maßgeschneiderte Lösungen und umfassenden Service.

Doch in der dynamischen Geschäftswelt von heute ist der Konkurrenzdruck groß. Um auch in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich zu agieren, entwickelt BWF Envirotec ständig innovative Filterprodukte und -anwendungen und bringt diese auf den Markt. Genauso wichtig ist es für das Unternehmen, seine Geschäftsprozesse laufend zu verbessern und effizienter zu machen. Wesentliche Voraussetzungen dafür bilden eine konsolidierte IT-Landschaft mit einheitlichen Betriebsabläufen über alle Standorte hinweg.

Die Grundlagen dafür sind bereits gelegt, denn BWF Envirotec wickelt seine Kernprozesse seit Jahren mit den integrierten Funktionen der Software SAP ERP ab. Unter dem Dach des zentralen SAP-ERP-Systems sollen daher sukzessive weltweit alle Standorte applikationstechnisch zusammengeführt werden – soweit rechtlich und softwaretechnisch möglich. Da der Vertriebs- und Produktionsstandort in der Türkei bereits seit längerem in die SAP-Software integriert ist, gab es bereits ein Template mit vordefinierten ERP-Prozessen für den SAP-Rollout in weitere Standorte.

Gesagt, getan. Durch den Template-gestützten Rollout ist seit Kurzem auch die chinesische Tochtergesellschaft von BWF Envirotec mit Sitz in Wuxi in das zentrale SAP-ERP-System eingebunden. Installiert sind am Standort in China die SAP-Funktionen für die Materialwirtschaft (MM), für den Vertrieb und den Versand (SD), für die Finanzbuchhaltung und das Controlling (FI-CO) und zum Teil auch die für die Produktionsplanung und -steuerung (PP).

Die positiven Effekte des SAP-Rollouts machten sich schnell bemerkbar. So hat sich die Effizienz und die Transparenz in den Prozessen spürbar verbessert – vom Vertrieb über die Materialbedarfsplanung für die Produktion (MRP) bis hinein in das Rechnungswesen.

Seit die BWF Group in China ihre Finanzdaten ausschließlich in SAP ERP führt, hat sie nicht nur eine klare Sicht auf offene Forderungen, sondern auch besonders auf offene Anzahlungen. Das ist von hoher Bedeutung, da die Geschäfte mit lokalen Kunden oft auf Vorkasse basieren. Um die offenen Anzahlungen direkt in SAP ERP verwalten zu können, haben das interne IT-Team und ORBIS dafür eine schlanke aber effektive Lösung entwickelt. Sie kombiniert Standardfunktionen des FI-Moduls mit User-Exits und Eigenentwicklungen. Das gewährleistet eine hohe Transparenz bei Anzahlungen und reduziert den Aufwand bei der Datenerfassung auf ein Minimum.

^{Quelle Bild: © BWF Group}

Ebenso stehen der Geschäftsführung in China zeitnah alle relevanten Informationen zur Geschäftsentwicklung zur Verfügung und sie kann diese noch gezielter steuern. Da das Controlling in der deutschen Zentrale Zugriff auf diese Finanzzahlen hat, kann es Abschlüsse einfacher und schneller erstellen, sodass das Management in Deutschland ebenfalls zu jedem Zeitpunkt Einblick in die Entwicklung des Standorts in China erhält. Die Vereinheitlichung des Finanzreportings, die dadurch notwendig geworden war, erleichterten bereits vorhandene und sofort einsatzfähige SAP-BW-Berichte erheblich.

Wichtig für den Erfolg des Rollout-Projekts war außerdem, dass die Berater von ORBIS Consulting Shanghai die Ausbildung der Key-User in China für den Umgang mit dem FI-CO-Modul von SAP ERP in der Landessprache durchführten und ihnen auch Schulungsmaterial in chinesischer Sprache an die Hand gaben.

Die ORBIS-Berater unterstützten die Key-User zusätzlich bei der Schulung der Endanwender und sie standen der China-Tochter auch bei den Integrationstests sowie bei der Vorbereitung und Durchführung des Produktivstarts mit Rat und Tat zur Seite. Durch ein regelmäßiges Projektreporting waren das Management in China und in Deutschland zudem stets auf dem Laufenden über den aktuellen Stand der Implementierung.

Aufgrund der positiven Erfahrungen im Rahmen des SAP-Rolloutprojekts betraute BWF Envirotec die ORBIS Consulting Shanghai mit dem Support der SAP FI-CO Module und Prozesse am Standort China.

Doch das ist längst nicht alles: Im nächsten Schritt sollen bei der Produktionsplanung und -steuerung die noch fehlenden Funktionen installiert werden und individuelle Prozesse wie den Druck der Fertigungspapiere für Bahnenware oder die Erfassung von Qualitätsdaten der Fertigware in SAP ERP integriert werden. Für die nahe Zukunft ist außerdem die Einführung des SAP-Moduls für die Instandhaltung (SAP PM) geplant.