WorkspaceHub – effizientes Life Cycle Management für Microsoft Teams & Co
Verwaltung, Governance & Self-Service Ihrer Microsoft 365-Umgebung
Der WorkspaceHub ist die ultimative Schaltzentrale für effiziente Organisation und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Durch nahtlose Integration mit Tools wie Microsoft Teams, SharePoint Online und Azure DevOps bietet er eine zentrale Anlaufstelle für die Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Arbeitsräumen. Mit individueller Anpassung, detaillierten Metadaten, und einem granularen Self-Service adressiert der WorkspaceHub Herausforderungen in der Organisation wie fehlende Templates und Governance im Self-Service-Prozess. Benutzer erleben eine intuitive Oberfläche, um Arbeitsräume zu erstellen, zu verwalten und zu durchsuchen. Erleben Sie eine neue Dimension der Organisation und Zusammenarbeit mit WorkspaceHub – effizient verwalten, flexibel bleiben und immer im Kontext.
Der WorkspaceHub wurde von unseren Microsoft Experten entwickelt, um wiederkehrende Anforderungen in der Organisation unserer Kunden effizienter und standardisierter zu bewältigen. Durch die Einführung von Standards ermöglicht er Unternehmen eine schnellere Lösungsfindung beim Erstellen, Verwalten und Verwenden von Arbeitsräumen. So müssen individuelle Anforderungen nicht immer neu konzipiert werden
Vorteile des WorkspaceHub im Überblick
Life Cycle Management out of the Box – keine langen individuellen Implementierungen
Eine zentrale Oberfläche mit allen Arbeitsräumen toolübergreifend auf einen Blick
Arbeitsräume nicht einfach mit allen, sondern mit passgenauen Diensten verwenden
Maßgeschneiderte Templates je Organisationseinheit
Die zentrale Anlaufstelle für Ihr Workspace Management
Der WorkspaceHub als App schafft eine zentrale Anlaufstelle, um eine klare Übersicht über Arbeitsräume aller Art wie beispielsweise Microsoft Teams-Räume zu gewährleisten. Selbst wenn die verwendeten Tools nativ keine Templates bieten, ermöglicht der WorkspaceHub deren Einsatz, um konsistente Arbeitsräume zu erstellen und zu verwalten. Durch einen definierten Life Cycle unterstützt er Administratoren außerdem bei der Strukturierung, Organisation und Pflege von Arbeitsräumen, um eine geordnete Umgebung für alle Benutzer aufrechtzuerhalten. WorkspaceHub ist somit die Lösung für eine effiziente und standardisierte Zusammenarbeit, die den individuellen Anforderungen Ihrer Anwender gerecht wird.
So einfach kann das Verwalten von Microsoft Teams für alle Benutzer in Ihrer Organisation sein
Am Beispiel von Microsoft Teams vereinfacht der WorkspaceHub die Verwaltung von Teams-Arbeitsräumen, indem er klare Namenskonventionen für die Teamerstellung für alle Benutzer fordert. Zudem bietet er vordefinierte Ordner-Strukturen sowie ein Standardset an Aufgaben über den integrierten Planner, um die Teams-Organisation zu erleichtern. Darüber hinaus ermöglicht der WorkspaceHub durch vorab erstellte Richtlinien eine automatische Archivierung von Teams-Räumen nach einer bestimmten Zeit oder Inaktivität, um eine aufgeräumte und ressourceneffiziente Umgebung in Teams zu gewährleisten.
Features und Funktionen von WorkspaceHub – mehr als nur eine optimierte Verwaltung von Microsoft Teams
Smarte Governance durch Richtlinien, die Mitarbeitende nicht lähmt, aber Wildwuchs verhindert
Behalten Sie die Kontrolle über die Anlage von Arbeitsräumen und verhindern Sie Chaos. Regelbasierte Provisionierung hält nicht nur Namenskonventionen ein und lässt Benutzer den Überblick behalten, sondern ermöglicht auch die vorlagenbasierte Erstellung von Arbeitsräumen in Microsoft Teams. Sichern Sie Ihren Microsoft Tenant durch die regelbasierte Vergabe von Berechtigungen für einen externen Zugriff und maßgeschneiderte Regeln für eine bessere Zusammenarbeit mit internen und externen Benutzern.
15 % aller Teams werden nicht genutzt. Unser Life Cycle Management räumt auf!
WorkspaceHub erstellt, überarbeitet und archiviert nicht nur Microsoft Teams Räume, sondern auch Workspaces in Drittanbieter-Tools wie Github oder Projektdatensätze im ERP-System. Gleichzeitig vereinfacht WorkspaceHub die Zusammenarbeit dank der umfangreichen API, sodass sich Ihre Anwender auf das einfache Verwenden Ihrer Tools und die produktive Zusammenarbeit fokussieren können.
Intelligente Plattform-Integration & Automatisierung der Standard-Tätigkeiten
Die Anlage eines Projekts erfolgt meist nach den gleichen Regeln bzw. Einstellungen und erfordert meist das Hinzufügen der gleichen Tools. WorkspaceHub automatisiert dank der intelligenten Drittanbieter-Integration auch die Anlage von Arbeitsräumen auf anderen Plattformen, verknüpft diese automatisch mit Microsoft Teams und befüllt jene automatisch mit Ihren Standardinhalten.
Infobox: Diese Lücke schließt der WorkspaceHub in Microsoft Teams und Ihrer Microsoft 365 Umgebung
Der WorkspaceHub integriert sich nahtlos in Microsoft 365 über das Entra ID mittels einer Enterprise Application und kann in Teams als Teams-App eingebettet werden, wodurch das Erstellen von Microsoft SharePoint und Teams-Seiten direkt in der vertrauten Oberfläche erfolgt. Für eine maximale flexible Nutzung ist im Teams-Client die App auf jedem Gerät abrufbar.
Durch Deaktivierung nativer Self-Service-Optionen der unterschiedlichen Microsoft 365-Dienste bietet der WorkspaceHub eine bessere Alternative, um im Self-Service gezielt Metadaten abzufragen sowie eine Namenskonvention zu erwirken, und ermöglicht die Definition von Templates für spezifische Benutzer-Gruppen.
Statt mehrerer Anlaufstellen bietet die App mit der zentralen Oberfläche einen klaren Überblick für alle Benutzer, während Admins (z. B. IT-Abteilung oder ein definierter globaler Administrator) eine Anlaufstelle für das Verwalten von Templates haben, ohne viele verschiedene Admin Center verwenden zu müssen. Der WorkspaceHub schafft somit einen effizienten Single Point of Truth für die Organisation der gesamten Arbeitsumgebung Ihres Teams.
In diesen WorkspaceHub Use Cases schaffen Sie schnell Mehrwerte in der Organisation
Effiziente Verwaltung der Kollaborationslandschaft für Administratoren
Mit dem WorkspaceHub haben Administratoren (z.B. Microsoft Teams Admins) eine zentrale Anlaufstelle für die Bereitstellung von Vorlagen für die unterschiedlichsten Arbeitsraum-Anforderungen der Organisation. Alle Arbeitsräume werden hier angezeigt, unabhängig davon, welche Dienste wie bspw. SharePoint Online oder Teams enthalten sind.
Auch die Integration zusätzlicher Dienste, die der WorkspaceHub nicht out-of-the-Box integriert, kann jederzeit hier von Administratoren vorgenommen werden. Das flexible modul-basierte Integrations-Modell kann jeglichen Dienst, welcher über eine entsprechende Schnittstelle verfügt, auch außerhalb des M365-Ökosystems, wie z.B. Jira, hinzufügen und verwalten.
Alle Tools an einem Ort, die ein Projektteam braucht
Projektleiter haben über vordefinierte Templates die Möglichkeit ihre Projekt-Teams schnell und mit bekannten Tools und Strukturen auszustatten, um Projekte optimal zu unterstützen und zu verwalten. Dabei kann ein Template z.B. Microsoft Teams mit verschiedenen Kanälen und vordefinierten Ordner-Strukturen nutzen, einen Planner mit einem Standard-Aufgaben-Set beinhalten und eine separate SharePoint-Seite bekommen, um nach außen Projekt-Informationen zu teilen. All das in einem Template, automatisiert bereitgestellt und mit den richtigen Rechten über alle Tools hinweg eingerichtet, sodass die Projektmitglieder direkt in einem bekannten Umfeld ihre Arbeit beginnen können.
Effiziente Kollaboration im Vertriebsprozess
Teamübergreifende Zusammenarbeit und Organisation in Microsoft Dynamics 365 wird durch die automatische Anlage von MS Teams Arbeitsräumen und vordefinierten Microsoft Planner Tasks noch einfacher.
WorkspaceHub erstellt auf Basis eines Templates bei Abschluss einer Opportunity aus Ihrem Microsoft Dynamics CRM System direkt alle Arbeitsräume, verknüpft diese direkt miteinander und lädt automatisch die relevanten Personen zu neuen Teams- und weiteren Arbeitsräumen ein, um den Sales Prozess so schnellstmöglich erfolgreich abzuschließen.
Implementierung & Lizenzierung: So schnell können Sie mit dem WorkspaceHub starten
- Implementierung in wenigen Stunden: Vollautomatisches Deployment direkt aus dem Azure Marketplace
- Auslieferung mit fertigen Template-Paketen – direkt installieren & verwenden
- Übersichtliches Modell mit Lizenzierung je Benutzer
- Basis-Lizenz: Alle Arbeitsräume auf einen Blick & Mitarbeit in Arbeitsräumen
- Standard-Lizenz: Zusätzlich zur Basis-Lizenz Funktionen wie Self-Service-Anlage und Bearbeitung von Arbeitsräumen
- API-Lizenz: Anbindung von anderen umliegenden Systemen für die Verwaltung von Arbeitsräumen
Warum ORBIS der richtige Partner ist?
Als langjähriger Microsoft Solutions Partner kennen wir annähernd das gesamte Microsoft-Cloud-Portfolio und bieten darin unsere Beratung an, Microsoft Teams und moderne Zusammenarbeit ist eines unserer Schwerpunktthemen. Somit ist der WorkspaceHub einerseits passgenau auf das Ökosystem zugeschnitten und wird andererseits von uns mit erprobten und bewährten Templates ausgeliefert, die je nach Einsatzszenario einen schnellen Start in die Kollaboration ermöglichen.
Sie möchten den WorkspaceHub testen und zwar direkt in Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung? Kein Problem! Ihnen steht ein 30-tägiger kostenloser Testzeitraum zur Verfügung. Sie benötigen weitere Informationen? Gerne klären wir auch vorab in einem persönlichen Gespräch nochmal Anwendungsszenarien und weitere Unterstützung durch unsere Experten mit Ihnen ab.
Ich bin für Sie da
Uwe Gierstorfer (Key Account Manager)
Tel.: +49 681 98915 284
Email: uwe.gierstorfer(at)dataone.de
