Template-gestützter SAP-Rollout bei Pilz: Deutschland schnell und effizient mit Taiwan verknüpft

Im Maschinen- und Anlagenbau, in der Verpackungs- und Automobilindustrie, im Transportwesen und in vielen weiteren Bereichen ist der Einsatz von Automatisierungs-, Steuerungs- und Sicherheitstechnik heute unverzichtbar. Damit Maschinen, Verpackungsstraßen, Förderbänder oder Windräder reibungslos und vor allem absolut gefahrlos und sicher laufen, werden Lösungen und Produkte eingesetzt, wie sie die Pilz GmbH & Co. KG entwickelt, herstellt und vertreibt.

Das Unternehmen aus Ostfildern bei Stuttgart ist ein Komplettanbieter für sichere Automatisierungstechnik und mit 31 Tochtergesellschaften und Außenstellen auf allen Kontinenten vertreten. Zu den Produkten zählen Sensorik, elektronische Überwachungsgeräte, Automatisierungslösungen mit Motion Control, Sicherheitsschaltgeräte, programmierbare Steuerungssysteme sowie der Bereich Bedienen und Beobachten. Für die industrielle Vernetzung stehen sichere Bussysteme, Ethernetsysteme sowie industrielle Funksysteme zur Verfügung. Um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, dreht das Management an vielen Stellschrauben, damit das Unternehmen auch in Zukunft nachhaltig und profitabel wachsen kann.

„Einen wichtigen Baustein in der Geschäfts- und IT-Strategie bildet die Integration und Konsolidierung der SAP-Landschaft mit standortübergreifend einheitlichen und harmonisierten Geschäftsprozessen und einem reibungslosen Datenaustausch“, erläutert Dr. Rainer Wolf, SAP-Teamleiter bei Pilz.

Zum Einsatz kommen SAP ERP für die betriebswirtschaftlichen Abläufe, SAP CRM für den Shop und SAP GTS für die Zoll- und Außenhandelsabwicklung. Applikationstechnisch sollen alle Gesellschaften weltweit nach und nach in einem zentralen SAP-Mandanten in Ostfildern zusammengeführt werden. 20 Töchter sind bereits an das SAP-System angeschlossen.

Bisher orientierte man sich bei SAP-Rollout-Projekten an den individuellen Prozessanforderungen der einzelnen Töchter. Um die Rollouts in Zukunft zeit- und kosteneffizienter durchzuführen, hat Pilz auf eine Template-gestützte Methode umgestellt: In der Zentrale in Deutschland werden Prozesse als Standard definiert und in die Unternehmenstöchter ausgerollt. Die Anpassung des SAP-Templates an regionale Besonderheiten, etwa beim Finanzreporting oder der Rechnungsstellung, erfolgt dann in der Regel per Customizing.

„Durch diesen strikt Template-gestützten Ansatz können wir den Zeit- und Kostenaufwand bei SAP-Rollout-Projekten gering halten“, erläutert Rainer Wolf.

Das SAP-Template beinhaltet ERP-, CRM- und GTS-Funktionen. Nach dieser Methode hat Pilz 2013 auch die neu gegründete Tochtergesellschaft in Taiwan mit Sitz in Taipeh an das zentrale SAP-System angeschlossen. Im selben Jahr wurden auch die neue Tochter in Tschechien sowie die Gesellschaften in Belgien und Kanada angebunden.

Damit die Geschäftsprozesse in Taipeh von Beginn an effizient und transparent laufen, erfolgte der SAP-Rollout parallel zum Aufbau der neuen Vertriebsstätte. Mit der Installation beauftragte man den IT-Dienstleister ORBIS Consulting Shanghai. Die ORBIS-Berater aus China bildeten die Endanwender in der Landessprache für den Umgang mit SAP aus und gaben ihnen auch das Schulungsmaterial in chinesischer Sprache an die Hand. Dabei wurde der für die Implementierung veranschlagte Zeit- und Kostenrahmen genau eingehalten.

^{Quelle Bild: © Pilz GmbH & Co. KG}

Wesentliche Erfolgsfaktoren für die schnelle Inbetriebnahme des SAP-Templates waren die enge, zielorientierte Zusammenarbeit und der Wissenstransfer zwischen ORBIS Consulting Shanghai und den Prozesseignern in Deutschland. Das Projektteam von Pilz erhielt jederzeit einen klaren Blick auf die Situation in Taiwan und konnte fundierte Entscheidungen treffen. Durch das regelmäßige Projekt-Reporting blieben auch die Geschäftsführungen in Taiwan wie in Deutschland stets über den aktuellen Stand der Implementierung auf dem Laufenden.

Rechnungslegung und Finanzberichterstattung haben nach taiwanesischer Gesetzeslage zu erfolgen. Gemäß der Government-Unified-Invoice-(GUI)-Vorschrift müssen in Taiwan alle umsatzsteuerpflichtigen Firmen auf Debitorenrechnungen oder -gutschriften eine Seriennummer angeben. Diese Nummer wird von der Finanzverwaltung zugeteilt, damit sie bei Buchungen und Zahlungen eindeutig nachvollziehen und prüfen kann, ob die Umsatzsteuer korrekt gemeldet ist.

Um dem nachzukommen, werden die rechnungsrelevanten Daten bei Pilz im DMEE-Formatbaum des SAP-Templates nach dem GUI-Format gegliedert und als FI-Belegarten abgebildet. Einige Belegarten konnten einem GUI-Format bereits eindeutig zugeordnet werden, andere entfielen aufgrund des Geschäftsmodells von Pilz in Taiwan komplett. Am Schluss blieben lediglich sieben GUI-Formate, für die in den bestehenden Nummernkreisen zusätzliche Belegarten individuell einzurichten waren.

Auch die periodischen Berichte für die Finanzbehörde, also Bilanz, Kapitalflussrechnung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV), Bestandsberichte oder der Forderungsspiegel, werden mit den korrekten Inhalten und im richtigen Format erstellt und gemeldet. Die Anpassungen und Erweiterungen an den entsprechenden SAP-Standardberichten haben die ORBIS-Berater vorgenommen.

Selbst währungstechnische Herausforderungen wie die Rundungsproblematik beim Taiwan-Dollar hat Pilz fest im Griff. Da in bestimmten Situationen bei der Zahlungsabwicklung keine Cent-Angaben nötig sind, müssen die Beträge hier auf- oder abgerundet werden.

„Wir haben bereits im Vorfeld geklärt, wann Cent-Beträge angezeigt werden müssen und wann nicht, und haben dann mit den SAP-Standardtransaktionen im CRM- wie auch im ERP-System eine systemübergreifend einheitliche Rundungslogik umgesetzt“, erläutert Rainer Wolf.

Künftig soll jede weitere Neugründung nach dem Vorbild des erfolgreichen SAP-Rollouts in Taiwan schon bei der Geschäftsaufnahme mit einem SAP-Template produktiv arbeiten. Auf diese Weise können auch Erweiterungen des SAP-Systems einfacher in die Tochtergesellschaften ausgerollt werden. Das ist zum Beispiel der Aufbau eines SAP Business Warehouse, in dem die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO PA) durchgeführt werden soll.

„Einen wichtigen Baustein in der Geschäfts- und IT-Strategie bildet die Integration und Konsolidierung der SAP-Landschaft mit standortübergreifend einheitlichen und harmonisierten Geschäftsprozessen und einem reibungslosen Datenaustausch.“

Dr. Rainer Wolf, SAP-Teamleiter, Pilz GmbH & Co. KG